RUBIS - Document d'enregistrement universel 2019

4 RSE ET PERFORMANCE EXTRA-FINANCIÈRE - Note méthodologique

4.5.2 MÉTHODE DE REMONTÉE DES INFORMATIONS

4.5.2.2 MESURES DE CONTRÔLE

DONNÉES SOCIALES Les protocoles de remontée des données sociales comprennent, quelle que soit l’entité, des informations similaires fondées sur des définitions standardisées au sein d’un « référentiel de remontée des informations sociales ». Rubis Énergie (activités de distribution et de support et services) : les données sociales font l’objet d’une intégration globale au système informatique de consolidation financière. Cette intégration engendre une simplification de la transmission de l’information par les filiales, ainsi qu’une automatisation des calculs réalisés pour la production des chiffres consolidés. Rubis Terminal (activité de stockage) : un protocole de remontée d’informations est distribué à chaque entité concernée, puis les informations sont centralisées et consolidées par les directions fonctionnelles de Rubis Terminal. DONNÉES SOCIÉTALES/ÉTHIQUES Les données sociétales sont pour partie produites par Rubis (politique éthique du Groupe). Concernant les actions de mécénat et de sponsoring , ainsi que le dialogue avec les parties prenantes et l’ancrage régional, les informations collectées peuvent résulter de la communication publique des filiales et/ou d’un protocole de remontée des informations sociétales chez Rubis Terminal.

La production d’informations RSE est réalisée conjointement entre les filiales et la société mère du Groupe. Elle est soumise à des vérifications internes systématiques. Le Groupe a initié, depuis un certain nombre d’années, un processus d’identification des risques significatifs par la mise en place de cartographies des risques. Toutes les informations relatives à cette identification, à la gestion et au suivi des risques sont décrites aux chapitres 3 et 4 du présent Document d’enregistrement universel. Des protocoles relatifs à la remontée des informations ont été conçus de manière à permettre une comparabilité des résultats entre les entités du Groupe concernées. C e p e n d a n t , l e s p e r f o r m a n c e s environnementales ne sont comparables qu’à l’échelle d’une branche d’activité. Le dynamisme de l’activité du Groupe se traduisant par une croissance externe significative, le périmètre RSE varie également de manière constante et ne permet pas de véritable comparabilité des données entre plusieurs exercices en l’absence de ratio. En partenariat avec les Directions des filiales concernées, des référentiels de remontée des informations environnementales et sociales ont été élaborés. Ils définissent avec précision chaque donnée mentionnée dans les protocoles de remontée des informations, afin de réduire les risques de divergences d’interprétation des notions. 4.5.2.1 COMPARABILITÉ ET FIABILITÉ DES INFORMATIONS

Les données collectées font l’objet de contrôles de cohérence au niveau local puis par les directions fonctionnelles de Rubis Énergie ou de Rubis Terminal et par la Direction RSE de Rubis. La cohérence entre le périmètre financier et celui des données sociales est assurée automatiquement chez Rubis Énergie, par l’intermédiaire du logiciel de consolidation dédié et par la Direction Juridique chez Rubis Terminal. Sauf disposition contraire, les changements de méthode n’interviennent pas après le lancement de la campagne de remontée des informations au sein des entités du Groupe. Les changements de méthode sont élaborés et/ou supervisés par la Direction RSE de Rubis après consultation de Rubis Énergie et de Rubis Terminal. Ils tiennent compte, le cas échéant, des observations formulées par les parties prenantes sur la pertinence et la qualité des définitions retenues dans le référentiel. 4.5.2.3 CHANGEMENTS DE MÉTHODE

4.5.2.4 OUTILS DE REMONTÉE DE L’INFORMATION

DONNÉES ENVIRONNEMENTALES Les différentes activités du Groupe ayant des impacts environnementaux qui leur sont propres (cf. section 4.2.1), les méthodes de calcul des données peuvent varier selon l’activité. Les définitions sont, en revanche, uniformisées au niveau de chaque branche, au sein d’un « référentiel de remontée des informations environnementales ».

Document d’enregistrement universel Rubis 2019 i 131