NEOPOST - Document de référence 2018

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Facteurs de risques et dispositifs de contrôle interne

Dispositifs de contrôle interne et d’audit interne

La trésorerie et le financement L’équipe financière de Neopost S.A. gère la trésorerie du Groupe de façon centralisée. Dans un souci de réduction de l’exposition aux risques, des procédures sont en place, notamment sur la gestion du change et des taux d’intérêt, la centralisation automatique de la trésorerie ( cash pooling ) et l’optimisation des financements. Les systèmes d’information Au sein du département technologie et innovation, les équipes des systèmes d’information poursuivent l’harmonisation des ERP/CRM au sein du Groupe. Par ailleurs, en support du déploiement des offres de Communication and Shipping Solutions (CSS) en mode SaaS, la plateforme du Groupe a été enrichie afin de proposer des modèles de souscription aux clients. La sécurité des systèmes d’information est un axe majeur pour Neopost. Dans le cadre du déploiement des nouvelles solutions SaaS, ce besoin de sécurité est encore accru. Dans ce contexte, le Groupe a mis en place une structure dédiée dont la mission est d’assurer le déploiement de la politique de sécurité et à terme d’être conforme à l’ISO 27001 dans les structures commercialisant des offres digitales. Au cœur des systèmes d’information, la gestion des données est primordiale. Utilisant des technologies Big Data Neopost développe des solutions permettant d’améliorer les opérations internes et apportant des solutions aux clients. Dans ce domaine, le Groupe veille à ce que la gestion des données relatives aux employés ou celles des clients soit en ligne avec la nouvelle réglementation RGPD qui est en vigueur en mai 2018. Afin de garantir cette conformité une structure dédiée a été mise en place en 2017 avec le support d’expert dans le domaine. Le Code de référence éthique L’intégration de nouveaux métiers et le tournant stratégique que le Groupe a pris ces dernières années, a mené celui-ci à redéfinir ses valeurs afin de refléter au mieux son identité organisationnelle :

De plus, le département d’audit interne réalise des audits croisés pour renforcer ces contrôles. Un Intranet dédié au contrôle interne a été lancé début mars 2016. Il permet une meilleure diffusion des procédures, facilite la communication avec les filiales par la création d’un espace dédiée par filiale. Ceci permet, pour chaque filiale, la mise à disposition des informations relatives au contrôle interne, à l’audit, au département juridique et à la trésorerie. Un questionnaire d’auto-évaluation relatif au contrôle interne a été créé en 2008 et est régulièrement mis à jour sur la base des objectifs de contrôle défini dans le Cadre de Référence de l’AMF et des spécificités du groupe Neopost. Ce questionnaire a été revu en 2015 afin de synthétiser les 60 questions et d’y ajouter une partie suivi des plans d’action. Les réponses sont présentées au Comité d’audit. Il permet d’orienter le plan d’audit. Chaque filiale du Groupe est dotée d’une équipe placée sous la responsabilité d’un directeur financier, membre du Comité de direction de la filiale. Incluant une structure de contrôle de gestion, chaque équipe est responsable de l’élaboration des données comptables et de gestion dans le cadre du reporting mensuel. Les collaborateurs de la direction financière Groupe sont chargés d’identifier les changements dans les conditions d’exploitation, de façon à pouvoir prendre en compte leurs effets éventuels sur les pratiques comptables du Groupe. De plus, lors des revues opérationnelles régulières et de ses autres déplacements dans les filiales, la Direction Générale est informée des évolutions significatives locales. Le contrôle de gestion Groupe assure un rôle de coordination en ce domaine. La consolidation L’actuel système informatisé de reporting et de consolidation, déployé dans toutes les filiales consolidées du Groupe, permet un suivi homogène de l’ensemble des données budgétaires et des données de gestion, un gain dans les délais de production (grâce à une gestion automatique des calendriers des tâches, avec un système de rappel) et une amélioration de la précision des informations de consolidation. Ainsi, grâce aux éléments d’analyse transmis par les départements de contrôle de gestion des filiales via l’outil et revus par le management local, le directeur financier Groupe dispose en permanence des informations permettant d’expliquer d’éventuels écarts au niveau du reporting consolidé. Pour assurer la fiabilité et l’intégrité des informations de reporting et de consolidation, le nombre de licences d’accès au système d’information est limité à un nombre restreint par filiale. De plus, ce système permet un suivi des indicateurs de gestion ; il permet également de produire des statistiques commerciales et marketing pour les filiales. L’information comptable et financière Préparation et contrôle de la fiabilité des informations

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être à l’écoute de nos clients ;

promouvoir l’innovation ;

avoir le goût de la réussite ;

favoriser l’esprit d’équipe. • Principes d’éthique du Groupe

Le Groupe a mis en place un Code éthique qui a été publié début 2017. En s’appuyant sur les nouvelles valeurs du Groupe, ce Code a pour vocation d’expliciter les standards éthiques et les comportements clés que le Groupe souhaite promouvoir dans le cadre des relations qu’il entretient avec ses clients, ses fournisseurs, ses investisseurs, ses partenaires, et ses collaborateurs. Le Code éthique du Groupe pose ainsi les grands principes dont la déclinaison et le déploiement se font ensuite au niveau de chaque filiale. Il revient ensuite à chacune d’elles de le compléter par les rappels nécessaires concernant l’observation des cadres réglementaires locaux et des pratiques en vigueur.

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 / NEOPOST