DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2023

8 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Renseignements concernant la Société

(c)

Participation aux réunions du conseil et des comités

(f) Le cumul de mandats Les candidats aux postes d’administrateur sont tenus d’informer le conseil d’administration des mandats d’administrateur, de Président, de Président du conseil d’administration, de Directeur général, de membre du conseil de surveillance et de directoire, de Président de directoire et de Directeur général unique qu’ils exercent dans d’autres sociétés d’assurance mutuelles, de réassurance mutuelles ou de groupe d’assurance mutuelle ou de sociétés anonymes ayant leur siège social en France et ce, aux fins de permettre au conseil d’administration, assisté du comité des rémunérations et des nominations, de vérifier que les candidats, s’ils venaient à être élus, respectent les limitations de cumul telles que prévues par le droit français. Les administrateurs sont tenus d’informer le conseil de leur nomination en qualité d’administrateur, de Président, de Président du conseil d’administration, de Directeur général, de membre du conseil de surveillance et de directoire, de Président de directoire et de Directeur général unique dans les sociétés mentionnées ci ‑ dessus dans un délai de cinq jours à compter de leur nomination. Préparation des réunions du conseil Le Président ou le Directeur général s’efforcera de communiquer aux administrateurs au plus tard trois jours avant toute réunion, sauf urgence ou circonstances exceptionnelles, un dossier de travail, y compris sous forme dématérialisée, comprenant toute information et tous documents nécessaires permettant aux administrateurs de participer aux délibérations du conseil de manière éclairée et d’intervenir de manière utile sur les points à l’ordre du jour. En l’absence d’information ou en cas de communication d’informations jugées incomplètes, les administrateurs demanderont au Président ou au Directeur général les informations qu’ils estiment indispensables à leur participation aux réunions du conseil d’administration. Information permanente En dehors des réunions du conseil, le Président ou le Directeur général est tenu de communiquer aux administrateurs, dès qu’il en aura eu connaissance, les informations et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission, sans qu’il puisse leur opposer le secret des affaires, les administrateurs ayant une obligation de confidentialité. Les demandes de documents et d’informations des administrateurs sont adressées au Secrétaire général qui les transmet au Directeur général. La liste des documents demandés par les administrateurs fait l’objet d’un point à l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration la plus proche ; cette liste est reprise dans le procès ‑ verbal de ladite réunion. Pour des raisons de confidentialité, le Président ou le Directeur général pourra juger préférable de mettre les documents demandés à la disposition des administrateurs au siège de la Société. S’il estime que la demande d’information excède la mission de l’administrateur ou est susceptible de soulever un problème de conflit d’intérêts, le Président ou le Directeur général, après en avoir informé l’administrateur concerné, peut consulter préalablement à toute réponse, le Président du comité d’audit et des risques pour recueillir son avis.

(d) Loyauté et conflits d’intérêts L’administrateur a une obligation de loyauté envers Groupama Assurances Mutuelles. Il ne doit en aucun cas agir pour son intérêt propre contre celui de Groupama Assurances Mutuelles. L’administrateur s’engage à ne pas rechercher ou accepter de Groupama Assurances Mutuelles ou du Groupe, directement ou indirectement, des avantages susceptibles d’être considérés comme étant de nature à compromettre son indépendance d’analyse, de jugement et d’action. Il rejettera également toute pression, directe ou indirecte, pouvant s’exercer sur lui et pouvant émaner des autres administrateurs, de créanciers, de fournisseurs et en général de tout tiers. À ce titre, il s’engage à soumettre au conseil d’administration ainsi qu’au comité d’audit et des risques, conformément à la procédure décrite en annexe 2, préalablement à leur signature, toutes les conventions relevant de l’article R. 322 ‑ 57 du Code des assurances. L’administrateur s’interdit en outre : de prendre un intérêt ou une responsabilité dans toute société non cotée où Groupama Assurances Mutuelles ou le Groupe détient une part directement ou indirectement, autrement qu’à titre de représentant du Groupe ; ❯ de prendre un intérêt ou une responsabilité dans toute société non cotée qui contracte avec Groupama Assurances Mutuelles ou les entreprises du Groupe, à l’exception des contrats d’assurance usuels. ❯ L’administrateur doit consacrer à ses fonctions le temps et l’attention nécessaires. Il s’engage à assister avec assiduité aux réunions du conseil et des comités dont il est membre et à participer activement à leurs travaux respectifs. L’administrateur s’engage, s’il estime que la décision éventuelle du conseil d’administration est de nature à nuire à Groupama Assurances Mutuelles, à exprimer clairement son opposition et à utiliser tous les moyens pour convaincre le conseil de la pertinence de sa position. Il s’assure que sa participation au conseil n’est pas source pour lui ou Groupama Assurances Mutuelles de conflit d’intérêts tant sur le plan personnel qu’en raison des intérêts professionnels qu’il représente. En cas de conflit d’intérêts ponctuel à l’occasion d’un dossier particulier, l’administrateur concerné en informe complètement et préalablement le conseil d’administration ; il est tenu de s’abstenir de participer aux débats et à la prise de décision du conseil sur ce point (il est dans ce cas exclu du calcul du quorum et du vote). En cas de doute, les administrateurs peuvent consulter le Secrétaire général qui les guidera sur l’application de ces principes. Droits et obligations de l’administrateur en matière d’information Le Président, ou le Directeur général de Groupama Assurances Mutuelles, doit communiquer à chaque administrateur tous les documents et informations nécessaires à l’accomplissement de la mission du conseil, c’est-à-dire la prise de décisions relevant de sa compétence et au contrôle de la gestion exercée par la direction. (e)

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Document d’Enregistrement Universel 2023 - GROUPAMA ASSURANCES MUTUELLES