QUADIENT // Document d'enregistrement universel 2021

DÉCLARATION DE PERFORMANCE EXTRA-FINANCIÈRE Informations sociales, sociétales et environnementales

Promouvoir une culture d’intégrité et de conduite éthique par le biais du programme de conformité de Quadient

En tant que signataire du Pacte Mondial des Nations Unies (Global Compact) , Quadient s’efforce chaque jour de mener ses activités selon les normes les plus élevées de professionnalisme et d’intégrité. La direction générale de Quadient s’engage à respecter l’ensemble des lois applicables, à appliquer les normes éthiques énoncées dans le Code d’éthique et les politiques de l’entreprise, à favoriser une culture d’excellence et d’intégrité en sensibilisant ses employés, en leur dispensant des formations adaptées, en communiquant de manière pertinente et en faisant respecter le programme d’éthique et de conformité dans l’ensemble de l’organisation. ORGANISATION ET GOUVERNANCE L’équipe Conformité est dirigée par le Vice-Président RSE et Conformité, qui est directement rattaché au Directeur de la transformation, agissant également en tant que membre du Comité exécutif de l’entreprise. L’équipe Conformité est organisée autour : d'un centre d’excellence qui établit les politiques et les ● normes à l’échelle de l’entreprise et supervise les différents risques et mesures de contrôle, ainsi que les activités transversales clés telles que la formation ; d'équipes dédiées à chaque activité, région et autres ● fonctions support. L'équipe Conformité travaille quotidiennement à l’exécution d’un programme unifié d’éthique et de conformité à l’échelle de Quadient, à travers notamment les activités suivantes : veille réglementaire, identification des risques liés à la conformité et des opportunités, suivi et accompagnement de la mise à jour des politiques de conformité, gestion des systèmes de gestion intégrés (SGI) de Quadient, mise en œuvre des processus et mesures de contrôle pour améliorer l’activité de l’entreprise, examen de tout problème de conformité et mise en place de tout plan d’actions correctif associé, enquête sur tout problème de conformité et soutien de la mise en œuvre de tout plan d’actions correctif associé et, le cas échéant, audit de la conformité des équipes de Quadient. En matière de gouvernance, un Comité d’Ethique et de Conformité, présidé par le Vice-Président RSE et Conformité et composé du Directeur des ressources humaines, du Directeur juridique et du Vice-Président de l’audit interne se réunit si nécessaire pour gérer les éventuels sujets de conformité et les signalements reçus, les enquêtes et les plans de remédiation. Ce Comité conseille le Comité exécutif afin de définir les orientations et les priorités en matière de conformité au sein de Quadient. Le Vice-Président RSE et Conformité rend compte de l’avancement du programme de Conformité via des rapports et des mises à jour trimestriels au Directeur de la transformation, au Directeur financier et au Directeur général de l’entreprise. En 2021, ces mises à jour comprenaient des projets d’amélioration, tels que les contrôles d’intégrité des tiers, le lancement du nouveau Code de conduite des partenaires commerciaux, la révision de certaines politiques d’entreprise et la mise en place d’une plateforme GRC (Gouvernance, Risques et Conformité).

LE CODE D’ÉTHIQUE Quadient considère qu’il est essentiel de mener ses activités de manière éthique et responsable pour assurer sa croissance et sa réussite dans la durée. Le Code d’éthique de l’entreprise énonce les principes d’éthique et de conduite des affaires qui aident chacun de ses salariés à agir avec intégrité et éthique, ainsi que les meilleures pratiques et politiques à même de renforcer la réputation de l’entreprise. En résumé, ce Code d’éthique témoigne de l’importance d’agir selon ce que Quadient estime être juste. Il couvre les sujets suivants : droits de l’homme, collaborateurs, éthique des affaires, relations commerciales, actifs Quadient et tiers, citoyenneté et engagement responsable. Il compte également des recommandations utiles pour ancrer le Code d’éthique dans la culture d’entreprise de Quadient et tient compte de ses nouvelles valeurs « EPIC » ( Empowerment , Passion, Inspiration et Communauté). Quadient demande à tous ses collaborateurs, quel que soit leur rôle, fonction ou entité, de respecter ce Code d’éthique. À ce titre, chaque collaborateur est tenu de suivre la formation dédiée et d’adhérer au Code d’éthique. En 2021, 67 des collaborateurs ont reçu une formation sur le Code d’éthique et 66 ont adhéré au Code. Le Code d’éthique est disponible sur l’Intranet ( WeShare ) et sur le site Web de l’entreprise dans les langues suivantes : français, anglais, néerlandais, allemand, italien, espagnol, japonais et tchèque. Chaque entité met le Code à disposition de ses collaborateurs sur son Intranet local ou en leur distribuant une version imprimée. Il est également disponible sur le site web de l’entreprise. POLITIQUES ET PRATIQUES DE CONFORMITÉ DE QUADIENT En 2021, Quadient a mis en place une plateforme GRC (Gouvernance, Risques et Conformité) pour aider l’organisation à déployer son cadre et ses mesures de contrôle de la conformité. Cette plateforme permet de gérer l’évaluation des risques, la conformité aux normes et standards auxquels l’entreprise a souscrit (par exemple les normes ISO, CMMI, HITRUST, etc.), la communication à tous les collaborateurs au regard des politiques et procédures de Quadient et la gestion des audits et des actions correctives. Sur la base de l’évaluation des risques de conformité de Quadient, des politiques, procédures et pratiques ont été mises en œuvre afin de contrôler ces risques et ainsi éviter les manquements ou les violations de conformité. Les principaux éléments sont décrits ci-dessous.

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DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2021