Assystem - Document de référence 2018

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GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES

gestion et d’un suivi au niveau Groupe, en liaison avec les directions opérationnelles concernées. Litiges La gestion, le suivi et le reporting des litiges d’Assystem SA et de ses filiales sont assurés exclusivement par la direction juridique & compliance du Groupe en liaison avec les juristes du pôle contrats, du pôle pays et du pôle droit des sociétés/droit boursier. Un reporting trimestriel des litiges est mis en place en France, l’impact financier potentiel de ces litiges est étudié par les directeurs financiers de chaque direction opérationnelle et, en tant que de besoin, par la direction financière Groupe. Communication des résultats L’élaboration et la validation des communiqués de presse et présentations investisseurs concernant les résultats du Groupe sont régies par une procédure spécifique impliquant la direction générale du Groupe, la direction financière, la direction de la communication, et les commissaires aux comptes. Les projets de communication financière sont soumis au comité d’audit et au conseil d’administration. Le Groupe met en œuvre tous les moyens raisonnables pour fournir une information régulière, fiable, claire et transparente à ses actionnaires, ainsi qu’aux analystes financiers. L’information est assurée par des communiqués diffusés dans la presse, par la publication trimestrielle du chiffre d’affaires du Groupe et par la publication semestrielle et annuelle de ses résultats. Le Groupe organise deux fois par an des réunions « SFAF » (Société Française des Analystes Financiers), à l’occasion de la publication de ses résultats semestriels et annuels, et quatre fois par an des conférences téléphoniques à l’occasion de la publication du chiffre d’affaires trimestriel. Outils Le reporting financier Groupe comprend une série d’indicateurs et d’agrégats qui contribuent à analyser de manière fine la performance des différentes filiales et des business units. Cet ensemble d’indicateurs est complété par un suivi spécifique sur les coûts indirects du Groupe, les effectifs facturables et le taux de facturation. De plus, les pratiques de contrôle interne en place au sein du Groupe viennent étoffer les outils développés. 2.1.2.2 Diffusion interne d’informations L’intranet et le système de reporting et de consolidation constituent les deux canaux unifiés sur lesquels le Groupe s’appuie pour diffuser les informations clés et nécessaires à l’exercice des responsabilités. L’intranet Groupe permet notamment d’accéder au manuel SMQ comme aux principales procédures applicables localement. Ces procédures concernent l’informatique, les ressources humaines et la gestion d’affaires. Le système de reporting et de consolidation du Groupe est implanté dans l’ensemble des filiales. Il sert de support à l’information financière publiée par le Groupe. Un guide comptable est diffusé à l’ensemble des filiales du Groupe afin d’assurer l’homogénéité de l’information remontée. La communication du Groupe auprès de ses filiales est assurée par la diffusion de notes et de procédures visant à garantir le traitement

Les couvertures de change et de taux et ses contreparties de couvertures sont centralisées chez Assystem SA. Le nombre d’organismes bancaires servant de contreparties est réduit. En ce qui concerne la gestion des flux, le Groupe a choisi Swift Net pour sécuriser sa communication bancaire. Couplée à son logiciel de gestion de trésorerie en mode Saas, cette solution permet d’optimiser la gestion centralisée quotidienne de la trésorerie du Groupe, et de minimiser les risques financiers en proposant une solution de gestion entièrement intégrée pour la trésorerie et les paiements. Le Groupe suit la trésorerie réelle et prévisionnelle de chaque filiale, quotidiennement dans la zone euro et mensuellement dans les autres zones. Les revues correspondantes portent notamment sur les prévisions relatives aux principaux flux opérationnels, financiers et d’investissement. Le Groupe a déployé sur l’essentiel des entités consolidées du Groupe un outil web de consolidation, de reporting et d’analyse des flux de trésorerie qui permet de répondre spécifiquement à des besoins très opérationnels : ● construire et structurer le pilotage d’une prévision de trésorerie « glissante » et actualisée ; ● harmoniser et simplifier les processus de reporting et de collecte des données ; ● analyser pour une période déterminée les écarts constatés entre le réel et le prévisionnel ; ● appréhender simplement d’autres problématiques résultant de l’activité du Groupe (cash pooling, flux, multiplicité de devises, identification des flux cash et non cash). Engagements financiers Les engagements financiers – y compris les engagements hors bilan – font l’objet d’une approbation préalable. Par ailleurs, les unités opérationnelles font le recensement de l’ensemble de leurs engagements reçus et donnés dans le cadre du processus de clôture des comptes. Investissements Une procédure d’autorisation d’investissement est appliquée à l’ensemble des filiales du Groupe et porte sur toutes les catégories d’investissements. Compte tenu de l’activité du Groupe, les investissements sont limités et concernent essentiellement les équipements informatiques et logiciels. Cessions-acquisitions L’identification des cibles d’acquisition et leur préqualification sont principalement initiées par les directions opérationnelles concernées, puis sont validées par la direction générale et la direction financière. Pour des cibles d’acquisition de taille importante, le processus est initié par la direction générale du Groupe. À l’issue des audits opérationnel, financier, RH, fiscal, juridique et anti-corruption, dont l’objet est de valider l’adéquation des cibles au business model, les performances financières et l’identification des risques éventuels, les dossiers d’acquisition sont présentés au conseil d’administration pour approbation. Les sociétés acquises sont immédiatement intégrées dans les process de reporting opérationnel et de gestion du Groupe. Selon leur taille, les systèmes d’information du Groupe sont déployés pour garantir la fiabilité des informations. Les projets de cessions d’actifs ou de titres sont validés par le conseil d’administration et la direction générale et font l’objet d’une

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