QUADIENT - Document d'enregistrement universel 2019

2 RAPPORT DU CONSEIL SUR LE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE Conseil d’administration

Conseil d’administration 2.1

2.1.1

STRUCTURE DE GOUVERNANCE

Neopost S.A., société holding de Quadient, est une société anonyme à Conseil d’administration qui a opté pour la séparation des fonctions de Président du Conseil d’administration et de Directeur Général le 12 janvier 2018, conformément à l’engagement pris lors de l’Assemblée Générale du 1 er juillet 2016. Cette séparation des fonctions est effective depuis le 1 er février 2018 et repose sur une volonté de séparation des organes de gestion et des organes de surveillance. Cette dissociation des fonctions a été confortée par la désignation d’un Président non exécutif ayant la qualité d’administrateur indépendant le 28 juin 2019. Afin de préserver un équilibre dans les débats et au sein des structures de gouvernance, le Conseil d’administration est composé intégralement d’administrateurs indépendants (dont son Président depuis le 28 juin 2019, hormis Geoffrey Godet, Directeur Général). Les Comités sont composés uniquement d’administrateurs indépendants. L’organisation du Conseil d’administration a été profondément refondue en 2018 à la suite de la décision de dissocier les fonctions de Président et de Directeur Général. Dans ce cadre, les Comités des rémunérations et des nominations ont été réunis en un seul Comité, le Conseil d’administration considérant cette structure plus adaptée et plus efficace après évaluation Le Conseil d’administration, organe social, lieu de discussions stratégiques et de décisions, optimise la création de valeur en intégrant les intérêts à court, moyen et long termes des actionnaires et autres parties prenantes. Indépendamment des prescriptions légales applicables localement, Quadient est particulièrement attentif à ce que le Conseil puisse assumer les rôles suivants : approuver l’ensemble des décisions relatives aux ● grandes orientations stratégiques, économiques, sociales et financières de la Société et veiller à leur mise en œuvre ; être informé de l’évolution des marchés, de ● l’environnement concurrentiel et des principaux enjeux, y compris dans le domaine de la Responsabilité Sociale et Environnementale de la Société ; veiller au bon fonctionnement au sein de la Société d’un ● système offrant une assurance raisonnable que les opérations soient effectuées en conformité avec les lois et règles en vigueur ; créer et animer des Comités spécialisés afin d’enrichir ● la prise de décision ; approuver après avis du Comité Stratégie et ● Responsabilité Sociale d’Entreprise du Conseil d’administration : 2.1.2

des missions effectivement remplies par ces deux comités. De plus, un nouveau Comité Stratégie et Responsabilité Sociale d’Entreprise du Conseil d’administration (le « Comité Stratégie et Responsabilité Sociale d’Entreprise ») a également été créé afin de donner des recommandations au Conseil d’administration, notamment dans le cadre de l’élaboration, puis de la mise en œuvre, de sa stratégie « Back to Growth ». La politique de gestion des conflits d’intérêts a été revue à l’occasion de la refonte du règlement intérieur du Conseil d’administration et des Comités. Jusqu’à la désignation du nouveau Président du Conseil, l’administrateur référent était plus particulièrement en charge du suivi de cette politique. Depuis lors, il a assuré la transition jusqu’ au 31 janvier 2020, date à laquelle cette fonction a pris fin et la politique de gestion des conflits d’intérêts a été pleinement dévolue au Président du Conseil en liaison avec le Comité des rémunérations et des nominations (le rôle et les fonctions des Comités sont détaillés au paragraphe 2.2). En dehors des limitations imposées par la loi et les règlements, des limitations ont été apportées par le Conseil d’administration aux pouvoirs du Directeur Général au sein du règlement intérieur du Conseil telles que décrites au paragraphe 2.1.2. les choix et plans stratégiques, en s’attachant à - promouvoir la création de valeur par l’entreprise à long terme en considérant les enjeux sociaux et environnementaux de ses activités, les restructurations et les investissements significatifs - hors budget ou hors stratégie annoncée, et de façon générale, toute acquisition ou cession d'une - entité, d'une entreprise ou d'une activité, par quelque moyen que ce soit (y compris par acquisition ou cession de titres ou d’actifs, de fusion, de scission ou d’apport en capital), pour une valeur d'entreprise ou un prix supérieur à 15 millions d’euros; adopter le budget annuel, revoir et arrêter les états ● financiers à intervalles réguliers ; revoir la politique de communication financière de la ● Société ; désigner les mandataires sociaux chargés de diriger la ● Société ; définir la politique de rémunération de la Direction ● Générale sur recommandation du Comité des rémunérations ;

MISSIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

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DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2019