LOREAL_Document_de_Reference_2017

Gouvernement d’entreprise * FACTEURS DE RISQUES ET ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE

Processus concourant à l’élaboration 2.8.3.3. de l’information comptable et financière Les processus opérationnels d’alimentation des comptes L’ensemble des processus alimentant les comptes, notamment les ventes, les achats, la gestion des stocks, des immobilisations, de la paie et de la trésorerie font l’objet de procédures spécifiques, de suivis, de règles de validation, d’autorisation et de comptabilisation. Le processus de clôture des comptes est encadré par des instructions précises et repose sur un calendrier détaillé et diffusé à toutes les filiales de façon à assurer le respect des délais et la cohérence de la préparation des états financiers. À cet égard, le Groupe a institué deux hard closing (anticipation des travaux de clôture comptable) en mai et novembre permettant de mieux anticiper et d’accélérer les délais de clôture. Pour l’établissement des comptes consolidés, des procédures de validation s’appliquent à chaque étape du processus de remontée et de traitement des informations. Elles ont pour objet de vérifier notamment : le correct ajustement et l’élimination des transactions s internes (remontées mensuellement) ; La clôture des comptes, la consolidation et les informations de gestion la qualité et l’homogénéité des données comptables et s financières consolidées et publiées, et la cohérence entre les données comptables et les données de gestion utilisées pour l’élaboration des informations financières. La communication financière Les responsables de la communication financière établissent un calendrier précis de diffusion aux marchés financiers d’une information à jour sur le Groupe. Ce calendrier est en adéquation avec les exigences des autorités de marché. Les responsables vérifient, avec le concours de la Direction Juridique, que la communication est effectuée dans les délais requis et en conformité avec les lois et règlements, dont ils assurent une veille permanente. Leur rôle est également de publier, avec précision et exactitude, l’information fournie par la Direction Générale Finance Opérationnelle et la Direction Juridique. Toute information significative communiquée à la communauté financière reflète avec sincérité et transparence la situation et l’activité du Groupe, et est effectuée dans le respect du principe d’égalité d’information entre les actionnaires. Les Commissaires aux Comptes Tous les éléments comptables et financiers préparés par les filiales consolidées font l’objet d’un examen limité lors des clôtures semestrielles, et d’un audit complet lors des clôtures annuelles, par les auditeurs externes. Deux fois par an, le Directeur Général et le Directeur Financier de chaque filiale consolidée s’engagent ensemble sur la sincérité, la fiabilité et l’exhaustivité des informations financières au travers d’une lettre d’affirmation qu’ils cosignent. la vérification des opérations de consolidation ; s la bonne application des normes comptables ; s

Les normes de gestion décrivent de manière opérationnelle comment ces règles s’appliquent ; elles précisent non seulement les règles de valorisation de certains comptes significatifs du bilan et du compte de résultat mais également les contrôles et validations applicables aux processus clés. Des compléments sont régulièrement apportés aux normes de gestion et participent ainsi au processus d’amélioration continue. Ce travail a pour objectif de répondre aux constats de l’Audit Interne et de couvrir les domaines correspondant aux risques comptables et financiers des filiales. Ce travail a permis de se rapprocher des recommandations présentées dans le « Guide d’application relatif au Contrôle Interne de l’information comptable et financière » du Cadre de Référence de l’AMF. Les décisions concernant les choix de logiciels adaptés aux exigences comptables et financières du Groupe sont prises conjointement par la Direction Générale Finance Opérationnelle et la Direction des Systèmes d’Information. Au niveau des systèmes d’information, les équipes travaillent au renforcement des dispositifs de séparation des tâches et d’amélioration du contrôle des droits d’accès. Des outils ont été mis à leur disposition pour s’assurer de la conformité des droits d’accès aux règles du Groupe en la matière. Les outils de pilotage Le système de reporting mensuel des différents indicateurs économiques permet de suivre de façon continue et homogène l’évolution des performances de chacune des filiales et de s’assurer de leur adéquation avec les objectifs fixés. L’outil de reporting et de consolidation, utilisé par toutes les entités, assure la cohérence et la fiabilité des données de chaque filiale grâce à des contrôles bloquants, avant remontée au Groupe. À cet effet, le compte d’exploitation par destination, commun à la gestion et à la comptabilité, contribue à renforcer la maîtrise des rubriques des états financiers par l’utilisation d’un référentiel unique. Par ailleurs, l’organisation du Groupe, qui repose sur un reporting émanant de chaque filiale et adressé par les pays directement à la société mère, sans agrégat intermédiaire pour la grande majorité des filiales, permet d’optimiser la transmission et l’exhaustivité de l’information, et en particulier de contrôler l’exactitude des taux de conversion. Le Directeur Général et le Directeur Financier de chaque filiale s’engagent ensemble sur la qualité, la fiabilité et l’exhaustivité des informations comptables et financières qu’ils ont préparées et transmises à la Direction Générale Finance Opérationnelle du Groupe, ceci au travers d’une lettre d’affirmation qu’ils cosignent. Le Comité d’Audit Le rôle et les missions du Comité d’Audit sont décrits plus haut. Ces missions sont conformes à la réglementation européenne, et notamment à la Directive 2014/56/UE et au Règlement UE 537/2014 relatifs au contrôle légal des comptes, et s’appuient sur le Rapport du Groupe de travail sur le Comité d’Audit publié par l’AMF le 22 juillet 2010. L’organisation et la sécurité des systèmes d’information

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE / L'ORÉAL 2017

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