GROUPAMA / Document de référence 2018

ÉLÉMENTS JURIDIQUES RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LA SOCIÉTÉ

arrêté descomptesannuels sociaux et du rapportde gestion ; ❯ arrêté des comptes consolidés et combinés et des rapports de ❯ gestion. Secrétariat duconseild’administration (g) Le Secrétariat du conseil d’administration est assuré par le SecrétaireGénéral deGroupamaAssurances Mutuelles. Registre de présenceet procès-verbaux (h) Conformémentà la loi et à la réglementationen vigueur, il est tenu un registre de présence qui est signé par les administrateurs participant aux réunions du conseil et indiquant le nom des administrateurs réputés présents au sens de l’article R. 322-55-4 du Codedes assurances. Les procès-verbaux rendent compte des débats aussi complètementque possible. Les copies ou extraits de procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le Président, le Vice-Président appelé à présider les séances en cas d’empêchement du Président, le Directeur Général, le Secrétaire du conseil ou un fondé de pouvoir habilité àcet effet. Évaluation du conseil d’administration (i) Il est rendu compte dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise, joint au rapport de gestion, des conditions de préparation et d’organisation des travaux du conseil, et des limitations de sespouvoirs, s’ily a lieu. Afin de permettre la préparation de ce rapport, le conseil d’administrationconsacre, au moins une fois par an, lors d’une de ses réunions, un point de son ordre du jour à un débat sur son fonctionnement. Le comité des rémunérations et des nominations est chargé de veiller à la bonne application des recommandations issues des travaux d’évaluationdu conseil d’administrationet des comités du conseil et d’en rendre compte périodiquement au conseil. Remise desstatutset durèglementintérieur (a) Avant d’accepter ses fonctions, l’administrateur doit prendre connaissance de la législation et de la réglementation liées à sa fonction. Lors de son entrée en fonction, une copie des statuts de GroupamaAssurancesMutuelles et du présent règlement intérieur lui sera remise. Le conseil assurera la mise à jour du règlement intérieur pour tenir compte des éventuelles modifications législativeset réglementaires ainsi quede la pratique de place. Formation (b) La compétencedes administrateursest appréciéepar l’Autoritéde Contrôle Prudentiel et de Résolution de façon collective en tenant compte de la formation et de l’expérience individuelle de l’ensemble des membres. Les connaissances et compétences requises par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution, qui sont appropriées à l’exercice des missions du conseil d’administration,portent sur les marchés de l’assurance, les marchés financiers, la stratégie de Droits et obligations 8.1.3.2 de l’administrateur

l’entreprise et son modèle économique, son système de gouvernance, l’analyse financière et actuarielle et les exigences législatives et réglementaires applicables à l’entreprise et appropriées àl’exercice des missionsdu conseil d’administration. Il est demandé aux administrateurs de maintenir en permanence un niveau de compétence satisfaisant aux critères requis par la législation desassurances. Les administrateurs et les membres des comités spécialisés peuvent être amenés à suivre des formations répondant à ces exigences ou peuvent en prendre l’initiative s’ils le jugent nécessaire. L’administrateur doit consacrer à ses fonctions le temps et l’attention nécessaires. Il s’engage à assister avec assiduité aux réunions du conseil et des comités dont il est membre et à participeractivementà leurs travaux respectifs. L’administrateurs’engage,s’il estime que la décision éventuelledu conseil d’administration est de nature à nuire à Groupama Assurances Mutuelles, à exprimer clairement son opposition et à utiliser tous les moyens pour convaincre le conseil de la pertinence de sa position. Loyauté et conflitsd’intérêts (d) L’administrateur a une obligation de loyauté envers Groupama AssurancesMutuelles. Il ne doit en aucun cas agir pour son intérêt propre contre celuide Groupama AssurancesMutuelles. L’administrateur s’engage à ne pas rechercher ou accepter de Groupama Assurances Mutuelles ou du Groupe, directement ou indirectement, des avantages susceptibles d’être considérés comme étant de nature à compromettre son indépendance d’analyse, de jugement et d’action. Il rejettera également toute pression, directe ou indirecte, pouvant s’exercer sur lui et pouvant émaner des autres administrateurs,de créanciers, de fournisseurs et en général detout tiers. À ce titre, il s’engage à soumettre au conseil d’administrationainsi qu’au comité d’audit et des risques, conformémentà la procédure décrite en annexe 2, préalablement à leur signature, toutes les conventions relevant de l’article R. 322-57 du Code des assurances. L’administrateur s’interditen outre : de prendre un intérêt ou une responsabilité dans toute société ❯ non cotée où Groupama Assurances Mutuelles ou le Groupe détient une part directement ou indirectement, autrement qu’à titre de représentant du Groupe ; de prendre un intérêt ou une responsabilité dans toute société ❯ non cotée qui contracte avec Groupama AssurancesMutuelles ou les entreprises du Groupe, à l’exception des contrats d’assurance usuels. Il s’assure que sa participationau conseil n’est pas source pour lui ou GroupamaAssurancesMutuellesde conflit d’intérêts tant sur le plan personnel qu’en raison des intérêts professionnels qu’il représente. En cas de conflit d’intérêts ponctuel à l’occasion d’un dossier particulier, l’administrateur concerné en informe complètement et préalablement le conseil d’administration ; il est tenu de s’abstenir de participer aux débats et à la prise de Participation aux réunions du conseil (c) et descomités

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 - GROUPAMA ASSURANCES MUTUELLES