Groupama // Document d'enregistrement universel 2021

8 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Renseignements concernant la Société

Registre de présence et procès-verbaux (h) Conformément à la loi et à la réglementation en vigueur, il est tenu un registre de présence qui est signé par les administrateurs participant aux réunions du conseil et indiquant le nom des administrateurs réputés présents au sens de l’article R. 322-55-4 du Code des assurances. Les procès-verbaux rendent compte des débats aussi complètement que possible. Les copies ou extraits de procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le Président, le Vice-Président appelé à présider les séances en cas d’empêchement du Président, le Directeur général, le secrétaire du conseil ou un fondé de pouvoir habilité à cet effet. Évaluation du conseil d’administration (i) Il est rendu compte dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise, joint au rapport de gestion, des conditions de préparation et d’organisation des travaux du conseil, et des limitations de ses pouvoirs, s’il y a lieu. Afin de permettre la préparation de ce rapport, le conseil d’administration consacre, au moins une fois par an, lors d’une de ses réunions, un point de son ordre du jour à un débat sur son fonctionnement. Le comité des rémunérations et des nominations est chargé de veiller à la bonne application des recommandations issues des travaux d’évaluation du conseil d’administration et des comités du conseil et d’en rendre compte périodiquement au conseil. Droits et obligations de 8.1.3.2 l’administrateur Remise des statuts et du règlement intérieur (a) Avant d’accepter ses fonctions, l’administrateur doit prendre connaissance de la législation et de la réglementation liées à sa fonction. Lors de son entrée en fonction, une copie des statuts de Groupama Assurances Mutuelles et du présent règlement intérieur lui sera remise. Le conseil assurera la mise à jour du règlement intérieur pour tenir compte des éventuelles modifications législatives et réglementaires ainsi que de la pratique de place. Formation (b) La compétence des administrateurs est appréciée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution de façon collective en tenant compte de la formation et de l’expérience individuelle de l’ensemble des membres. Les connaissances et compétences requises par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution, qui sont appropriées à l’exercice des missions du conseil d’administration, portent sur les marchés de l’assurance, les marchés financiers, la stratégie de l’entreprise et son modèle économique, son système de gouvernance, l’analyse financière et actuarielle et les exigences législatives et réglementaires applicables à l’entreprise et appropriées à l’exercice des missions du conseil d’administration. Il est demandé aux administrateurs de maintenir en permanence un niveau de compétence satisfaisant aux critères requis par la législation des assurances.

Les administrateurs et les membres des comités spécialisés peuvent être amenés à suivre des formations répondant à ces exigences ou peuvent en prendre l’initiative s’ils le jugent nécessaire. Participation aux réunions du conseil et des comités (c) L’administrateur doit consacrer à ses fonctions le temps et l’attention nécessaires. Il s’engage à assister avec assiduité aux réunions du conseil et des comités dont il est membre et à participer activement à leurs travaux respectifs. L’administrateur s’engage, s’il estime que la décision éventuelle du conseil d’administration est de nature à nuire à Groupama Assurances Mutuelles, à exprimer clairement son opposition et à utiliser tous les moyens pour convaincre le conseil de la pertinence de sa position. Loyauté et conflits d’intérêts (d) L’administrateur a une obligation de loyauté envers Groupama Assurances Mutuelles. Il ne doit en aucun cas agir pour son intérêt propre contre celui de Groupama Assurances Mutuelles. L’administrateur s’engage à ne pas rechercher ou accepter de Groupama Assurances Mutuelles ou du Groupe, directement ou indirectement, des avantages susceptibles d’être considérés comme étant de nature à compromettre son indépendance d’analyse, de jugement et d’action. Il rejettera également toute pression, directe ou indirecte, pouvant s’exercer sur lui et pouvant émaner des autres administrateurs, de créanciers, de fournisseurs et en général de tout tiers. À ce titre, il s’engage à soumettre au conseil d’administration ainsi qu’au comité d’audit et des risques, conformément à la procédure décrite en annexe 2, préalablement à leur signature, toutes les conventions relevant de l’article R. 322-57 du Code des assurances. L’administrateur s’interdit en outre : de prendre un intérêt ou une responsabilité dans toute société ❯ non cotée où Groupama Assurances Mutuelles ou le Groupe détient une part directement ou indirectement, autrement qu’à titre de représentant du Groupe ; de prendre un intérêt ou une responsabilité dans toute société ❯ non cotée qui contracte avec Groupama Assurances Mutuelles ou les entreprises du Groupe, à l’exception des contrats d’assurance usuels. Il s’assure que sa participation au conseil n’est pas source pour lui ou Groupama Assurances Mutuelles de conflit d’intérêts tant sur le plan personnel qu’en raison des intérêts professionnels qu’il représente. En cas de conflit d’intérêts ponctuel à l’occasion d’un dossier particulier, l’administrateur concerné en informe complètement et préalablement le conseil d’administration ; il est tenu de s’abstenir de participer aux débats et à la prise de décision du conseil sur ce point (il est dans ce cas exclu du calcul du quorum et du vote). En cas de doute, les administrateurs peuvent consulter le Secrétaire général qui les guidera sur l’application de ces principes.

317 Document d’Enregistrement Universel 2021 - GROUPAMA ASSURANCES MUTUELLES