GROUPAMA / Document de référence 2018

8 ÉLÉMENTS JURIDIQUES

RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LA SOCIÉTÉ

décision du conseil sur ce point (il est dans ce cas exclu du calcul du quorum etdu vote). En cas de doute, les administrateurs peuvent consulter le Secrétaire Général qui les guidera sur l’application de ces principes. Droits et obligations de l’administrateur (e) en matière d’information Le Président, ou le Directeur Général de Groupama Assurances Mutuelles, doit communiquer à chaque administrateur tous les documents et informations nécessaires à l’accomplissementde la mission du conseil, c’est-à-direla prise de décisionsrelevant de sa compétence etau contrôle de la gestion exercéepar la Direction. Préparation des réunions du conseil Le Président ou le Directeur Général s’efforcera de communiquer aux administrateurs au plus tard trois jours avant toute réunion, sauf urgence ou circonstances exceptionnelles, un dossier de travail, y compris sous forme dématérialisée, comprenant toute information et tous documents nécessaires permettant aux administrateurs de participer aux délibérations du conseil de manière éclairée et d’intervenir de manière utile sur les points à l’ordre du jour. En l’absence d’information ou en cas de communication d’informations jugées incomplètes, les administrateurs demanderont au Président ou au Directeur Général les informationsqu’ils estiment indispensablesà leur participationaux réunions du conseil d’administration. Information permanente En dehors des réunions du conseil, le Président ou le Directeur Général est tenu de communiquer aux administrateurs, dès qu’il en aura eu connaissance, les informations et documents nécessairesà l’accomplissementde leur mission, sans qu’il puisse leur opposer le secret des affaires, les administrateurs ayant une obligation deconfidentialité. Les demandes de documents et d’informations des administrateurs sont adressées au Secrétaire Général qui les transmet au Directeur Général. La liste des documents demandés par les administrateursfait l’objet d’un point à l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration la plus proche ; cette liste est reprise dansle procès-verbal de ladite réunion. Pour des raisons de confidentialité, le Président ou le Directeur Général pourra juger préférable de mettre les documents demandés à la disposition des administrateurs au siège de la Société. S’il estime que la demande d’information excède la mission de l’administrateur ou est susceptible de soulever un problème de conflit d’intérêts, le Président ou le Directeur Général, après en avoir informé l’administrateur concerné, peut consulter préalablement à toute réponse, le Président du comité d’audit et des risquespour recueillirson avis.

exercent dans d’autres sociétés d’assurance mutuelles, de réassurance mutuelles ou de groupe d’assurance mutuelle ou de sociétés anonymesayant leur siège social en France et ce, aux fins de permettre au conseil d’administration, assisté du comité des rémunérations et des nominations, de vérifier que les candidats, s’ils venaient à être élus, respectent les limitations de cumul telles que prévues parle droit français. Les administrateurs sont tenus d’informer le conseil de leur nomination en qualité d’administrateur,de Président, de Président du conseil d’administration,de Directeur Général, de membre du conseil de surveillance et de directoire, de Président de directoire et de Directeur Général unique dans les sociétés mentionnées ci-dessus dans un délai de cinq jours à compter de leur nomination. Les administrateurs sont, en outre, tenus de communiquer, dans un délai d’un mois suivant la clôture de l’exercice écoulé, la liste des mandats qu’ils ont occupés lors de l’exercice écoulé en vue de l’établissementdu rapportde gestion. Devoir de réserve : informationconfidentielle (g) Les administrateurs, de même que toute personne appelée à assister à tout ou partie des réunionsdu conseil d’administrationet des comités, sont tenus à une obligation de discrétion sur le déroulementet le contenu desdélibérations. Les administrateurs doivent en particulier conserver le secret à l’égard des informationsrépondant à la définition des informations financières, ou autres susceptibles d’intéresser les tiers et notamment les concurrents de Groupama Assurances Mutuelles ou du Groupe, ou présentant un caractère confidentielet données comme telles. Ils s’engagent à ne pas utiliser à des fins personnelles et à ne pas divulguer en dehors des obligations de leur mission touteinformation confidentielle. Prévention du risque de délit d’initié (h) Le présent paragraphe contient les règles déontologiquesvisant à prévenir le risque de délit d’initié, concernant les opérations financièresportant sur un émetteur d’instrumentsfinanciers ou sur des instruments financiers réalisées par les membres du conseil d’administration, dès lors que ces derniers détiennent ou ont accès, à l’occasionde leurs fonctions,à une informationprivilégiée portant sur cet émetteur ouces instruments financiers. Rappel du cadre législatif et réglementaire Le cadre législatif et réglementaire applicable est issu du Code monétaire et financier et du Règlement (UE) n° 596/2014 du 16 avril 2014sur les abus demarché. Le dispositif mis en place repose essentiellement sur le principe que toute information privilégiée concernant un émetteur d’instrumentsfinanciers ou des instruments financiers ne doit pas être divulguée illicitement, ni être utilisée pour réaliser des opérations pour son compte ou pour le compte d’un tiers, directement ou indirectement, ou en recommandant à une autre personne deréaliser une opération. Les manquements aux règles en la matière sont pénalement sanctionnés (peined’emprisonnement et lourde amende). L’Autorité des Marchés Financiers (AMF) peut alternativement au ministère public poursuivre ces manquements et prononcer des sanctions pécuniaires.

Le cumul de mandats (f)

Les candidatsaux postes d’administrateursont tenus d’informer le conseil d’administration des mandats d’administrateur, de Président, de Président du conseil d’administration, de Directeur Général, de membre du conseil de surveillanceet de directoire, de Président de directoire et de Directeur Général unique qu’ils

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 - GROUPAMA ASSURANCES MUTUELLES