Assystem - Document de référence 2018

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GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES

● probabilité faible à moyenne/impact faible à moyen : risques qui requièrent une information régulière auprès du conseil d’administration afin qu’il dispose d’une assurance raisonnable sur le bon fonctionnement des contrôles destinés à réduire l’impact en cas de survenance des risques ; ● probabilité faible/impact faible : risques non prioritaires qui requièrent une information périodique auprès du conseil d’administration afin qu’il dispose d’une assurance raisonnable sur le bon fonctionnement des contrôles destinés à contenir les risques dans cette catégorie ou à les faire disparaître totalement. 2.1.3.1 Activités de contrôle interne proportionnées aux enjeux Compte tenu du degré élevé de décentralisation du Groupe et en vertu des principes de délégation en place, les contrôles sont définis par le management des filiales dans le respect des lignes directrices du dispositif de contrôle interne que la direction générale a fixées. Les contrôles ainsi définis ont pour but principal de réduire les risques majeurs auxquels le Groupe est confronté. Les catégories essentielles de contrôles concernent les aspects suivants : ● autorisation des contrats : le Groupe a établi des principes de délégation qui donnent pouvoir aux managers appropriés d’autoriser les contrats et de couvrir leurs phases successives : ● revue des contrats : la direction juridique & compliance assure une revue indépendante des appels d’offres, des contrats et des avenants significatifs avant que ceux-ci ne soient soumis/signés. La direction juridique & compliance met à jour, en tant que de besoin, les conditions générales de vente et de services qui figurent sur les factures émises et adressées aux clients. Lorsque des conditions particulières de vente et de services sont applicables, la direction juridique & compliance les rédigent et les adaptent en fonction du pays et des risques ; ● gestion des temps et facturation : chaque filiale exerce un contrôle des temps saisis au sein des applications prévues à cet effet. Les contrôles réalisés permettent de s’assurer du bien-fondé de l’affectation des temps aux projets en cours et de déclencher la facturation clients ; ● paiements : le Groupe a mis en place le principe de double signature des moyens de paiement. Dans le respect de ce principe, la Société définit les seuils d’autorisation de dépense des filiales en fonction des catégories de signataires autorisés. Les outils de communication bancaire sécurisés utilisés garantissent le respect de ce principe. Pour renforcer la supervision et le contrôle de certaines filiales éloignées géographiquement, la trésorerie du Groupe reçoit le détail mensuel des dépenses réalisées afin d’assurer un contrôle a posteriori de ces dernières ; 2.1.3 CONTRÔLE INTERNE ● sélection des appels d’offres, ● réponse aux appels d’offres, ● définition des taux de facturation et tarification, ● avenants ;

● budget et révisions budgétaires : chaque filiale présente le budget qu’elle a établi pour l’exercice en cours. La présentation est faite notamment en présence de membres de la direction générale qui approuvent les budgets. Les révisions budgétaires préparées en cours d’exercice suivent la même procédure ; ● résultats et reportings périodiques : les résultats périodiques sont remontés mensuellement via l’outil de reporting et de consolidation. La direction financière du Groupe assure une revue critique de ces résultats et obtient tout complément d’information nécessaire à leur bonne compréhension auprès des différentes filiales. Le Groupe attache par ailleurs une importance particulière à la mise en œuvre d’une séparation des tâches appropriée pour renforcer les contrôles concernant les transactions critiques, notamment les paiements. Pour les structures de petite taille, la séparation des tâches trouve parfois une limite naturelle liée à l’organisation. Dans ce cas, des contrôles spécifiques sont mis en place et prennent essentiellement la forme d’une supervision accrue de la part du management qui assure une revue indépendante des transactions critiques pour contrôle et autorisation. et examen régulier de son fonctionnement La définition des principes généraux du dispositif de contrôle interne et son pilotage sont une des responsabilités fondamentales du conseil d’administration, du comité d’audit et de la direction générale du Groupe. Cette dernière, s’appuyant en particulier sur les directions fonctionnelles compétentes en la matière, veille à sa mise en œuvre dans l’ensemble des opérations du Groupe. 2.1.3.3 Plan d’actions 2019 Le Groupe inscrit le contrôle interne dans le cadre d’un plan de progrès permanent dans le but d’améliorer l’efficacité opérationnelle des processus relatifs à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière. À ce titre, le plan d’actions défini pour l’exercice 2019 intègre la revue prioritaire des filiales récemment acquises sur les plans financier, organisationnel et opérationnel. 2.1.3.2 Surveillance permanente du dispositif Assystem adhère depuis 2011 au Pacte mondial de l’ONU, qui a érigé dix principes universels en matière de droits de l’Homme, droit du travail, protection de l’environnement et lutte contre la corruption. Assystem a renouvelé son engagement par lettre en date du 16 janvier 2017. 2.1.4.1 Déontologie boursière Afin d’encadrer son action, le conseil d’administration a adopté un règlement intérieur qui définit ses modalités d’organisation et de fonctionnement, incluant notamment les règles liées au code de déontologie boursière. Ledit règlement intérieur fait l’objet d’une revue régulière par le conseil d’administration, de sorte qu’il soit toujours conforme aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. 2.1.4 LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LE TRAFIC D’INFLUENCE

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