QUADIENT - Document d'enregistrement universel 2020

4 FACTEURS DE RISQUES ET DISPOSITIFS DE CONTRÔLE INTERNE Dispositifs de contrôle interne et d’audit interne

L’audit interne

Le dispositif de contrôle interne est organisé autour de trois lignes de défense : une première ligne composée des responsables ● opérationnels qui doivent communiquer et faire appliquer les procédures Groupe dans leurs entités respectives ; une deuxième ligne composée des différents ● départements fonctionnels : finance, qualité, gestion des risques, contrôle interne, juridique et ressources humaines ; une troisième ligne composée de l’audit interne. ● Un recueil de procédures a été mis en place. Il couvre les domaines suivants : processus budgétaire, de consolidation et de reporting ; ● investissements et gestion des actifs ; ● trésorerie ; ● communication (incluant la communication aux ● marchés et à la presse) ; finance et principes comptables ; ● légal ; ● conflits d’intérêts ; ● politique anti-fraude ; ● Code d’éthique ; ● manuel d’assurance ; ● procédure relative aux ressources humaines. ● Chaque nouvelle procédure ou actualisation d’une procédure existante est communiquée électroniquement au responsable de chaque filiale. Chaque filiale organise la communication interne des procédures et s’assure qu’elles sont mises en œuvre et appliquées par les salariés. Les procédures sont accessibles en permanence sur l’Intranet dédié au contrôle interne du Groupe. L’implication très régulière de la Direction Générale dans l’activité opérationnelle des filiales permet d’aborder rapidement les éventuels dysfonctionnements identifiés et de réagir avec efficacité par la mise en place des plans d’action adéquats. De plus, le département d’audit interne réalise des audits croisés pour renforcer ces contrôles. Un Intranet dédié au contrôle interne permet une meilleure diffusion des procédures, facilite la communication en fournissant des informations relatives au contrôle interne, à l’audit, au département juridique et à la trésorerie. Un questionnaire d’auto-évaluation relatif au contrôle interne est régulièrement mis à jour sur la base des objectifs de contrôle défini dans le Cadre de Référence de l’AMF. Il tient compte des spécificités du groupe Quadient. Il permet d’orienter le plan d’audit.

Les missions d’audit interne suivent les principales normes de travail qui sont : une lettre décrivant le périmètre d’audit ; ● une réunion de lancement avec le management local ; ● une réunion de clôture suite à l’audit ; ● l’envoi d’un premier rapport par les auditeurs ; ● la réponse des entités auditées avec un plan d’action ● spécifique pour chaque point d’audit (responsable, descriptif du plan d’action et date de réalisation) ; l’envoi du rapport final au managing director , au ● Directeur Financier Groupe, au Directeur Général, ainsi qu’au Directeur de zone ; le suivi trimestriel des points d’audit à travers une ● communication au Directeur de zone et une revue lors des revues opérationnelles. Lors de l’exercice 2020, deux types d’audits ont été effectués : l’audit « général » : audits couvrant l’ensemble des ● aspects du contrôle interne ont eu lieu. Ils couvrent l’ensemble des thèmes abordés dans le questionnaire d’autoévaluation ; l’audit « thématique » : audits sur une thématique ● précise. Du fait de la crise sanitaire, la plupart des audits internes ont été réalisés à distance en 2020. Malgré la situation, le plan d'audit a été clôturé. De plus, des sessions de formation pour les nouveaux auditeurs ont été effectuées en décembre 2017 en Europe. Au total, depuis 2009, les sessions de formation ont permis de former environ 65 collaborateurs ayant des fonctions complémentaires au sein du Groupe (Directeur Financier, contrôleur de gestion, comptable, Directeur qualité, Directeur Général, Directeur des relations investisseurs, Directeur des ressources humaines, etc.). Le plan d'audit 2021 a été présenté au Comité d’audit le 25 mars 2021. Il contient le planning d’audit qui est structuré autour d’une trentaine d’audits, dont des audits « généraux » et « thématiques » (chaque entité du Groupe étant auditée au moins tous les deux ans), et des audits sur les entités nouvellement acquises, ainsi que sur les unités de production et de leasing . Le plan d'audit tient compte de la nouvelle organisation par régions et par solutions majeures. Il couvre tous les domaines. De plus, comme les années précédentes, des actions de recrutement et de formation seront réalisées à destination notamment des collaborateurs du département financier qui intégreront l’audit interne afin d’effectuer un à plusieurs audits croisés durant l’exercice. Quadient a en effet retenu un système d’audits prévoyant la réalisation d'audits au niveau des filiales par des collaborateurs d’une autre filiale ou du siège, sous la responsabilité du Directeur du contrôle interne Groupe, et ce, dans un but d’échange de bonnes pratiques.

98

DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020