Worldline - Document d'enregistrement universel 2020

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ANALYSE DES RISQUES Le contrôle interne

L’Audit interne accompagne également activement les opérations afin de maintenir les exigences de conformité qui soutiennent le statut « d’institution de paiements » pour les entités du Groupe. A ce titre, une évaluation annuelle de l’environnement de contrôle est prévue dans le plan d’audit. Communication d’informations F.4.3.5 fiables et pertinentes Plusieurs processus, réunions et structure de gouvernance de l’entreprise ( Worldline Governance Framework ) sont en place pour s’assurer que des informations fiables et pertinentes sont communiquées efficacement et en temps utile aux acteurs concernés au sein de l’entreprise, leur permettant ainsi d’exercer leurs responsabilités. Des canaux de communication descendants et ascendants sont définis au sein de chaque fonction, afin de cascader les instructions et d’obtenir un retour sur leur exécution. Worldline diffuse des informations dans toute l’organisation, y compris les messages de la Direction sur les objectifs et la qualité du service, par le biais de plusieurs médias, notamment mais pas exclusivement : Une communication régulière de la Direction ; ● La gouvernance financière du Groupe maintient un ensemble de processus financiers globaux qui s’inscrivent dans le dispositif de contrôle interne de la Société et font l’objet d’une attention particulière du fait de leur sensibilité : Les processus financiers : la comptabilité générale, le ● processus budgétaire et d’actualisation périodique de la prévision, la consolidation et le reporting , la gestion de la trésorerie et des financements, la gestion des risques de crédit… ; Les processus des fonctions « expert » : taxes, ● assurances, retraites et assimilés, achats immobiliers ; Les processus opérationnels : gestion des offres, ● exécution des contrats, le business model financier des activités. Organisation financière locale F.4.4.1 et globale Le pilotage de la Direction Financière est effectué à travers le Comité Financier du Groupe (FICO), sous la conduite du Directeur Financier du Groupe. Ce Comité se tient toutes les deux semaines et réunit les Directeurs des principales fonctions de la Finance, les Directeurs Financiers des divisions mondiales ( Global Business lines ) et les Directeurs Financiers des unités régionales ( Regional Business Units ). Ce Comité traite l’ensemble des sujets financiers transverses critiques du Groupe et des sujets opérationnels et commerciaux inhérents à chaque entité. Cette organisation est mise en cascade au niveau des pays.

Des newsletters internes ; L’intranet du Groupe (Source) ;

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L’outil de gestion des connaissances (SharePoint). ● Les informations sont distribuées en fonction des besoins et des politiques de classification des informations et de sécurité de l’information ont été développées. Des lignes hiérarchiques formelles ont été définies suivant les structures opérationnelles et fonctionnelles. Ce reporting formel, basé sur des formats standards, concerne à la fois les informations financières et non financières ainsi que les performances opérationnelles. Des comités dédiés sont mis en place pour le partage et la communication des informations (par exemple, les Comités de Qualité, de Sécurité, de Risque et de Conformité ( Quality, Security, Risk & Compliance Committees ), les réunions du Conseil de Contrôle (Control Board), les Comités des Audits internes, des Risques et de la Conformité ( Audit, Risk & Compliance Committees ), les réunions Quality Review , le Comité Exécutif local ( Local Executive Committee ), les Comités de Gestion locaux ( Local Management Committees ), etc.). La communication externe avec les clients est organisée par le biais de réunions opérationnelles, de rapports de service, d’enquêtes de satisfaction auprès des clients et d’ateliers. Le rattachement à la fonction centrale du Groupe, comme pour les autres fonctions support, renforce l’intégration de la fonction financière en favorisant une harmonisation totale des processus financiers clés de fonctionnement et en apportant ainsi un soutien approprié aux entités opérationnelles du Groupe. La Direction Financière du Groupe supervise les processus financiers, plus particulièrement au travers de la consolidation financière, de la veille réglementaire, de l’apport d’expertise aux différentes entités et du contrôle de l’information financière produite. Elle revoit les options comptables, les postes comptables les plus significatifs ainsi que les insuffisances potentielles de contrôle interne et décide des actions correctives à mettre en œuvre. Normes et procédures financières F.4.4.2 du Groupe La Direction Financière du Groupe a rédigé plusieurs normes et procédures pour accompagner les filiales et contrôler l’enregistrement et le traitement de l’information financière. Ces normes et procédures sont examinées et discutées avec les Commissaires aux comptes avant leur diffusion et comprenaient les principaux éléments suivants : Les normes comptables et procédures financières ● couvrent les lignes directrices des principes comptables et de reporting du Groupe sur la façon dont l’information financière doit être préparée, avec les normes de présentation et d’évaluation communes. Elles précisent également les principes comptables à appliquer par les entités pour préparer leurs budgets, budgets révisés et soumettre les arrêtés comptables dans le cadre de la

Dispositif de contrôle interne relatif à l’information comptable F.4.4 et financière

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