RUBIS - Document d'enregistrement universel 2019

5 GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE - Assemblées Générales

5.6.3 PROCÉDURE D’ÉVALUATION DES CONVENTIONS COURANTES

• conventions d’avance en compte courant signées avec Rubis Énergie (5 juin 1997), Rubis Terminal (30 juillet 1999) et Rubis Patrimoine (19 octobre 2017) et leurs avenants visant essentiellement à augmenter l’avance en compte courant autorisée ; • convention de détachement d’un salarié de Rubis Énergie à Rubis pour une durée de huit mois à compter du 1 er novembre 2019, dans le cadre de la mise en place d’un plan de reprise du système informatique ; • convention de refacturation aux frais réels de matériel informatique entre Rubis et Rubis Énergie du 17 février 2020.

Lors de sa séance du 12 mars 2020, conformément à l’article L. 225-39 du Code de commerce, le Conseil de Surveillance a mis en place une procédure d’évaluation des conventions portant sur les opérations courantes et conclues à des conditions normales (dites « conventions libres ») visant à s’assurer qu’elles en remplissent bien les conditions. Le Conseil de Surveillance procède à l’évaluation des conventions libres lors de leur conclusion, leur modification éventuelle et leur renouvellement. Il s’appuie pour cela sur les travaux du Comité des Comptes à qui il a confié la mission d’examiner si les conventions remplissent toujours les critères permettant de les considérer comme libres. Dans le cadre de cet examen, le Comité des

Comptes tient compte des principes énoncés dans la charte interne de la Société régissant les conventions courantes et réglementées. Pour la première année d’application de la procédure d’évaluation, la Société a souhaité soumettre au Comité des Comptes et au Conseil de Surveillance les conventions courantes qu’elle a conclues même si elles n’ont fait l’objet d’aucune modification ou renouvellement. Le Conseil de Surveillance du 12 mars 2020 a ainsi examiné les conventions courantes suivantes et a considéré qu’elles en remplissaient toujours les critères : • convention d’intégration fiscale signée le 9 juin 2006 et ses avenants de mise à jour du périmètre d’intégration fiscale du Groupe ;

5.6.4 PARTICIPATION DES ACTIONNAIRES AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Les conditions de participation et de vote des actionnaires aux Assemblés Générales sont décrites aux articles 34 à 40 des statuts de Rubis qui peuvent être consultés au siège de la Société ou sur son site internet.

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