QUADIENT - Document d'enregistrement universel 2019

4 FACTEURS DE RISQUES ET DISPOSITIFS DE CONTRÔLE INTERNE Dispositifs de contrôle interne et d’audit interne

Le Code d'éthique

Pour se conformer à cette loi, Quadient s’est assuré que : le Code d'éthique a été communiqué et compris par ● tous les employés ; des sanctions soient applicables en cas non-respect du ● Code d'éthique et en particulier pour tout ce qui touche la corruption et le trafic d’influence.

L’intégration de nouveaux métiers et le tournant stratégique que le Groupe a pris ces dernières années, a mené celui-ci à redéfinir ses valeurs afin de refléter au mieux son identité organisationnelle : PRINCIPES D’ÉTHIQUE DU GROUPE Le Groupe a mis en place un Code d'éthique qui a été publié début 2017. En s’appuyant sur les nouvelles valeurs du Groupe, ce Code a pour vocation d’expliciter les standards éthiques et les comportements clés que le Groupe souhaite promouvoir dans le cadre des relations qu’il entretient avec ses clients, ses fournisseurs, ses investisseurs, ses partenaires, et ses collaborateurs. Le Code d'éthique du Groupe pose ainsi les grands principes dont la déclinaison et le déploiement se font ensuite au niveau de chaque filiale. Il revient ensuite à chacune d’elles de le compléter par les rappels nécessaires concernant l’observation des cadres réglementaires locaux et des pratiques en vigueur. engagement vis-à-vis des collaborateurs (santé, ● sécurité au travail, diversité, équité, respect, développement personnel…) ; éthique des affaires : loi antitrust, conflits d’intérêts, ● corruption, délit d’initiés, gestion des relations et fournisseurs ; actifs du Groupe et des tiers : protection des actifs, ● information confidentielle et protection des données, droit de la propriété intellectuelle ; citoyenneté et engagement responsable. ● Un responsable a été nommé par domaine : engagements vis-à-vis des collaborateurs (ressources humaines Groupe), fraude, conflits d’intérêts (directeur contrôle interne), corruption et concurrence (directeur juridique Groupe), engagements citoyens et responsables (directeur qualité Groupe). Une procédure d’alerte a été mise en place selon ce même schéma. Le management opérationnel de chaque entité s’assure de la communication et de l’application de ce Code de bonne conduite. DISPOSITIF MIS EN PLACE DANS LE CADRE DE LA LOI SAPIN 2 La loi Sapin 2 entrée en vigueur le 1 er juin 2017 impose aux grandes entreprises de mettre en place un plan anticorruption dans toutes leurs filiales. Cette mise en place implique une adaptation du Code d'éthique pour définir et illustrer les actes et comportements répréhensibles sur le plan de la corruption ou du trafic d’influence. Ce Code a dès lors été intégré dans les règlements intérieurs. Le Code d'éthique touche les domaines suivants : respect des droits fondamentaux de l’homme ; ●

Les systèmes d’information

Au sein du département technologie et innovation, les équipes des systèmes d’information poursuivent l’harmonisation des ERP (1) /CRM (2) au sein du Groupe. Par ailleurs, en support du déploiement des offres en mode SaaS, la plateforme du Groupe a été enrichie afin de proposer des modèles de souscription aux clients. La sécurité des systèmes d’information est un axe majeur pour Quadient. Dans le cadre du déploiement des nouvelles solutions SaaS, ce besoin de sécurité est encore accru. Dans ce contexte, le Groupe a mis en place une structure dédiée dont la mission est d’assurer le déploiement de la politique de sécurité et à terme d’être conforme à l’ISO 27001 dans les structures commercialisant des offres digitales. Au cœur des systèmes d’information, la gestion des données est primordiale. Utilisant des technologies Big Data, Quadient développe des solutions permettant d’améliorer les opérations internes et apportant des solutions aux clients. Dans ce domaine, le Groupe veille à ce que la gestion des données relatives aux employés ou celles des clients soit en ligne avec la nouvelle réglementation RGPD, qui est entrée en vigueur en mai 2018. Afin de garantir cette conformité une structure dédiée a été mise en place en 2017 avec le support d’expert dans le domaine. Chaque filiale du Groupe est dotée d’une équipe placée sous la responsabilité d’un directeur financier, membre du Comité de direction de la filiale. Incluant une structure de contrôle de gestion, chaque équipe est responsable de l’élaboration des données comptables et de gestion dans le cadre du reporting mensuel. Les collaborateurs de la direction financière Groupe sont chargés d’identifier les changements dans les conditions d’exploitation, de façon à pouvoir prendre en compte leurs effets éventuels sur les pratiques comptables du Groupe. De plus, lors des revues opérationnelles régulières et de ses autres déplacements dans les filiales, la Direction Générale est informée des évolutions significatives locales. Le contrôle de gestion Groupe assure un rôle de coordination en ce domaine. L’information comptable et financière PRÉPARATION ET CONTRÔLE DE LA FIABILITÉ DES INFORMATIONS

(1)

Enterprise Resource Planning.

(2)

Customer Relationship Management.

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DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2019