NEOPOST - Document de référence 2018

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Rapport du Conseil sur le gouvernement d’entreprise

Conseil d’administration

Structure de gouvernance

Neopost S.A., société holding du groupe Neopost, est une société anonyme à Conseil d’administration qui a opté pour la séparation des fonctions de Président du Conseil d’administration et de Directeur Général le 12 janvier 2018, conformément à l’engagement pris lors de l’Assemblée Générale du 1 er juillet 2016. Cette séparation des fonctions est effective à compter du 1 er février 2018. Afin de préserver un équilibre dans les débats et au sein des structures de gouvernance, le Conseil d’administration est composé d’une majorité d’administrateurs indépendants. Le Conseil d’administration, organe social, lieu de discussions stratégiques et de décisions, optimise la création de valeur en intégrant les intérêts à court, moyen et long termes des actionnaires et autres parties prenantes. Indépendamment des prescriptions légales applicables localement, Neopost est particulièrement attentif à ce que le Conseil puisse assumer les rôles suivants : approuver l’ensemble des décisions relatives aux grandes • orientations stratégiques, économiques, sociales et financières de la Société et veiller à leur mise en œuvre ; être informé de l’évolution des marchés, de • l’environnement concurrentiel et des principaux enjeux, y compris dans le domaine de la Responsabilité Sociale et Environnementale de la Société ; veiller au bon fonctionnement au sein de la Société d’un • système offrant une assurance raisonnable que les opérations soient effectuées en conformité avec les lois et règles en vigueur ; créer et animer des Comités spécialisés afin d’enrichir la • prise de décision ; approuver les projets d’investissements et toute opération, • notamment d’acquisition ou de cession, susceptible d’affecter significativement le résultat de Neopost, la structure de son bilan ou son profil de risque ; Missions du Conseil d’administration

Les Comités sont composés uniquement d’administrateurs indépendants. La politique de gestion des conflits d’intérêts a été revue dans le cadre de la refonte du règlement intérieur du Conseil et des Comités et un administrateur référent a été nommé en 2016. En dehors des limitations imposées par la loi et les règlements, ainsi que le cadre fixé par le règlement intérieur du Conseil, aucune limitation n’a été apportée par le Conseil d’administration aux pouvoirs du Directeur Général. adopter le budget annuel, revoir et arrêter les états • financiers à intervalles réguliers ; revoir la politique de communication financière de la • Société ; désigner les mandataires sociaux chargés de diriger la • Société ; définir la politique de rémunération de la direction générale • sur recommandation du Comité des rémunérations ; examiner annuellement, avant la publication du rapport • annuel, au cas par cas, la situation de chacun des administrateurs puis porter à la connaissance des actionnaires les résultats de son examen de sorte que puissent être identifiés les administrateurs indépendants ; approuver le rapport sur le Gouvernement d’entreprise sur • les conditions de préparation et d’organisation des travaux du Conseil d’administration ainsi que sur les procédures de contrôle interne mises en place par la Société. Les modalités de fonctionnement du Conseil, les droits, les engagements et les pratiques de recrutement de ses membres dans les limites de leurs compétences réelles sont définies dans le règlement intérieur. Celui-ci détaille également ses missions et les opérations pour lesquelles son approbation est nécessaire.

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 / NEOPOST