Document d'Enregistrement Universel 2019

Rapport sur le gouvernement d’entreprise Procédures de contrôle interne et de gestion des risques

Les acteurs De par ses pouvoirs et son rôle de contrôle et d’orientation, notre Conseil d’Administration est l’acteur principal de notre contrôle interne et de la gestion de nos risques, avec l’assistance de nos Comités. La Direction Générale est assurée par un Directeur Général, assisté de trois Directeurs Généraux Délégués, en collaboration avec le Conseil d’Administration. Tous passent du temps au sein des filiales pour s’assurer de leur bon fonctionnement et y rencontrer leur Directeur Général avec son équipe dirigeante. Quant aux 3cDirecteurs Généraux Délégués, ils occupent tous des fonctions opérationnelles dans certaines filiales. La Direction Générale du Groupe est investie des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de la société. Elle exerce ses pouvoirs dans la limite de l’objet social et sous réserve de ceux que la loi attribue expressément aux Assemblées d’actionnaires et au Conseil d’Administration. Procédures au sein de nos filiales Au sein de chacune de nos filiales, il existe des procédures de contrôle interne à finalité comptable et financière et des procédures de gestion des risques. Chaque filiale est autonome dans sa gestion sociale, commerciale, financière et dans sa gestion des risques, dans le respect des règles définies par le Groupe. Le Directeur Général de la filiale, qui a un statut de mandataire social, est responsable de l’application au quotidien du contrôle interne et de la gestion des risques. La filiale dispose ainsi de tous les moyens nécessairesc: „ pour suivre ses performances et sa gestionc; „ et pour maîtriser sa gestion des risques. La Direction Générale du Groupe s’assure de l’efficience des contrôles mis en place dans les filiales et en demande le renforcement, si elle le juge nécessaire. Direction Financière centrale Le processus de clôture des comptes est organisé en fonction d’un planning arrêté par la Direction Financière, sous le contrôle de la Direction Générale et validé par le Conseil d’Administration. Le Planning est adressé à chacune de nos filiales, qui reste responsable de ses états financiersc: chaque filiale établit ses comptes prévisionnels, ses comptes semestriels et annuels, et définit ses besoins de trésorerie. La Direction Financière du Groupe est chargée de l’établissement des comptes annuels et consolidés du Groupe, dont le processus est élaboré à partir d’une application de reporting et de consolidation dédiée. La Direction Financière du Groupe impose le format, contrôle la qualité du reporting et des comptes établis par chacune de nos filiales. Elle veille également à la bonne application de nos directives pour l’harmonisation de nos comptes. Elle coordonne et arbitre les décisions de gestion de trésorerie de chacune de nos filiales, grâce à la Convention de Gestion de Trésorerie Centralisée du Groupe. Le Groupe a par ailleurs développé un processus d’auto-évaluation du contrôle interne basé sur un questionnaire destiné à mesurer la correcte application des règles et des procédures fondamentales au sein des entités les plus significatives du Groupe. Ce questionnaire est réalisé une fois par an. Il est partagé avec la Direction Générale, la Direction financière, le Directeur Général de la filiale et le Comité d’Audit du Groupe.

Gestion des risques et des opportunités (ditecORM) Pour assurer la pérennité des activités du Groupe, le Groupe veille à la prévention, à la maîtrise des risques, auxquels nous sommes exposés, et aux opportunités que le Groupe pourrait être amené à saisir. Le Conseil d’Administration a mis en place un processus ORM dont il a confié la responsabilité au Directeur Général du Groupe. Le Groupe et chaque filiale ont mis en place un Comité de pilotage, sous la responsabilité de son propre Directeur Général, qui recense toutes les actions et les moyens mis en place pour réduire les risques et saisir les opportunités. Le Directeur Général du Groupe a rendu compte de sa synthèse avec la remise d’un dossier au Conseil d’Administration du 17cdécembre 2019, qui a constaté les actions mises en œuvre et a validé le dossier. Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (ditecRSE) Pour la prise en compte de la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (dite RSE), notre Direction Générale a mis en place un groupe de travail. Son travail pour rassembler les informations auprès des filiales et présenter la nouvelle déclaration de performance extra-financière (DPEF) s’est amélioré par rapport à l’an dernierc: les données s’en sont trouvées fiabilisées et le travail de collecte, consolidation et audit a été plus efficace. Comme chaque année, cette déclaration a été soumise à un audit externe, chargé de donner une attestation et un avis motivé sur la sincérité des informations. Le 17cdécembre 2019, elle a été validée par le Conseil d’Administration et intégré au Document d'Enregistrement Universel. Polices d’assurances Groupe et Contentieux Le Groupe négocie et centralise les différents contrats d’assurances, gère les contentieux et sinistres divers. Pour s’assurer que les activités restent en conformité avec la réglementation, la Direction Juridique du Groupe travaille avec des avocats spécialisés et des experts. Elle centralise et coordonne les aspects juridiques pour l’ensemble des filiales du Groupe. Elle assure en outre la gestion et le suivi des dossiers contentieux en étroite collaboration avec les filiales concernées. Code de bonne conduite sur la prévention decla corruption Pour assurer la conformité du Groupe aux législations anti-corruption, la Société mère du Groupe a déployé à toutes les filiales du Groupe un code de bonne conduite, à travers un certain nombre d’actions (cf. Déclaration de Performance Extra-Financière dans le rapport de gestion). En conclusion, il est important de rappeler que le Groupe est une Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI) internationale, d’origine française, familiale et patrimoniale. La vocation de ce Groupe est de se développer sur ses marchés grâce à une politique d’innovation permanente et à une stratégie d’internationalisation. C’est pourquoi le Conseil d’Administration veille à ce que la gouvernance soit saine et respectueuse de l’éthique. Les collaborateurs du Groupe sont responsabilisés et motivésc; ils agissent dans le respect des valeurs fondatrices du Groupe.

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Groupe EXEL Industries I Document d’Enregistrement Universel 2019

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