Document d'enregistrement universel 2021

3 GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE

Organisation et fonctionnement de la gouvernance

Le Comité s’est réuni quatre fois en 2021, avec un taux de participation de ses membres de 100 %. Il a notamment travaillé sur : la politique de rémunération du Président du Conseil p d’administration ; la politique de rémunération du Directeur général ; p les recommandations au Conseil d’administration concernant la p rémunération du Président du Conseil d’administration et du Directeur général au titre de l’exercice 2021 ; la politique de rémunération des membres du Conseil p d’administration ; l’examen des projets d’association des managers et collaborateurs p du Groupe au capital ; l’examen du projet de document de référence 2020 et en p particulier du projet de rapport sur le gouvernement d’entreprise ; la répartition de la rémunération prévue par l’article L. 225-45 p du Code de commerce au titre de l’exercice précédent; les conclusions et recommandations des organismes de place p (Autorité des marchés financiers, Haut Comité de Gouvernement d’Entreprise, Institut Français des administrateurs). « chaque membre du Conseil reçoit toutes les informations p nécessaires à l’accomplissement de sa mission et peut se faire communiquer les documents qu’il estime utiles ; les réunions du Conseil sont précédées de l’envoi en temps utile p d’un dossier sur les points de l’ordre du jour qui nécessitent une analyse particulière et une réflexion préalable, chaque fois que le respect de la confidentialité l’autorise ; les membres du Conseil reçoivent en outre, entre les réunions, p toutes informations utiles, y compris critiques, sur les événements ou opérations significatifs pour la Société. Ils reçoivent notamment les communiqués de presse diffusés par la Société ». Les membres du Conseil d’administration sont destinataires d’un compte rendu mensuel présentant de façon synthétique l’évolution du titre Sopra Steria Group. Ce rapport décrit et analyse l’évolution du cours et des volumes d’échange. Il met ces informations en perspective avec les principales données boursières et macroéconomiques et des comparaisons avec les principales sociétés du secteur. Les membres du Conseil d’administration reçoivent l’ensemble des communiqués de presse destinés aux investisseurs et sont conviés aux présentations des résultats annuels et semestriels. Ils sont également invités à la réunion de lancement de l’année organisée à l’intention de l’encadrement du Groupe et destinataires de certaines publications internes. Une plate-forme électronique, basée sur la solution Syncplicity d’Axway Software, permet une mise à disposition sécurisée de la documentation sur tous types d’équipement : ordinateur, tablette, smartphone. Les membres du Conseil d’administration peuvent consulter ou télécharger les dossiers constitués à leur intention ou Plate-forme électronique à l’usage des administrateurs FONCTIONNEMENT ET EVALUATION 1.3.4. DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Accès à l’information des membres du Conseil a. d’administration Diffusion de l’information – dossiers préparatoires L’article 4 du règlement intérieur prévoit que :

déposer leurs propres contributions en vue de les partager ou de les conserver dans cet environnement. La mise en place de cette plate-forme est issue de l’analyse des résultats de l’évaluation formalisée du Conseil d’administration réalisée en 2016. Elle a été rendue possible par la disponibilité d’une solution Cloud performante, offrant une garantie suffisante en matière de contrôle de l’accès aux données conservées, y compris par les équipes techniques. Compléments d’information en séance Le Directeur général et le Directeur financier sont invités, sauf exception, aux réunions du Conseil d’administration. Ce dispositif permet d’apporter en séance tout complément d’information utile aux délibérations. Ils n’assistent pas aux délibérations qui concernent le Directeur général. Suivant les points à l’ordre du jour, d’autres responsables opérationnels, ou des conseils externes, peuvent être invités. Cette situation se rencontre notamment à l’occasion des présentations stratégiques et lors des délibérations sur les opérations de croissance externe. Le Comité d’audit souhaite de telles interventions plusieurs fois par an et les inscrit dans son programme de travail annuel. Formation L’article 5 du règlement intérieur prévoit que « chaque membre du Conseil peut bénéficier, à sa nomination ou tout au long de son mandat, des formations qui lui paraissent nécessaires à l’exercice de son mandat ». À la suite de la désignation des administrateurs représentant les salariés, un programme de formation spécifique est mis en place afin d’assurer la formation initiale des nouveaux administrateurs. Le Conseil d’administration arrête le contenu de cette formation initiale ainsi que ses modalités, après avis des intéressés et du Comité des nominations, de gouvernance, d’éthique et de responsabilité d’entreprise. En 2021, trois administrateurs ont bénéficié d’une formation en début ou en cours de mandat. Les formations sont dispensées par la Société ou des organismes extérieurs en fonction des objectifs et des souhaits des administrateurs. Les Présidents des comités du Conseil d‘administration sont tous membres de l’IFA (Institut Français des administrateurs) ainsi que le Secrétaire du Conseil d’administration. Les administrateurs ont l’obligation de faire part au conseil de toute situation de conflit d’intérêts, même potentiel, et s’abstiennent d’assister au débat et de participer au vote de la délibération correspondante. Contrôle des conventions réglementées La loi, les statuts de la Société et le règlement intérieur du Conseil d’administration organisent le contrôle des conventions réglementées. Les projets de nouvelle convention sont examinés préalablement à leur conclusion. De plus, le Conseil d’administration examine chaque année, en début d’exercice, l’objet et l’application des conventions appelées à poursuivre leur effet. Il vérifie si elles répondent toujours aux critères qui l’avaient conduit à donner son accord initial. Aucune nouvelle convention n’a été autorisée au cours de l’exercice 2021. Prévention des conflits d’intérêts b. Obligation d’information et d’abstention

79

SOPRA STERIA DOCUMENT D'ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2021