GROUPAMA / Document de référence 2018

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE ET CONTRÔLE INTERNE PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE

Les audits généraux d'entités conduits en 2018 par la Direction Audit Général Groupe ont concerné 3 caisses régionales, 1 filiale d'assurancefrançaise, 2 filiales de service, 3 filiales internationales. Trois filiales ont fait l’objet d’audit de processus dans le cadre des audits cumulés.Enfin, deux audits transversesont été conduits (un sur l’activité courtage,et un sur lesprestations santé). La restitution des conclusions des audits est réalisée au travers d’une grille d’appréciation des risques auxquels l’entreprise est exposée sur ses processus majeurs et une liste des recommandations. Ces conclusions sont partagées avec les Directions Générales des entreprises concernées et le Comité Exécutif Groupe pour les audits transverses. Elles sont ensuite présentées au comité d’audit et des risques de Groupama AssurancesMutuelles. Fin 2018, la filière audit du groupe comptait environ 100 auditeurs répartis au sein de Groupama AssurancesMutuelles, des caisses régionaleset des filiales du groupeen France età l’international. Les modalités d’exercice et l’articulation des responsabilités des fonctions clés audit interne des entités ont été formalisées dans des politiques dédiées et approuvées en 2015 par les conseils d’administrationde la plupart des entités du groupe, en cohérence avec les principes de la politique Audit interne Groupe et Groupama Assurances Mutuelles. L’animationde la filière est assuréeprincipalement autravers d’une convention annuelleet d’un groupede travail trimestriel(GT). Les Dispositifs de contrôle interne 3.4.2.2 et de gestion des risques au sein des entités et de Groupama Assurances Mutuelles Au seindes entités (a) Le dispositif de maîtrise des risques et contrôle interne propre aux entités est organisé autour de deuxdispositifs complémentaires : la gestion desrisques et le contrôle interne dechaque entité ; ❯ l’audit interne ouopérationnel dechaque entité. ❯ Ces dispositifs sont adaptés à chaque entité en fonction de son organisation, ses activités et ses moyens, de la réglementation locale à l’international et sous la responsabilité de sa Direction Générale. En matière d’organisationet de gouvernance,les entités françaises soumises à la réglementation Solvabilité 2 ont précisé dans leurs politiques de risques les rôles et responsabilités des organes d’administration,de direction générale, des fonctions clés et des directions opérationnellesou supports intervenant dans la gestion des risques. Ainsi à l’instar du modèle Groupe, les entités tiennent régulièrement des comités de risques spécialisés et renforcent le niveau de maturité des 4 fonctions-cléssuivantes, définies dans le cadre de Solvabilité 2 : la fonction clé« Gestiondes Risques » ; ❯ la fonction clé« Vérificationde la Conformité » ; ❯ la fonction clé« Audit » ; ❯ la fonction clé« Actuariat ». ❯ La DirectionRisques, Contrôle et ConformitéGroupe accompagne les entités dans le suivi et le déploiementdes standardsgroupe.

L’intégration des plans de contrôles permanents des entités est réalisée au sein de l’outil communautaire de gestion des risques opérationnels selon la méthodologie Groupe. Cet outil permet également la collecte des incidents, l’évaluation des risques opérationnels etla gestion des plansd’actions. Des instances d’échanges et de bonnes pratiques (groupe de travail, ateliers thématiques, formations), animées par la Direction Risques, Contrôle et Conformité Groupe, complètent le dispositif et réunissent régulièrement l’ensemble des responsables risques et contrôle permanent/conformité des entités du groupe. Un Comop ARC réunit les caisses régionales et les principales filiales du périmètre France du groupe, et fait l’objet d’un reporting régulier auprès du CEG. Au seindeGroupama Assurances Mutuelles (b) La déclinaison du dispositif de contrôle interne dans les activités fonctionnelles et opérationnelles de Groupama Assurances Mutuelles est assumée, sous le contrôle du Comité Exécutif, par les différents responsables de ces activités. Le domaine de responsabilitéde chacun de ces responsablesdans les processus de contrôle est délimité par les délégations de pouvoirs mises en place. La mise en œuvre du dispositif de contrôle interne de GroupamaAssurancesMutuelles entité sociale est assurée par un collaborateur de la Direction Risques Contrôle et Conformité Groupe. Suivi desentités (c) Chaque filiale fait l’objet d’un suivi permanent par les services de son pôlede rattachement : Direction FinancièreGroupe pourles filiales financières ; ❯ Direction Assurance et Services Groupe pour les filiales ❯ d’assurances Dommages, les filiales de services françaises et Groupama Supports et Services ; DirectionGénérale de GroupamaGan Vie pour la filiale vie et les ❯ filiales de distribution GanPatrimoine etGan Prévoyance ; Direction desFiliales Internationalespour les filiales étrangères. ❯ Ce suivi spécifique est complété au niveau Groupe par un pilotage transversede l’ensembledes entités notammentsur les domaines suivants : Le suivi d’activité et le reporting financier Les différents départements d’Analyse et Contrôle de Gestion Groupe (au sein de la Direction Pilotage et Résultats Groupe) mettent en œuvre pour le compte du groupe, des procédures de suivi d’activité (tableau de bord) et de reporting financier de l’ensemble des caisses régionales, filiales françaises et internationales et Groupama Assurances Mutuelles. L’objectif est d’assurer la transparence des résultats et la compréhension de leurs évolutions pour le compte de la Direction Générale de Groupama Assurances Mutuelles et des entités. Cette démarche s’appuie notamment sur un processus de pilotage prévisionnel commun à l’ensemble des entités. Elle est animée et coordonnée par la Direction Pilotage et Résultats Groupe et s’appuie sur un corps de normes Groupe d’élaboration des prévisions, validées par la Direction Générale et régulièrement actualisées. Les modalités de contrôle interne sur le reporting financier sont précisées auchapitre 5 du présentdocument de référence.

3

67 DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 - GROUPAMA ASSURANCES MUTUELLES