HERMÈS - Document d'enregistrement universel 2020

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RISQUES ET CONTRÔLE GESTION DES RISQUES, CONTRÔLE INTERNE ET AUDIT INTERNE

une convention de gestion du risque de change, signée par chaque s filiale concernée, qui structure les relations entre le groupe Hermès et ses filiales et précise la politique et les règles de gestion applicables sur les flux financiers, et les conditions de détermination/application des cours de change garantis annuels ; une politique de placement de la trésorerie groupe, validée par le s Conseil de surveillance d’Hermès International, qui présente les critères de placement de la trésorerie du groupe et les limites d’utilisation par les membres de la trésorerie d’Hermès International. Des audits sont régulièrement menés par des cabinets externes sur les sujets liés à la sécurité des paiements et à la trésorerie, et sont suivis de plans d’action. L’auto-évaluation du contrôle interne, qui a commencé en 2005, est désormais un processus mature au sein du groupe qui s’appuie sur des questionnaires renseignés par l’ensemble des filiales contrôlées. Ce système permet, d’une part, de contribuer à la diffusion de la culture du contrôle interne dans le groupe, d’autre part, de fournir un support pour évaluer le niveau de contrôle interne et d’apprécier dans quelle mesure les risques opérationnels et fonctionnels sont correctement traités. En cas d’inefficacité des contrôles évalués, les filiales doivent établir un plan d’action pour y remédier. Les filiales s’auto-évaluent annuellement à l’aide de trois questionnaires disponibles sur l’intranet dans l’outil informatique dédié « CHIC » ( Check your Hermès Internal Control ) et administrés par la direction de l'audit et des risques. L’auto-évaluation porte sur un questionnaire général de contrôle interne (CHIC Practices), dont le référentiel est établi en lien avec le « Cadre de référence » de l’AMF, un questionnaire spécifique à la gestion de la trésorerie (CHIC Trésorerie) et un questionnaire sur les procédures opérationnelles dans le réseau de distribution (CHIC Boutique). Le questionnaire portant sur la sécurité industrielle est désormais renseigné par la direction de la sécurité du groupe lors de ses visites de site. Ces questionnaires font l’objet d’un travail annuel d’actualisation afin d’intégrer les nouveaux risques et contrôles identifiés comme clés au niveau du groupe. Les résultats sont reportés dans un outil informatique dédié permettant une analyse centralisée afin d’identifier les points d’amélioration et les priorités de contrôle interne pour l’année suivante. Les résultats sont analysés centralement par la direction de l'audit et des risques et partagés aux directions concernées afin de définir des plans d’action centraux au service de toutes les filiales du groupe. Les travaux d’auto-évaluation du contrôle interne

Les systèmes d’information ont pour objectif de satisfaire aux exigences de sécurité, de fiabilité, de disponibilité et de pertinence de l’information comptable et financière. Ainsi, l’organisation et le fonctionnement de l’ensemble des systèmes d’information font l’objet de règles précises en matière d’accès aux systèmes, de validation des traitements et des procédures de clôture, de conservation des données et de vérification des enregistrements. Par ailleurs, les procédures et les contrôles en place permettent d’assurer la qualité et la sécurité de l’exploitation, de la maintenance et du développement des systèmes de comptabilité et de gestion, ainsi que des systèmes les alimentant directement ou indirectement. En complément des revues détaillées réalisées par la direction des systèmes d’information dans les principales filiales, la direction de l'audit et des risques vérifie la mise en place des contrôles généraux informatiques lors des audits. Dans ce cadre, la direction de l'audit et des risques peut avoir recours à des conseils externes spécialisés dans les systèmes d’information. Les processus de contrôle interne sont décrits dans les procédures groupe. Ils sont définis au niveau du groupe puis déclinés et adaptés au contexte et à la réglementation locale par chaque division. L’ensemble des collaborateurs du groupe y a accès par un site intranet sécurisé. Les procédures groupe couvrent les principaux cycles de l’entreprise (achats, ventes, trésorerie, stocks, immobilisations, ressources humaines, systèmes d’information, sécurité et sûreté, clôture des comptes, conformité…). Elles sont régulièrement mises à jour par la direction de l'audit et des risques, en collaboration avec les experts dans leurs domaines respectifs. Plus spécifiquement, des procédures très strictes sont appliquées pour la gestion de la trésorerie. Le manuel des règles de sécurité de la trésorerie s’appuie sur : une procédure de gestion de la trésorerie, définissant les rôles et les s responsabilités entre la trésorerie groupe et les filiales ; des « règles prudentielles », définissant pour chacune des sociétés du s groupe les règles de fonctionnement des comptes bancaires (avec, entre autres, un suivi des personnes signataires), constamment mises à jour ; une politique de change validée par le Conseil de surveillance du s groupe (cette politique présente l’ensemble des instruments financiers autorisés et fixe les limites d’utilisation par les membres de la trésorerie d’Hermès International) ; Les procédures de contrôle interne

Questionnaires CHIC

Nombre de thématiques *

Exemple de thématiques abordées

Finance, Ressources humaines, Environnement de contrôle, Systèmes d’information, Communication, Éthique et conformité, etc.

Practices

11

Gestion de la relation client, Clôture de caisse, Inventaire des stocks, Sécurité/sûreté, etc.

Boutique

7

Gestion des comptes bancaires, Processus et moyens de paiements, Conformité réglementaire, Monétique, etc.

Trésorerie

6

Les thématiques sont ensuite subdivisées en plusieurs questions adressant l’exhaustivité des procédures associées. *

348 DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020 HERMÈS INTERNATIONAL