Hermès // Document d'enregistrement universel 2021

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GOUVERNEMENT D'ENTREPRISE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE

Au cours de ces réunions, certaines personnes extérieures au Conseil – notamment des membres du Comité exécutif et du Comité des opérations – sont invitées, à l’initiative du président, à apporter en séance tous les éclaircissements et commentaires nécessaires à la bonne compréhension par les membres du Conseil de certaines des questions mises à l’ordre du jour et revêtant un caractère technique ou nécessitant une expertise particulière. Ces personnes assistent en général uniquement à la partie de la séance les concernant. Les procès-verbaux des Conseils sont établis à l’issue de chaque réunion par la secrétaire du Conseil et transmis à tous les membres du Conseil, qui sont invités à faire part de leurs observations. Les observations éventuelles sont débattues lors du Conseil de surveillance suivant, qui approuve le texte définitif du procès-verbal de la réunion précédente.

règlement intérieur du Comité d’audit et des risques ; s règlement intérieur du Comité RNG-RSE ; s Code de déontologie boursière du groupe Hermès ; s calendrier des fenêtres négatives applicables aux initiés s permanents ; guide AMF de l’information permanente et de la gestion de s l’information privilégiée (DOC 2016-08) ; réglementation relative aux obligations de déclaration des dirigeants s et de mise au nominatif ; principes de répartition des rémunérations des membres du Conseil s de surveillance ; règles de remboursement des frais ; s attestation et résumé de l’assurance responsabilité civile des s mandataires sociaux ; trois derniers documents de référence / documents d'enregistrement s universels ; brochure d’avis de convocation de la dernière Assemblée générale ; s synthèse des résultats de la dernière évaluation formelle trisannuelle s du Conseil de surveillance ; présentations effectuées lors des visites de sites depuis 2011 ; s code de conduite des affaires du groupe Hermès (principes s directeurs du groupe Hermès) ; code de conduite anti-corruption ; s notice de la procédure d’alerte professionnelle ; s charte éthique du groupe Hermès ; s présentations d’Hermès International et d’Émile Hermès SAS ; s statuts commentés ; s Code de gouvernement d’entreprise Afep-Medef actualisé en janvier s 2020. Ce dossier permanent est mis à jour régulièrement. Depuis 2016, le Conseil de surveillance s’est doté d’une plateforme digitale sécurisée (hébergée en France) de gestion des Conseils dématérialisée éditée par la société Oodrive et qui a été personnalisée pour Hermès. Baptisée chez Hermès « Herboard », cette solution est accessible depuis un navigateur Internet ou par une application sur tablette et permet notamment : l’organisation des réunions du Conseil et des Comités (planification s des réunions, envoi des convocations, suivi des présents) ; la mise à disposition très sécurisée (accès avec identifiant, mot de s passe et code de confirmation par SMS) en temps réel et dématérialisée des documents relatifs aux réunions du Conseil et des Comités et du dossier permanent du Conseil de surveillance ; PLATEFORME DIGITALE « HERBOARD » 3.5.3.2

RÉUNIONS DU CONGRÈS

3.5.2.2

Chaque fois qu’ils le jugent souhaitable, la Gérance d’Hermès International ou le président du Conseil de surveillance d’Hermès International convoquent en Congrès le Conseil de gérance de la société Émile Hermès SAS et le Conseil de surveillance d’Hermès International.

Le rôle et les pouvoirs attribués par la loi et les statuts au Congrès sont décrits au § 3.2.3.

Dans les faits, le Congrès se réunit au moins trois fois chaque année comme ce fut le cas au cours de l’année 2021. Ses travaux récurrents consistent principalement à : prendre connaissance d’une présentation par la Gérance des s comptes sociaux et des comptes consolidés annuels et semestriels et des projets de communiqués financiers y afférant ; examiner le budget de chaque exercice ; s examiner les documents de gestion prévisionnelle ; s émettre un avis favorable sur l’exposé des motifs et les résolutions s soumises à l’Assemblée générale et prendre connaissance des rapports préparés par la Gérance.

INFORMATION ET FORMATION DU CONSEIL DE SURVEILLANCE DOSSIER PERMANENT DU CONSEIL

3.5.3

3.5.3.1

DE SURVEILLANCE

Depuis 2011, un « dossier permanent » est remis aux membres du Conseil de surveillance. Ce dossier permanent est depuis 2016 disponible sur la plateforme collaborative du Conseil « Herboard » ( cf. § 3.5.3.2). Il est actuellement composé des rubriques suivantes : liste et coordonnées des membres du Comité exécutif, des membres s du Conseil de surveillance, des Commissaires aux comptes, et des Comités et du secrétaire du Conseil ; grille d’échéance des mandats ; s règlement intérieur du Conseil de surveillance ; s

278 DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2021 HERMÈS INTERNATIONAL