RUBIS_DOCUMENT_REFERENCE_2017

5 RESPONSABILITÉ SOCIALE, ENVIRONNEMENTALE ET SOCIÉTALE (RSE) Informations sociétales

• d’une évaluation des risques de conformité intégrée à la démarche d’analyse des risques duGroupe : chaque filiale du Groupe renseigne tous les ans une cartographie des risques , incluant depuis 2016 une rubrique « conformité » ; • des modèles de clauses anti-corruption à insérer dans les conditions générales d’achat et de vente ou les contrats commerciaux de long terme, ainsi que dans les contrats d’acquisition et les contrats de partenariat (JV) ; • des campagnes de sensibilisation aux règles éthiques et anti-corruption au niveaude toutes les filialesduGroupepour les collaborateurs exerçant des fonctions sensibles. Une première campagne a été menée auprès de l’ensemble des responsables de filiales dès 2015. Une seconde campagne à destination des collaborateurs exerçant des fonctions sensibles a été conduite en 2017 ; • un dispositif de contrôle interne comptable : la vérificationde l’application des principales règles éthiques et anti- corruption du Groupe est intégrée au dispositif de contrôle interne des risques détaillé au chapitre 4, section 4.2.3. Un renforcement de la prise en compte des risques extra-financiers dans les missions d’audit interne est en cours. S’agissant des procédures de lutte contre la corruption et la fraude interne, les pouvoirs d’engagement des dirigeants (selon le budget annuel validé en Comité de Direction) nécessitent souvent, chez Rubis Énergie, une double, voire une triple signature en banque, ce qui permet de contrôler les dépenses d’investissements ou celles, importantes, qui dépassent un seuil fixé par la Direction Générale. Chez Rubis Terminal, toutes les dépenses d’engagement sont signées par le Directeur Général Finance. L’ensemble des cadres est sensibilisé à cette problématique et une procédure de contrôle de sélection des fournisseurs imposant un comparatif technico-économique systématique, ainsi qu’une double signature lors des passages de commande, est mise en place. Rubis a mis en place une organisation conformité qui initie le développement du dispositif anti-corruption et soutient son déploiement : • un poste de Responsable Conformité & RSE , rattaché à la Secrétaire Générale de Rubis, a été créé en 2017, avec pour mission principale de proposer les politiques et procédures du Groupe en

matière d’éthique et de conformité et d’accompagner, en lien avec les entités, leur déploiement et mise en œuvre dans toutes les entités du Groupe ; • des Référents Conformité sont progressivement nommés dans les filiales afin de veiller localement à la bonne compréhension et à l’application de la politique anti-corruption. Le Groupe est engagé dans une démarche de progrès continu et complète sondispositif de prévention de la corruption en fonction de l’évolution des législations, en particulier la loi française relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite loi Sapin 2, et des bonnes pratiques. Lutte contre la fraude Le risque principal de fraude interne porte sur le vol ou détournement de produit. Le Groupe a donc établi depuis plusieurs années des mesures strictes de contrôle des volumes de produits (telles que l’automatisation des postes de transfert pour éviter au maximum les interventions humaines, les vérifications des écarts de stocks ou la mise à niveau des systèmes de contrôle). Enfin, la recrudescence des tentatives de fraude externe (escroqueries au président, intrusions informatiques) a incité le Groupe à renforcer sa campagne d’information en vue de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs susceptibles d’être sollicités (fonctions comptables, financières ou juridiques) pour lutter plus efficacement contre ce type de fraude. Les principaux fournisseurs des filiales de Rubis sont des fournisseurs de matériel et des prestataires de service, principalement en logistique (transport, travaux). Politique d’achat responsable Le Code éthique notifie que les collabora- teurs ont une mission de contrôle et veillent, dans ce cadre, à la bonne application par les tiers des standards du Groupe lorsqu’ils interviennent sur ses sites. Si la situation l’exige, ils doivent mener des actions de sensibilisation ou de formation et, en cas de manquement aux règles éthiques, en avertir leur hiérarchie. Par ailleurs, le Code éthique précise que les filiales du Groupe imposent aux prestataires externes avec lesquels elles travaillent 5.3.1.2 EXIGENCES ENVERS LES SOUS-TRAITANTS ET FOURNISSEURS

(fournisseurs, sous-traitants, partenaires industriels ou commerciaux) de respecter les standards internes relatifs à la sécurité, la protection de l’environnement et le respect des personnes notamment. Toute constatation de manquement aux standards éthiques du Groupe doit être communiquée au supérieur hiérarchique et/ou à la Direction de la filiale ou de l’établissement dans les meilleurs délais. Enfin, dans le but d’éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêts, le Code éthique stipule qu’un collaborateur ne doit pas (i) prendre d’intérêts significatifs chez un fournisseur ou un de ses proches ou membre de sa famille faisant partie d’une entreprise ou d’un groupe avec lequel Rubis a des intérêts contraires et (ii) accepter de cadeau ou d’invitation non conforme aux L’exécution des prestations, ainsi que les fournitures utilisées sur les sites industriels de Rubis Terminal sont encadrées par la politique sociale et environnementale du Groupe (cf. section 5.2.1). Les filiales de Rubis intègrent les questions de santé, sécurité et environnement dans le processus de sélection des solutions proposées par leurs fournisseurs, lorsque ces derniers interviennent sur leurs installations. Elles privilégient ainsi les pratiques qui réduisent les consommations d’énergie ou les productions de déchets, tout en garantissant des niveaux de sécurité optimaux. C’est ainsi le cas du choix du chauffage par pompe à chaleur qui a été fait dans les nouveaux bâtiments construits par Rubis Terminal. Les contrats stipulent par ailleurs que les fournisseurs doivent respecter le Code du travail en vigueur et notamment la lutte contre le travail dissimulé et le respect de la réglementation sur le temps de travail. Les lignes directrices d’évaluation des tiers prévoient également l’évaluation du risque éthique lié à leurs principaux partenaires commerciaux, incluant les fournisseurs et prestataires. LeGroupe veille à ce que ses fournisseurs, qui sont généralement des sociétés d’envergure nationale ou internationale, soient certifiés dans la mesure du possible et respectent les réglementations contraignantes susceptibles de leur être imposées (transports dematières dangereuses, fabrications d’appareils à pression, etc.). règles du Groupe sur le sujet. Mesures d’engagement et de contrôle

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