Assystem - Document de référence 2018

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GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES GOUVERNANCE ET GESTION DES RISQUES

Objectifs Finances

Assurance raisonnable

Que l’information financière produite et publiée soit fiable.

Conformité Opérations

Que les lois, réglementations, normes et toutes autres obligations, soient respectées. Que les opérations, activités et processus soient performants et efficaces. Que le patrimoine (humain, matériel et intangible) soit sécurisé et sauvegardé.

Intégrité Stratégie

Que la stratégie du Groupe et les moyens mis en œuvre pour la déployer servent des objectifs de croissance, de rentabilité et de pérennité des activités.

2.1.2

GESTION OPÉRATIONNELLE DES RISQUES

MODES OPÉRATOIRES Procédures opérationnelles métiers

En France, le système de management de la qualité (SMQ), référentiel qualité clé pour les opérations, est disponible sur l’espace intranet du Groupe. Le SMQ est également applicable dans les autres pays significatifs pour l’activité du Groupe. Il comprend une cartographie des processus métier et un ensemble de procédures et instructions y afférent. Sur ces bases, les responsables qualité conduisent des audits périodiques destinés à évaluer le respect des normes mises en place. Avant-vente et contrat clients Les processus d’avant-vente et contrats clients sont définis dans le SMQ. Avant toute proposition commerciale, un processus interne de décision de réponse ou non à l’appel d’offres du client est élaboré. En cas de décision favorable, une proposition technique et commerciale destinée aux clients fait l’objet de validations portant sur les aspects Les affaires sont pilotées par les chefs de projet. Des revues mensuelles sont organisées au niveau des opérations sur les principaux projets gérés au forfait ; elles portent sur l’examen de l’avancement technique du projet, les coûts et les revenus associés, la courbe de trésorerie et la marge à terminaison. Les analyses correspondantes sont reprises et présentées lors des revues régulières des affaires des business units auxquelles assistent notamment le Directeur général des opérations, le Directeur général délégué Finances, le Directeur du contrôle de gestion Groupe et le Directeur juridique & compliance. Ressources humaines, recrutement et gestion de la masse salariale Les besoins en ressources humaines sont déterminés et exprimés par les directeurs opérationnels. Les procédures de recrutement correspondantes sont définies et pilotées par les directions ressources humaines de chaque pays. Les enveloppes d’augmentations des rémunérations sont maîtrisées par entité opérationnelle et par pays et revues et validées Toute ouverture de compte client, en France, fait l’objet d’une enquête afin de s’assurer de la solvabilité du client (accompagnée d’une mise sous suivi permettant d’être alerté dès évolution majeure de ladite solvabilité). L’intégralité des comptes clients est intégrée dans une procédure de recouvrement basée sur des scénarios de relance adaptés. Le Groupe utilise en France un logiciel de gestion des comptes clients et du recouvrement. Cette application intervient à différents niveaux dès l’émission de la facturation : prérelances avant échéance, relances, identification des retards de paiements, identification des litiges et techniques, économiques, juridiques et conformité. Réalisation du service et revue des projets en cours par l’équipe de direction. Procédures administratives Ventes

2.1.2.1 Organisation, responsabilités, modes opératoires, outils

ORGANISATION D’une manière générale, l’organisation du Groupe repose sur une forte décentralisation qui implique un degré élevé de délégation. La délégation des responsabilités opérationnelles, fonctionnelles et légales aux mandataires sociaux et aux managers d’Assystem appelle un dispositif de contrôle interne adapté à ce type d’organisation. Ainsi, la structure comme les systèmes d’informations que le Groupe a choisi de mettre en place contribuent efficacement au pilotage des activités dans le respect des principes de décentralisation et de délégation. Les délégations de pouvoirs et de responsabilités sont consignées par écrit après approbation par la direction. La procédure dite « Management Philosophy Rules & Requirements » décrit les différentes instances, procédures à respecter par les opérationnels. Cette procédure est applicable à l’ensemble du Groupe, elle est accessible par tous ses collaborateurs. RESPONSABILITÉS Les responsabilités confiées aux collaborateurs sont consignées par écrit au travers de descriptions de postes validées par la hiérarchie et supportées, le cas échéant, par des délégations de pouvoirs. Les descriptions de postes contribuent à clarifier la nature des tâches et transactions confiées, en mettant l’accent sur la nature et le mode de supervision et en intégrant dans la mesure du nécessaire la dimension du contrôle interne par le rappel des responsabilités liées au respect des procédures et de leurs mises à jour. Les délégations de pouvoirs décrivent le transfert permanent ou temporaire des responsabilités et concernent en particulier les fonctions impliquées dans les transactions financières (exécution et autorisation d’investissements, limites fixées en matière d’achats, règlements fournisseurs, etc.). Les pouvoirs bancaires mis en place localement doivent ensuite refléter au plus juste les délégations accordées. L’adéquation des ressources aux objectifs assignés constitue un aspect essentiel pour le Groupe, en raison notamment du niveau de rotation du personnel. À ce titre, les directions des ressources humaines jouent un rôle clé pour garantir une telle adéquation. En accord avec les départements opérationnels, elles définissent les plans de formation du personnel et coordonnent les revues annuelles de performances qui permettent de faire le point sur les réalisations de l’année écoulée, de définir les objectifs pour l’année suivante et d’identifier les compétences à acquérir ou à renforcer.

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ASSYSTEM

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018