QUADIENT // Document d'enregistrement universel 2021

FACTEURS DE RISQUES ET DISPOSITIFS DE CONTRÔLE INTERNE Dispositifs de contrôle interne et d’audit interne

Parallèlement à ces investissements, la fonction Digital continue de promouvoir la standardisation de nos systèmes d’information en adoptant des normes mondiales et en s’appuyant sur des processus d’audit et de conformité, ce qui permet d’obtenir des systèmes de meilleure qualité, avec une réduction des risques et des coûts opérationnels. La gestion globale des risques garantit l’évaluation et l’atténuation permanentes des principaux risques opérationnels. La sécurité de l’information reste un axe majeur pour Quadient. Dans le cadre du déploiement des nouvelles solutions SaaS, ce besoin de sécurité est encore accru. Dans cette optique, Quadient a mis en place une organisation de la sécurité de l’information qui permet de se focaliser sur les solutions, les activités du groupe et l’utilisation des données personnelles. Cette approche spécialisée permet de s’assurer que des capacités dédiées sont mobilisées là où la sécurité compte le plus : la sécurité des clients et des collaborateurs et la protection des données personnelles qui nous sont confiées. Pour la deuxième année consécutive, la sécurité de l’information est l’un des trois principaux domaines d’investissement de la fonction Digital. L’objectif est d’améliorer les capacités de protection, de détection, de réponse et de récupération, de démontrer des pratiques efficaces qui ont permis le renouvellement de l’assurance CyberSecurity. Au cœur des systèmes d’information, la gestion des données est primordiale. À ce titre, Quadient s’assure que la gestion des données des collaborateurs et des clients est conforme à la réglementation RGPD et autres réglementations similaires. Chaque filiale du Groupe est dotée d’une équipe placée sous la responsabilité d’un directeur financier, membre du Comité de direction de la filiale. Incluant une structure de contrôle de gestion, chaque équipe est responsable de l’élaboration des données comptables et de gestion dans le cadre du reporting mensuel. Les collaborateurs de la direction financière Groupe sont chargés d’identifier les changements dans les conditions d’exploitation, de façon à pouvoir prendre en compte leurs effets éventuels sur les pratiques comptables du Groupe. De plus, lors des revues opérationnelles régulières et de ses autres déplacements dans les filiales, la direction générale est informée des évolutions significatives locales. Le contrôle de gestion Groupe assure un rôle de coordination en ce domaine. L’information comptable et financière PRÉPARATION ET CONTRÔLE DE LA FIABILITÉ DES INFORMATIONS

LA CONSOLIDATION L’actuel

système informatisé de et de consolidation, déployé dans toutes les filiales consolidées du Groupe, permet un suivi homogène de l’ensemble des données budgétaires et des données de gestion, un gain dans les délais de production (grâce à une gestion automatique des calendriers des tâches, avec un système de rappel) et une amélioration de la précision des informations de consolidation. Ainsi, grâce aux éléments d’analyse transmis par les départements de contrôle de gestion des filiales via l’outil et revus par le management local, le directeur financier Groupe dispose en permanence des informations permettant d’expliquer d’éventuels écarts au niveau du reporting consolidé. Pour assurer la fiabilité et l’intégrité des informations de reporting et de consolidation, le nombre de licences d’accès au système d’information est limité à un nombre restreint par filiale. De plus, ce système permet un suivi des indicateurs de gestion ; il permet également de produire des statistiques commerciales et marketing pour les filiales. LA TRÉSORERIE ET LE FINANCEMENT L’équipe financière de Quadient S.A. gère la trésorerie du Groupe de façon centralisée. Dans un souci de réduction de l’exposition aux risques, des procédures sont en place, notamment sur la gestion du change et des taux d’intérêt, la centralisation automatique de la trésorerie ( cash pooling ) et l’optimisation des financements. PREVISIONS Quadient fournit à ses actionnaires des informations sur ses prévisions à moyen terme. Ces prévisions sont formulées sur la base du plan sur trois ans du Groupe. Elles tiennent compte des conditions du marché au début de l’exercice 2021, à savoir l’environnement concurrentiel et les conditions économiques dans les pays où le Groupe opère. Si ces conditions de marché et de concurrence venaient à changer de façon significative, le Groupe ne pourrait pas garantir la réalisation de ses prévisions. reporting

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