Assystem - Document de référence 2018

GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES

suivi de leur résolution, recensement des promesses de paiement (et vérification du paiement des factures aux dates annoncées). Des procédures similaires, adaptées au cas par cas aux spécificités des activités et des pays concernés, sont mises en œuvre dans les entités non françaises du Groupe. Les moyens ainsi mobilisés au titre de la prévention du risque clients et de l’efficacité du recouvrement des créances clients permettent au Groupe, autant qu’il est possible, de limiter les pertes constatées sur ces dernières et d’assurer une bonne génération de cash-flow opérationnel. Par ailleurs, des règles internes strictes s’appliquant à l’ensemble des entités consolidées précisent, selon la nature des projets (principalement régie et forfaits) et des activités, les modalités de reconnaissance du chiffre d’affaires. Le Groupe s’est doté de conditions générales de vente et de services renforcées, qui sont systématiquement intégrées dans les réponses à appel d’offres en France ; elles ont été revues et mises à jour pour être en conformité avec les réglementations en vigueur. Pour les offres à l’international, des conditions particulières de vente et de services sont annexées et adaptées en fonction du pays et des risques, celles-ci sont systématiquement revues par la direction juridique & compliance du Groupe. Immobilier L’expression des besoins concernant la recherche de nouveaux locaux est formalisée par chaque responsable opérationnel, validée par le directeur de Business Unit compétent, et transmise aux services généraux du Groupe et/ou du pays pour traitement et examen du business case correspondant. L’étude du projet et la validation du dimensionnement et du coût des locaux retenus sont du ressort de la direction générale. La direction achats et moyens généraux intervient ensuite aux différents niveaux de la négociation pour assurer le suivi des baux en France et, dans la mesure du nécessaire, hors France. Des revues budgétaires relatives aux locaux se tiennent régulièrement, en France et hors France, permettant d’entretenir un échange d’informations régulier entre les services généraux et le contrôle de gestion pour actualiser les données sur le parc existant et analyser les projets en cours et à venir. Délégations de pouvoirs Les principes de délégations de pouvoirs mis en place répondent à un triple objectif : ● sensibiliser les directeurs opérationnels à leurs responsabilités en matière d’hygiène et sécurité ; ● créer un pouvoir de représentation du Groupe au profit des directeurs opérationnels ; ● fixer un cadre précis dans lequel s’exercent les pouvoirs des directeurs opérationnels (en ce compris la faculté de subdélégation). Les délégations portent principalement sur des engagements directement liés à la partie opérationnelle (embauches de consultants ou de managers commerciaux, signature de contrats clients, gestion des réclamations etc.). La signature bancaire n’est que partiellement déléguée, en France et hors France, et pour des montants limités. Budget et contrôle de gestion Les différentes unités opérationnelles du Groupe élaborent et présentent à la direction générale leur stratégie et budget annuel. Le budget

annuel du Groupe est ensuite validé par le comité d’audit et le conseil d’administration. Le contenu du reporting mensuel permet à la direction générale et à la direction financière du Groupe d’analyser les écarts de réalisation par rapport aux prévisions, de détecter ainsi d’éventuelles dérives significatives par croisement et analyse de divers indicateurs clés de performance (notamment, niveau de marge brute sur affaires, de marge brute opérationnelle, de taux de non-facturation opérationnelle, et délais de règlement clients), et de mettre en œuvre le cas échéant des mesures correctives. Achats Les procédures d’achat sont soumises à des contrôles indépendants : ● achat du matériel ou de la prestation par le département concerné (services généraux, informatique, etc.) ; ● validation de la prestation et/ou de la livraison par le service concerné ; ● validation du bon à payer et de la facture par la comptabilité au vu des différents documents. Le règlement des factures est organisé par la comptabilité qui s’assure que les contrôles en amont ont été effectués et qui, par sondage, procède également à une vérification des informations ayant permis de valider les factures. Le Groupe est doté de conditions générales d’achat renforcées. Elles ont été revues et mises à jour pour être en conformité avec les réglementations en vigueur. Consolidation Les comptes consolidés du Groupe sont établis selon les normes comptables internationales IFRS (International Financial Reporting Standards) à partir des données comptables élaborées sous la responsabilité des dirigeants des unités opérationnelles. Les points particulièrement significatifs pour l’entreprise font l’objet de travaux centralisés. Ainsi, le test régulier de la valeur des actifs détenus par la Société, et les traitements comptables relatifs aux cessions ou acquisitions d’actifs ou de titres sont revus au niveau de la direction financière du Groupe. Comptabilité La direction financière Groupe assure la coordination des travaux de clôture comptable et diffuse lorsque cela est nécessaire des notes et instructions à l’ensemble des entités consolidées. En outre, elle rencontre régulièrement les commissaires aux comptes afin de leur présenter les opérations particulières et significatives de l’exercice et les options retenues dans le cadre des normes comptables en vigueur. Financements et trésorerie Le Groupe a mis en place une gestion centralisée de la trésorerie et des placements, au moyen d’un cash pooling et d’un dispositif de TMS (Treasury Management System) pour les entités établies dans la zone euro et par la mise en œuvre d’autres modalités de centralisation de trésorerie pour les autres entités. La politique de gestion de la trésorerie est définie annuellement par le conseil d’administration et vise à garantir la liquidité et la sécurité des placements. ● expression du besoin par le donneur d’ordre interne ;

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