RUBIS - Document d'enregistrement universel 2019

4 RSE ET PERFORMANCE EXTRA-FINANCIÈRE - Travailler de manière intègre et responsable

LUTTE CONTRE LA CORRUPTION Mesures du dispositif

• la Responsable Conformité & RSE du Groupe, rattachée à la Secrétaire Générale de Rubis, a pour mission principale de définir les politiques et procédures du Groupe en matière d’éthique et de conformité et d’accompagner, en lien avec les entités, leur déploiement et mise en œuvre dans le Groupe. Elle propose des enrichissements au programme en intégrant les enjeux stratégiques, les bonnes pratiques et les nouveautés réglementaires et rend régulièrement compte de ses travaux à la Gérance du Groupe ainsi qu’au Comité des Risques ; • les responsables conformité des branches assurent le déploiement du programme au sein de leur branche d’ac tivité et gèrent les questions opérationnelles en lien, si nécessaire, avec la Responsable Conformité & RSE du Groupe ; • les 37 Référents Conformité , nommés dans les entités opérationnelles, veillent localement à la bonne compréhension et à l’application de la politique anti- corruption. Afin d’animer ce réseau conformité et d’accompagner les référents dans leur mission, des outils ont été mis à leur disposition, incluant notamment des fiches pratiques sur la gestion des cadeaux et invitations et sur la gestion des conflits d’intérêts ou des supports de formation des collaborateurs sur l’ Integrity Line . En outre, une newsletter Think Compliance a été créée fin 2018 afin de renforcer la diffusion de la culture conformité au sein du Groupe. Deux éditions ont été diffusées en 2019. Le Groupe est engagé dans une démarche de progrès continu et complète son dispositif de prévention de la corruption en fonction de l’évolution des législations et des bonnes pratiques. LUTTE CONTRE LA FRAUDE Le risque principal de fraude interne porte sur le vol ou le détournement de produit. Le Groupe a donc établi depuis plusieurs années des mesures strictes de contrôle des volumes de produits (telles que l’automatisation des postes de transfert pour éviter au maximum les interventions humaines, les vérifications des écarts de stocks ou la mise à niveau des systèmes de contrôle). Enfin, la recrudescence des tentatives de fraude externe (escroqueries au président, intrusions informatiques) a incité le Groupe à renforcer sa campagne d’information en vue de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs susceptibles d’être sollicités (fonctions comptables, financières ou juridiques) pour lutter plus efficacement contre ce type de fraude.

qui est progressivement déployé dans toutes les entités du Groupe. Il permet à tous les salariés du Groupe ainsi qu’aux collaborateurs extérieurs et occasionnels de déposer une alerte demanière sécurisée via un site internet. Ces signalements peuvent aussi bien porter sur de potentiels faits de corruption que sur d’autres sujets éthiques (environnement, sécurité, fraude, données personnelles, droits de l’Homme, etc.) et plus généralement sur toute situation ou conduite qui serait contraire au Code éthique. L’architecture générale du système est conçue pour assurer un circuit et un traitement efficace de ces alertes en interne, tout en leur assurant une parfaite confidentialité. Le règlement d’utilisation de l’ Integrity Line précise les droits et devoirs des lanceurs d’alerte afin d’assurer son bon fonctionnement dans un climat de confiance. Le Groupe y rappelle notamment qu’il veille à ce que les auteurs d’alertes soient protégés contre d’éventuelles mesures de représailles. Afin d’accompagner le déploiement de l’ Integrity Line , un kit pédagogique a été diffusé aux référents conformité. En 2019, le Groupe a reçu quatre alertes via le dispositif ; • les entités modifient progressivement, après information/consultation des instances représentatives du personnel le cas échéant, leur règlement intérieur ou employees handbook afin qu’une mention explicite précise que le non- respect du Code éthique et de la politique anti-corruption peut donner lieu à des sanctions disciplinaires ; • un dispositif de contrôle interne comptable (cf. chapitre 3, section 3.2) ; • l’évaluation de la mise en œuvre des mesures du dispositif : la vérification de l’application des principales règles éthiques et anti-corruption du Groupe est intégrée au dispositif de contrôle interne des risques détaillé au chapitre 3, section 3.2.3. En outre, chaque filiale fait un reporting annuel auprès de la Responsable Conformité & RSE du Groupe sur l'avancement du déploiement du programme. Gouvernance Le Groupe et ses instances dirigeantes ont fait de la prévention de la corruption l’une de leurs priorités. Depuis 2016, la rémunération variable de la Gérance intègre un critère éthique relatif à la mise en œuvre du dispositif dans l’ensemble des entités. Pour accompagner le déploiement et le suivi de la mise en œuvre du programme de prévention de la corruption, une organisation dédiée a été mise en place :

En ligne avec ses valeurs et la législation en vigueur, notamment la loi sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite Sapin 2, Rubis matérialise son engagement, exposé dans son Code éthique, à lutter contre la corruption sous toutes ses formes par la mise en œuvre progressive d’un dispositif complet de prévention de la corruption. À ce jour, il est constitué des mesures suivantes : • un guide d’application de la politique anti-corruption qui complète le Code éthique. Ce guide a pour objet d’aider les managers et les collaborateurs les plus exposés à identifier les situations présentant des risques et à adopter les mesures de prévention pratiques y afférentes ; • des lignes directrices d’évaluation des tiers afin d’aider les opérationnels à identifier les tiers susceptibles de présenter un risque, à conduire des actions de due diligence appropriées et à mettre en place les traitements adaptés ; • une cartographie des risques de corruption : cette analyse a été menée au niveau des entités opérationnelles par les responsables des filiales sur la base d’un guide méthodologique et de réunions associant les fonctions clés des filiales (achats, commerce, opérations, RH, finance, conformité, etc.). La hiérarchisation des risques a donné lieu en 2019 à un examen complémentaire. À la suite de cet exercice de cartographie, des mesures complémentaires de réduction des risques ont été identifiées et seront mises en œuvre ; • de s c ampagne s r égu l i è r e s de sensibilisation aux règles éthiques et anti-corruption dans toutes les filiales du Groupe pour les collaborateurs exerçant des fonctions sensibles, voire, dans certaines, pour tous les collaborateurs. En outre, des actions de formation plus ciblées ont été organisées pour les Référents Conformité (séminaire Compliance Groupe) ou les dirigeants du Groupe et les directeurs des filiales de Rubis Énergie. Enfin, un dispositif de communication a été déployé dans l’ensemble du Groupe à l’occasion de la Journée mondiale de lutte contre la corruption célébrée tous les 9 décembre afin de rappeler les engagements du Groupe en matière de lutte contre la corruption. Ces actions se poursuivront en 2020 ; • un système d’alerte mondial : Rubis Integrity Line, mis en place en 2018 et

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