QUADIENT // Document d'enregistrement universel 2021

4 FACTEURS DE RISQUES ET DISPOSITIFS DE CONTRÔLE INTERNE Dispositifs de contrôle interne et d’audit interne

Les procédures sont disponibles sur une section de l’Intranet du Groupe dédiée au contrôle interne qui permet une meilleure diffusion des procédures, qui facilite la communication en fournissant des informations relatives au contrôle interne, à l’audit, au département juridique et à la trésorerie. Chaque nouvelle procédure ou actualisation d’une procédure existante est communiquée électroniquement au responsable de chaque filiale. Chaque filiale organise la communication interne des procédures et s’assure qu’elles sont mises en œuvre et appliquées par les salariés. L’implication très régulière de la direction générale dans l’activité opérationnelle des filiales permet d’aborder rapidement les éventuels dysfonctionnements identifiés et de réagir avec efficacité par la mise en place des plans d’action adéquats. De plus, le département d’audit interne réalise des audits croisés pour renforcer ces contrôles. L’intégration de nouveaux métiers et le tournant stratégique que le Groupe a pris ces dernières années, a mené celui-ci à redéfinir ses valeurs afin de refléter au mieux son identité organisationnelle : PRINCIPES D’ÉTHIQUE DU GROUPE Quadient considère également qu’il est essentiel de mener ses activités de manière éthique et responsable pour assurer sa croissance et sa réussite dans la durée. Le Code d’éthique de l’entreprise énonce les principes d’éthique et de conduite des affaires qui aident chacun de ses salariés à agir avec intégrité et éthique, ainsi que les meilleures pratiques et politiques à même de renforcer la réputation de l’entreprise. En résumé, ce Code d’éthique témoigne de l’importance d’agir selon ce que nous estimons être juste. Il couvre les sujets suivants : Droits de l’Homme, collaborateurs, éthique des affaires, relations commerciales, actifs Quadient et tiers, citoyenneté et engagement responsable. Il compte également des recommandations utiles pour ancrer le Code éthique dans la culture d’entreprise de Quadient et tient compte des nouvelles valeurs « EPIC » ( Empowerment, Passion, Inspiration et Community ). Quadient demande à tous ses collaborateurs, quel que soit leur rôle, fonction ou entité, de respecter ce Code d’éthique. À ce titre, chaque collaborateur est tenu de suivre la formation dédiée et d’adhérer au Code d’éthique. En 2021, 67 des collaborateurs ont reçu une formation sur le Code d’éthique et 66 ont adhéré au Code. Le Code d’éthique est disponible sur l’Intranet (WeShare) et sur le site Web de l’entreprise dans les langues suivantes : français, anglais, néerlandais, allemand, italien, espagnol, japonais et tchèque. Référentiel éthique

les éventuels sujets de conformité et les signalements reçus, les enquêtes et les plans de remédiation. Ce Comité conseille le Comité exécutif pour définir les orientations et les priorités de conformité de Quadient. Le Vice-Président RSE et conformité rend compte de l’avancement du programme de conformité via des rapports et des mises à jour trimestriels au directeur de la transformation, au directeur financier et au directeur général de la société. En 2021, ces mises à jour comprenaient des projets d’amélioration, tels que les contrôles d’intégrité des tiers, le lancement du nouveau Code de conduite des partenaires commerciaux, la révision de certaines politiques d’entreprise et la mise en place d’une plateforme GRC. DISPOSITIF MIS EN PLACE DANS LE CADRE DE LA LOI SAPIN 2 Quadient est pleinement engagé dans la lutte contre la corruption et a pris des engagements clairs dans le cadre de son engagement dans le cadre de son adhésion au Pacte mondial des Nations Unies. Le Groupe applique des principes stricts qui sont inscrits dans son Code éthique et sa politique globale de lutte contre la corruption et le trafic d’influence. Le programme de la Société s’articule autour des thématiques suivantes : le Code d’éthique ; ● la cartographie annuelle des risques de corruption ; ; ● la sensibilisation et la formation des personnes ● exposées et de l’ensemble des collaborateurs les dispositifs de contrôle ; ● les procédures comptables ; ● la diligence raisonnable et les procédures d’évaluation ● des tiers ; le régime disciplinaire ; ● le dispositif et le système d’alerte professionnelle. ● Dans ce contexte, la Société a continué d’améliorer et de renforcer ses processus et ses outils. Ainsi, en 2021, la Société a révisé et complété sa politique de lutte contre la corruption et les pots-de-vin, mis à jour l’analyse des scénarios de risque sur la corruption et les pots-de-vin, mis en place une procédure de connaissance des tiers avec une attention particulière pour les distributeurs commerciaux, mais aussi la mise en place d’une diligence raisonnable pour les fournisseurs et les associations bénéficiant de dons ou d’actions de sponsoring. Le dispositif d’alerte de la Société a également été étendu à l’ensemble des tiers. Des actions de formation ont été menées à destination des collaborateurs les plus exposés à ces risques et des équipes juridiques et de conformité. La conformité et le contrôle interne et l’audit interne travaillent en étroite collaboration pour mettre en œuvre les contrôles requis tels que la déclaration annuelle de conflit d’intérêts.

Les systèmes d’information

COMITÉ D’ÉTHIQUE ET DE CONFORMITÉ

La principale priorité de la fonction Digital reste l’harmonisation des processus et systèmes mondiaux, soutenue par des investissements dans les systèmes ERP, CRM et HCM. En outre, elle investit dans des plateformes de centre de contact et de commerce électronique afin d’améliorer les interactions avec les clients.

En matière de gouvernance, un Comité d’éthique et de conformité, présidé par le Vice-Président RSE et conformité et composé du directeur des ressources humaines, du directeur juridique et du Vice-Président de l’audit interne se réunit en tant que de besoin pour gérer

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DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2021