ASSYSTEM_DOCUMENT_REFERENCE_2017

RAPPORT DE GESTION

PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUES MISES EN PLACE PAR LA SOCIÉTÉ RELATIVES À L’ÉLABORATION ET AU TRAITEMENT DE L’INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIÈRE

Standards) à partir des données comptables élaborées sous la responsabilité des dirigeants des unités opérationnelles. Les points particulièrement significatifs pour l’entreprise font l’objet de travaux centralisés. Ainsi, le test régulier de la valeur des actifs détenus par la Société, et les traitements comptables relatifs aux cessions ou acquisitions d’actifs ou de titres sont revus au niveau de la direction financière du Groupe. Comptabilité La direction financière Groupe assure la coordination des travaux de clôture comptable et diffuse lorsque cela est nécessaire des notes et instructions à l’ensemble des entités consolidées. En outre, elle rencontre régulièrement les commissaires aux comptes afin de leur présenter les opérations particulières et significatives de l’exercice et les options retenues dans le cadre des normes comptables en vigueur. Financements et trésorerie Le Groupe a mis en place une gestion centralisée de la trésorerie et des placements, au moyen d'un cash pooling et d'un dispositif de TMS (Treasury Management System) pour les entités établies dans la zone euro et par la mise en œuvre d’autres modalités de centralisation de trésorerie pour les autres entités. La politique de gestion de la trésorerie est définie annuellement par le conseil d’administration et vise à garantir la liquidité et la sécurité des placements. Les couvertures de change et de taux et ses contreparties de couvertures sont centralisées chez Assystem SA. Le nombre d’organismes bancaires est réduit. En ce qui concerne la gestion des flux, le Groupe a choisi Swift Net pour sécuriser sa communication bancaire. Couplée à son logiciel de gestion de trésorerie en mode Saas, cette solution permet d’optimiser la gestion centralisée quotidienne de la trésorerie du Groupe, et de minimiser les risques financiers en proposant une solution de gestion entièrement intégrée pour la trésorerie et les paiements. Le Groupe suit la trésorerie réelle et prévisionnelle de chaque filiale, quotidiennement dans la zone euro et mensuellement dans les autres zones. Les revues correspondantes portent notamment sur les prévisions relatives aux principaux flux opérationnels, financiers et d’investissement. Le Groupe a déployé sur l’essentiel des entités consolidées du Groupe un outil web de consolidation, de reporting et d’analyse des flux de trésorerie qui permet de répondre spécifiquement à des besoins très opérationnels : ● construire et structurer le pilotage d’une prévision de trésorerie « glissante » et actualisée ; ● harmoniser et simplifier les processus de reporting et de collecte des données ; ● analyser pour une période déterminée les écarts constatés entre le réel et le prévisionnel ; ● appréhender simplement d’autres problématiques résultant de l’activité du Groupe (cash pooling, flux, multiplicité de devises, identification des flux cash et non cash). Engagements financiers Les engagements financiers – y compris les engagements hors bilan – font l’objet d’une approbation préalable. Par ailleurs, les unités

opérationnelles font le recensement de l’ensemble de leurs engagements reçus et donnés dans le cadre du processus de clôture des comptes. Investissements Une procédure d’autorisation d’investissement est appliquée à l’ensemble des filiales du Groupe et porte sur toutes les catégories d’investissements. Compte tenu de l’activité du Groupe, les investissements sont limités et concernent essentiellement les équipements informatiques et logiciels. Cessions-acquisitions L’identification des cibles d’acquisition et leur préqualification sont initiées par une direction dédiée et/ou les directions opérationnelles concernées, puis sont validées par la direction générale et la direction financière. À l’issue des audits opérationnel, financier, RH, fiscal et juridique, dont l’objet est de valider l’adéquation des cibles au business model, les performances financières et l’identification des risques éventuels, les dossiers d’acquisition sont présentés au conseil d’administration pour approbation. Les sociétés acquises sont immédiatement intégrées dans les process de reporting opérationnel et de gestion du Groupe. Selon leur taille, les systèmes d’information du Groupe sont déployés pour garantir la fiabilité des informations. Les projets de cessions d’actifs ou de titres sont validés par le conseil d’administration et la direction générale et font l’objet d’une gestion et d’un suivi au niveau Groupe, en liaison avec les directions opérationnelles concernées. Litiges Le suivi et le reporting des litiges d’Assystem SA et de ses filiales sont assurés en permanence par la direction juridique du Groupe en liaison avec les juristes des directions opérationnelles et/ou pays. Un reporting trimestriel est mis en place en France, l’impact financier potentiel de ces litiges est étudié par les directeurs financiers de chaque direction opérationnelle et, en tant que de besoin, par la direction financière Groupe. Communication des résultats L’élaboration et la validation des communiqués de presse et présentation investisseurs concernant la présentation des résultats du Groupe sont régies par une procédure spécifique impliquant la direction générale du Groupe, la direction financière, la direction de la communication, et les commissaires aux comptes. Les projets de communication financière sont soumis au comité d’audit et au conseil d’administration. Le Groupe met en œuvre tous les moyens raisonnables pour fournir une information régulière, fiable, claire et transparente à ses actionnaires, ainsi qu’aux analystes financiers. L’information est assurée par des communiqués diffusés dans la presse, par la publication trimestrielle du chiffre d’affaires du Groupe et par la publication semestrielle et annuelle de ses résultats. Le Groupe organise deux fois par an des réunions « SFAF », à l’occasion de la publication de ses résultats, et quatre fois par an des conférences téléphoniques à l’occasion de la publication du chiffre d’affaires trimestriel.

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