Assystem - Document de référence 2016

RAPPORTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les différents risques ainsi évalués sont positionnés sur une cartographie à deux axes (impact et probabilité) qui permet de les hiérarchiser comme suit : ● probabilité forte/impact fort : risques prioritaires qui requièrent l’attention et un suivi par le conseil d’administration. Ces risques sont placés sous la responsabilité directe d’un ou plusieurs membres du conseil d’administration, chargés de s’assurer de l’existence d’un plan d’actions et de l’efficacité des mesures qui en découlent en terme de réduction effective du niveau du risque ; ● probabilité forte/impact faible à moyen : risques qui requièrent une information régulière auprès du conseil d’administration afin qu’il dispose d’une assurance raisonnable sur le bon fonctionnement des contrôles destinés à réduire la possibilité que les risques surviennent ; ● probabilité faible à moyenne/impact faible à moyen : risques qui requièrent une information régulière auprès du conseil d’administration afin qu’il dispose d’une assurance raisonnable sur le bon fonctionnement des contrôles destinés à réduire l’impact en cas de survenance des risques ; ● probabilité faible/impact faible : risques non prioritaires qui requièrent une information périodique auprès du conseil d’administration afin qu’il dispose d’une assurance raisonnable sur le bon fonctionnement des contrôles destinés à contenir les risques dans cette catégorie ou à les faire disparaître totalement. 8.1.3.3.4 ACTIVITÉS DE CONTRÔLE PROPORTIONNÉES AUX ENJEUX Compte tenu du degré élevé de décentralisation du Groupe et en vertu des principes de délégation en place, les contrôles sont définis par le management des filiales dans le respect des lignes directrices du dispositif de contrôle interne que la direction générale a fixées. Les contrôles ainsi définis ont pour but principal de réduire les risques majeurs auxquels le Groupe est confronté. Les catégories essentielles de contrôles concernent les aspects suivants : ● autorisation des contrats : le Groupe a établi des principes de délégation qui donnent pouvoir aux managers appropriés d’autoriser les contrats. Ces contrôles couvrent les phases successives du contrat : ● revue des contrats : la direction juridique assure une revue indépendante des contrats significatifs avant que ceux-ci n’entrent en application. En particulier, la direction juridique est responsable de la définition des conditions générales de service qui figurent également sur les factures émises et adressées aux clients ; ● gestion des temps et facturation : chaque filiale exerce un contrôle des temps saisis au sein des applications prévues à cet effet. Les contrôles réalisés permettent de s’assurer du bien-fondé de l’affectation des temps aux projets en cours et de déclencher la facturation clients ; ● paiements : le Groupe a mis en place le principe de double signature des moyens de paiement. Dans le respect de ce principe, la Société définit ● sélection des appels d’offres, ● réponse aux appels d’offres, ● définition des taux de facturation et tarification, ● avenants ;

les seuils d’autorisation de dépense des filiales en fonction des catégories de signataires autorisés. L’outil de communication bancaire sécurisé swaps garantit le respect de ce principe. Pour renforcer la supervision et le contrôle de certaines filiales éloignées géographiquement, la trésorerie du Groupe reçoit le détail mensuel des dépenses réalisées afin d’assurer un contrôle a posteriori de ces dernières ; ● budget et révisions budgétaires : chaque filiale présente le budget qu’elle a établi pour l’exercice en cours. La présentation est faite notamment en présence de membres de la direction générale qui autorisent les budgets. Les révisions budgétaires préparées en cours d’exercice suivent la même procédure ; ● résultats et reportings périodiques : les résultats périodiques sont remontés mensuellement via l’outil de reporting et de consolidation (LINK). La direction financière du Groupe assure une revue critique de ces résultats et obtient tout complément d’information nécessaire à leur bonne compréhension auprès des différentes filiales. Le Groupe attache par ailleurs une importance particulière à l’existence de séparation des tâches appropriée pour renforcer les contrôles qui concernent les transactions critiques, notamment les paiements. Pour les structures de petite taille, la séparation des tâches trouve parfois une limite naturelle liée à l’organisation. Dans ce cas, des contrôles spécifiques sont mis en place et prennent essentiellement la forme d’une supervision accrue de la part du management qui assure une revue indépendante des transactions critiques pour contrôle et autorisation. 8.1.3.3.5 SURVEILLANCE PERMANENTE DU DISPOSITIF ET EXAMEN RÉGULIER DE SON FONCTIONNEMENT Le pilotage du processus de contrôle interne est une des responsabilités fondamentales du conseil d’administration, du comité d’audit, des directions fonctionnelles du Groupe ainsi que des directions opérationnelles. La direction générale définit les principes généraux en matière de contrôle interne et s’assure de leur correcte application au sein du Groupe. Le comité d’audit examine à la fois les principaux états relatifs aux comptes et ceux concernant le contrôle interne. L’appréciation du contrôle interne est aussi effectuée par les directions locales (directeurs généraux et directeurs financiers) à travers les lettres d’affirmation qu’ils établissent en vue d’attester le respect des procédures relatives à la préparation des états financiers et autres informations fournies dans le cadre de la préparation des comptes annuels. 8.1.3.3.6 PLAN D’ACTIONS 2017 Le Groupe inscrit le contrôle interne dans le cadre d’un plan de progrès permanent dans le but d’améliorer l’efficacité opérationnelle des processus. À ce titre, le plan d’actions défini pour l’exercice 2017 intègre la revue prioritaire des filiales récemment acquises sur le plan financier, juridique et systèmes d’informations.

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À Paris, le 7 mars 2017 Dominique Louis Président du conseil d’administration

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