NEOPOST - Document de référence 2018

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Facteurs de risques et dispositifs de contrôle interne

Dispositifs de contrôle interne et d’audit interne

L’audit interne Les missions d’audit interne suivent les principales normes de travail qui sont : une lettre décrivant le périmètre d’audit ; • une réunion de lancement avec le management local ; • une réunion de clôture suite à l’audit ; • l’envoi d’un premier rapport par les auditeurs ; • la réponse des entités auditées avec un plan d’action • spécifique pour chaque point d’audit (responsable, descriptif du plan d’action et date de réalisation) ; l’envoi du rapport final au managing director , au directeur • financier Groupe, au Directeur Général ainsi qu’au directeur de zone ; le suivi trimestriel des points d’audit à travers une • communication au directeur de zone et une revue lors des revues opérationnelles. Lors de l’exercice 2018, deux types d’audits ont été effectués : audit « général » : 19 audits couvrant l’ensemble des • aspects du contrôle interne ont eu lieu. Ils couvrent l’ensemble des thèmes abordés dans le questionnaire d’auto-évaluation ; audit « thématique » : 9 audits sur une thématique précise ; • De plus, des sessions de formation pour les nouveaux auditeurs ont été effectuées en décembre 2017 en Europe. Au total, depuis 2009, les sessions de formation ont permis de former environ 65 collaborateurs ayant des fonctions complémentaires au sein du Groupe (directeur financier, contrôleur de gestion, comptable, directeur qualité, Directeur Général, directeur des relations investisseurs, directeur des ressources humaines, etc.). Le plan d’audit 2019 a été présenté au Comité d’audit le 22 mars 2019 ; ce plan d’audit contient le planning d’audit qui est structuré autour d’une trentaine d’audits, dont des audits « généraux » et « thématiques » (chaque entité du Groupe étant auditée au moins tous les deux ans) et des audits sur les entités nouvellement acquises ainsi que sur les unités de production et de leasing . De plus, comme les années précédentes, des actions de recrutement et de formation seront réalisées à destination notamment des collaborateurs du département financier qui intégreront l’audit interne afin d’effectuer un à plusieurs audits croisés durant l’exercice. Neopost a en effet retenu un système d’audits consistant à effectuer les audits en filiales par des collaborateurs d’une autre filiale ou du siège sous la responsabilité du directeur du contrôle interne Groupe, et ce, dans un but d’échange de bonnes pratiques.

Le Code éthique touche les domaines suivants :

respect des droits fondamentaux de l’homme ; • engagement vis-à-vis des collaborateurs (santé, sécurité au • travail, diversité, équité, respect, développement personnel…) ; éthique des affaires : loi antitrust, conflits d’intérêts, • corruption, délit d’initiés, gestion des relations et fournisseurs ; actifs du Groupe et des tiers : protection des actifs, • information confidentielle et protection des données, droit de la propriété intellectuelle ; Un responsable a été nommé par domaine : engagements vis-à-vis des collaborateurs (ressources humaines Groupe), fraude, conflits d’intérêts (directeur contrôle interne), corruption et concurrence (directeur juridique Groupe), engagements citoyens et responsables (directeur qualité Groupe). Une procédure d’alerte a été mise en place selon ce même schéma. Le management opérationnel de chaque entité s’assure de la communication et de l’application de ce Code de bonne conduite. citoyenneté et engagement responsable. • Dispositif mis en place dans le cadre de la loi Sapin 2 La loi Sapin 2 entrée en vigueur le 1 er juin 2017 impose aux grandes entreprises de mettre en place un plan anticorruption dans toutes leurs filiales. Cette mise en place implique une adaptation du Code éthique pour définir et illustrer les actes et comportements répréhensibles sur le plan de la corruption ou du trafic d’influence. Ce Code a dès lors été intégré dans les règlements intérieurs. Pour se conformer à cette loi, le groupe Neopost s’est assuré que : le Code éthique a été communiqué et compris par tous les • employés ; des sanctions soient applicables en cas non-respect du • Code éthique et en particulier pour tout ce qui touche la corruption et le trafic d’influence.

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 / NEOPOST

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