Document d'enregistrement universel 2021

4 RESPONSABILITÉ D’ENTREPRISE

Des interactions avec la Société adaptées aux attentes de nos parties prenantes

indépendamment des lois et règlements des pays où ils exercent leurs activités. La charte éthique est publiquement disponible sur la page Éthique et Conformité du site Internet institutionnel de Sopra Steria : www.soprasteria.com. Un socle de règles et de procédures Groupe La Charte éthique est complétée par le Code de conduite pour la prévention de la corruption, le code de déontologie boursière, la charte fournisseur, mais aussi sur un socle commun de règles et de procédures (voir chapitre 2 « Facteurs de risque et contrôle Une procédure d’alerte

interne », du présent Document d’enregistrement universel pages 37 à 50). Dans le cadre du programme de conformité, le travail d’amélioration continue des règles existantes au niveau du Groupe et de précision des directives et procédures s’est poursuivi en 2021 en veillant à assurer : la prise en compte des évolutions réglementaires et des meilleures pratiques, l’application permanente de ces procédures au sein du Groupe et leur contrôle. À titre d’exemple, une dizaine de règles relatives aux enjeux de conformité ont été ajoutées ou précisées dans les Règles Groupe qui constituent les fondamentaux de fonctionnement applicables à toutes les La sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données sont assurées. Sopra Steria garantit la confidentialité des informations échangées, ce qui inclut l’identité du lanceur d’alerte et de toute autre personne concernée. Un signalement anonyme est possible mais n’est pas recommandé. Il peut être traité si les faits relatés sont détaillés et la gravité établie. Le fait de donner son identité lors d’un signalement permet à Sopra Steria de protéger au mieux le lanceur d’alerte contre toute forme de représailles. Conformément à la procédure d’alerte du Groupe, une analyse de la recevabilité est réalisée afin de décider de mener une enquête interne. Les alertes sont traitées dans un délai raisonnable selon la gravité ou/et la complexité des faits allégués. La conservation des signalements effectués via le dispositif d’alerte est traitée conformément aux lois et/ou réglementations applicables. GOUVERNANCE ET ORGANISATION 4.4.2. Sopra Steria a choisi de regrouper le pilotage de la conformité, du contrôle interne et des risques au sein de la Direction du Contrôle interne qui est rattachée directement à la Direction générale du Groupe. Cette Direction est périodiquement auditionnée par le Comité d’audit et le Comité des nominations, de gouvernance, d’éthique et de Responsabilité d’Entreprise. Cette organisation permet une gouvernance transverse, pilotée de manière centralisée au niveau du Groupe, pour traiter les sujets de conformité, les contrôles à opérer et la gestion des risques et des alertes éventuelles. La Direction du Contrôle interne pilote les sujets de conformité et p coordonne les acteurs de la conformité et du contrôle interne au sein du Groupe. La Directrice du Contrôle interne est le référent du dispositif d’alerte, en qualité de « Responsable Conformité Groupe » ( Group Compliance Officer) ; Cette Direction s’appuie sur le réseau des Responsables de p Contrôle Interne en charge de la conformité ( Internal Control & Compliance Officers ). Ils sont nommés dans chacune des entités du Groupe et constituent des relais en lien avec les équipes locales ; Elle utilise également les Directions fonctionnelles ou p opérationnelles au niveau du Groupe, expertes dans leur domaine (Direction des Ressources Humaines, Direction Juridique, Direction Financière, Direction des Achats, Direction Industrielle, Direction Responsabilité d’Entreprise et Développement Durable). Ces Directions disposent elles-mêmes de leurs propres relais dans les différentes entités afin de couvrir l’ensemble des sujets de conformité. entités du Groupe.

Procédure d’alerte

Collaborateur du groupe

Protection contre toutes formes de représailles

Tiers

Recueil des signalements

Ligne hiérarchique ouresponsable fonctionnel

Dispositif d’alerte entité

Dispositif d’alerte groupe

Étude de la recevabilité

Traitement dans un délai raisonnable selon lagravité et/ou la complexité des faits allégués

Traitement

La procédure d’alerte peut être utilisée pour signaler des situations ou des risques graves relatifs aux exigences légales ou réglementaires, aux principes d’éthique, ainsi qu’aux politiques internes, notamment dans les domaines suivants : la corruption et le trafic d’influence, la fraude, les délits d’initié, les manquements au droit de la concurrence ou encore les atteintes au devoir de vigilance (droits humains et libertés fondamentales, santé et sécurité, environnement). Un collaborateur peut porter son signalement à la connaissance de son supérieur hiérarchique, du supérieur de son supérieur, du Responsable de contrôle interne de son entité ou de la Direction fonctionnelle de l’entité ou du groupe qu’il juge la mieux à même de recevoir son signalement. Il peut choisir, à sa discrétion, comme alternative à ces voies de communication habituelles, de signaler certaines situations par le biais du dispositif d’alerte de Sopra Steria. Une adresse électronique est mise à disposition à cet effet dans chaque entité, gérée par un référent approuvé par la Direction du Contrôle interne Groupe, en charge du dispositif d’alerte. Il est par ailleurs possible de faire parvenir le signalement directement à la Direction du Contrôle interne Groupe, grâce à l’adresse électronique de niveau Groupe : ethics@soprasteria.com. Cette voie de signalement est de plus ouverte à toutes les parties prenantes externes, notamment nos clients, nos fournisseurs et sous-traitants et nos partenaires commerciaux. Elle est aussi accessible sur la page Éthique et Conformité du site Internet www.soprasteria.com.

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SOPRA STERIA DOCUMENT D'ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2021