DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2023

3 GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE ET CONTRÔLE INTERNE Procédures de contrôle interne

La conformité groupe appuie, conseille et contrôle, dans le cadre de revues de conformité, la formalisation et la mise en œuvre des règles édictées par les directions fonctionnelles et métiers de Groupama Assurances Mutuelles : direction juridique groupe assure la veille réglementaire et interprétation de la réglementation, la mise en conformité à la réglementation, les actions de formation, afin de diffuser la culture juridique dans le Groupe, conseiller et sensibiliser les fonctions opérationnelles au respect de la réglementation applicable ; ❯ direction financière groupe dans le cadre du respect des dispositions du Code des assurances, de l’AMF, du Code monétaire et financier, de la loi Sapin 2, et notamment pour l’émission des certificats mutualistes ; ❯ direction assurances et services groupe dans le cadre de l’agrément des nouveaux produits, ou de transformations significatives de ceux ‑ ci, pour émettre les avis correspondants ainsi que des procédures ; ❯ direction des ressources humaines groupe pour ce qui concerne en particulier la politique de rémunération ainsi que la gestion des conflits d’intérêts, le droit d’alerte, la charte éthique et le code de conduite groupe ; ❯ direction fiscale groupe dans le cadre du déploiement des réglementations relatives à l’Échange Automatique d’Informations en matière fiscale (« EAI ») dans son volet américain « FATCA » (Foreign Account Tax Compliance Act), son volet européen « DAC » (Directive for Administrative Cooperation) et son volet OCDE « CRS » (Common Reporting Standard) ; ❯ direction communication externe, pour la protection de l’image et de la réputation du groupe Groupama ; ❯ direction international, pour la mise en place systématique de la fonction de vérification de la conformité dans chaque filiale internationale, en correspondance avec les droits et règlements locaux. ❯ Chaque direction est propriétaire du risque de non ‑ conformité de son domaine. La fonction conformité du Groupe assume l’animation et le pilotage des dispositifs de conformité auprès de sa filière (périmètre France et international). Elle s’assure de la mise en application des politiques, normes et procédures du Groupe en la matière. À cet effet, elle est en charge de l’animation de la filière des responsables LCB/FT des entreprises assujetties du Groupe. Elle procède tous les ans à un exercice d’évaluation des risques majeurs groupe liés à la conformité au cours duquel les directions propriétaires doivent évaluer les risques majeurs auxquels elles se trouvent exposées. Sur la base de cette évaluation, un plan annuel est élaboré à la fin de chaque année pour l’année suivante. La fonction conformité du Groupe assure également un rôle de conseil auprès des organes dirigeants et de surveillance. Elle est rattachée fonctionnellement au Directeur général adjoint finances, actuariat, audit et risques, en sa qualité de dirigeant effectif. La fonction vérification de conformité du Groupe reporte régulièrement des sujets majeurs liés à la conformité au comité

d’audit et des risques qui en informe le conseil d’administration (si nécessaire). Ces derniers portent notamment sur les principales évolutions réglementaires ayant des incidences sur la conformité, les résultats de l’évaluation du risque de conformité ainsi que toute autre question importante méritant d’être remontée à la direction générale. Les risques de conformité liés à l’environnement réglementaire de l’assurance vie sont pilotés dans le cadre d’une instance spécifique, le comité réglementaire et management environnement (CREME), présidé par le Directeur général de Groupama Gan Vie. Cette instance décisionnelle est composée des responsables des directions de Groupama Gan Vie, de responsables des directions risques et conformité groupe, juridique et DPO groupe ainsi que du Directeur général délégué de Groupama Asset Management. Il rend compte directement au comité des risques groupe. En conformité avec les exigences de Solvabilité 2, la politique de conformité groupe est approuvée par le conseil d’administration de Groupama Assurances Mutuelles. Celle ‑ ci a pour objectif d’assurer la conformité du Groupe à l’ensemble des textes législatifs ou réglementaires ainsi qu’aux normes édictées par les autorités de tutelle et aux usages professionnels auxquels le Groupe est assujetti dans le cadre de ses différentes activités. Cette politique présente l’organisation dont le Groupe s’est dotée pour atteindre cet objectif et le cadre structurant du dispositif gestion des risques de non ‑ conformité, soit : le dispositif mis en place au sein du Groupe en accord avec sa stratégie et dans le respect de son appétence aux risques ; ❯ les rôles et responsabilités des principaux acteurs au niveau groupe et au niveau des entreprises. ❯ La politique de conformité groupe s’applique à l’ensemble des entreprises composant le groupe Groupama tant en France qu’à l’international, dans le respect des règles de proportionnalité telles que prévues par la directive 2009/138/CE, et ce qu’elles soient assujetties ou non à Solvabilité 2 ou à toute législation/ réglementation équivalente. Chaque entreprise du Groupe : désigne une personne en charge de la fonction clé de « vérification de la conformité » dont le nom est porté à la connaissance de l’ACPR ou un responsable conformité selon qu’elle soit assujettie ou non à Solvabilité 2 ou à toute législation/réglementation équivalente ; ❯ rédige sa propre politique de conformité à partir de la politique de conformité groupe en l’adaptant dans le respect du principe de proportionnalité ; ❯ mets en œuvre la politique de conformité ainsi rédigée. ❯ La politique de conformité groupe est revue a minima tous les 12 mois par les instances qui l’ont approuvée et mise à jour à chaque fait générateur d’importance. La politique de conformité groupe a été actualisée en 2022 afin de préciser l’organisation des services en charge des obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme et du gel des avoirs, conformément à l’arrêté du 6 janvier 2021 faisant suite à l’ordonnance du 4 octobre 2020.

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Document d’Enregistrement Universel 2023 - GROUPAMA ASSURANCES MUTUELLES