NEXITY - Document d'enregistrement universel 2019

GESTION DES RISQUES Éthique des affaires et conformité avec la réglementation

2.3 Éthique des affaires et relation avec les parties prenantes

ÉTHIQUE DES AFFAIRES ET CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION

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Les préoccupations éthiques sont centrales pour Nexity, intimement liées à la confiance et nécessaires pour établir des relations saines et durables avec ses parties prenantes. En tant qu’acteur engagé sur les territoires, le Groupe fait de cet enjeu un impératif et met ainsi en place des moyens de prévention et de contrôle contre les pratiques non conformes à l’intégrité et à l’équilibre des relations d’affaires tant au niveau individuel que collectif. Ces préoccupations éthiques portent principalement sur la lutte contre la corruption et le trafic d’influence, la transparence de la vie publique, la lutte contre l’évasion fiscale, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, la protection des données et le respect des procédures d’achats. Les parties prenantes qui entretiennent une relation d’affaires avec Nexity attendent de ses collaborateurs qu’ils se conduisent de manière responsable dans le cadre des activités du Groupe. Ces préoccupations sont également un gage de durabilité et de performance économique. En matière de conformité, Nexity s’engage à exercer ses activités en respectant les dispositions légales et réglementaires (voir paragraphe 2.1.1 « Cadre général et objectifs de la gestion des risques et du contrôle interne » du présent chapitre). Les principales actions sont décrites ci-après, sans que cela ne soit exhaustif. Loi Sapin II – Lutte contre la corruption La loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, dite « Sapin II », impose aux entreprises, dans le cadre de la lutte contre la corruption, la mise en œuvre de mesures dont l’objectif est de former un dispositif de prévention de la corruption dans l’entreprise. Cette loi est entrée en vigueur en juin 2017. Code de bonne conduite Le Code de bonne conduite a été mis à jour et diffusé en janvier 2018 auprès des collaborateurs. Il présente les règles en vigueur et décrit les comportements proscrits par le Groupe. À ce titre, il traite aussi bien des sujets relatifs au fonctionnement interne du Groupe (respect et protection des personnes, des actifs du Groupe, de l’image du Groupe, fiabilité et sincérité des informations, respect de la confidentialité) que des relations avec ses partenaires et autres tiers (gestion des conflits d’intérêts, cadeaux, invitations, actions de mécénat et activités politiques, entre autres). Chaque collaborateur doit confirmer qu’il l’a lu et s’engager à en respecter les dispositions. Le Code de bonne conduite est disponible sur le site internet du Groupe et sur le site intranet. En cas de non-respect des dispositions du Code de bonne conduite, des mesures disciplinaires appropriées peuvent être prises à l’encontre des collaborateurs.

Dans le cadre de son déploiement dans les filiales étrangères, le Code de bonne conduite a été traduit en anglais, polonais et portugais. Edouard Denis a diffusé son propre code de conduite, adopté en 2018, auprès de ses collaborateurs. Tout nouveau collaborateur reconnaît l'avoir reçu et en avoir pris connaissance lorsqu'il signe son contrat de travail. Ægide-Domitys a diffusé son propre code de conduite, adopté en 2019, auprès de tous ses collaborateurs. Procédure d’alerte La procédure d’alerte prévoit que tout collaborateur témoin d’une situation de non-respect des règles du Code de bonne conduite peut effectuer un signalement soit auprès de sa ligne hiérarchique, soit auprès du Déontologue en écrivant à l’adresse électronique prévue à cet effet. La procédure d’alerte est décrite dans le Code de bonne conduite ainsi que sur l’intranet du Groupe. Elle a fait l’objet de plusieurs communications internes auprès des collaborateurs. L’utilisateur de la procédure d’alerte bénéficie de la garantie de la confidentialité de sa démarche ainsi que de la protection contre toute pratique discriminatoire ou mesure disciplinaire qui pourrait être prise à son encontre pour avoir fait un signalement dans les conditions définies par la loi. Cartographie des risques de corruption et de trafic d’influence La cartographie des risques de corruption et de trafic d’influence, initiée en 2017, a fait l’objet d’une mise à jour au quatrième trimestre 2019. À cette occasion, le périmètre des filiales concernées a été étendu. dRéalisée à partir d’entretiens avec les dirigeants des filiales, la mise à jour a permis d’actualiser la liste des risques de corruption et de trafic d’influence. Formation Dans le cadre de la sensibilisation des collaborateurs, une vidéo sur la lutte contre la corruption et le trafic d’influence a été diffusée en octobre 2018. Pour former les collaborateurs les plus exposés, une formation  e-learning a été déployée, présentant les enjeux de la lutte contre la corruption et le trafic d’influence pour le Groupe, avec des cas pratiques et un quiz d’évaluation des connaissances. Cet e-learning , qui sera mis à jour en 2020, a été suivi par environ 2.200 collaborateurs et par les principaux dirigeants et managers du Groupe. Par ailleurs, les équipes comptables et financières ont été sensibilisées aux problématiques de corruption en mars 2018 lors d’un séminaire dédié.

Nexity / DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2019 / 99