NEOPOST_DOCUMENT_REFERENCE_2017

2

Rapport du Conseil sur le gouvernement d’entreprise

Les Comités

Elle permet aux administrateurs d’exercer pleinement leurs compétences et d’assurer l’entière efficacité de la contribution de chacun d’entre eux, dans le respect des règles d’indépendance, d’éthique et d’intégrité qui sont attendues de leur part. La charte de l’administrateur définit ainsi un certain nombre de principes au travers de huit articles : Article 1 – Administration et intérêt social ; • Article 2 – Respect des lois et des statuts ; • Article 3 – exercice des fonctions : principes directeurs ; • Article 4 – Indépendance et devoir d’expression ; • Article 5 – Indépendance et conflit d’intérêts ; • Article 6 – Intégrité, loyauté et devoir de discrétion ; • Article 7 – Professionnalisme et implication ; • Article 8 – Professionnalisme et efficacité. • Neopost a également formalisé un Code d'éthique qui est destiné à aider les collaborateurs et parties prenantes en apportant un cadre sur lequel s’appuyer dans les décisions et la conduite des activités. Il inclut ses propres références en termes d’exigences, de pratiques et offre des outils et ressources utiles à tous les collaborateurs du Groupe. De plus, un dispositif d’alerte interne a été mis en place aux USA afin d’identifier, de sanctionner et de prévenir le risque de réitération de conduites ou de situations contraires à la démarche éthique du groupe Neopost. Déontologie boursière En matière de déontologie boursière, le règlement intérieur définit les droits et les engagements des administrateurs, en insistant en particulier sur la confidentialité des informations recueillies et les restrictions en matière d’intervention sur le titre Neopost.

Les codes de déontologie boursière "initiés permanents" et "collaborateurs informés et initiés occasionnels" ont été révisés en 2017 afin de prendre en compte les réformes européennes, notament le règlement européen n° 596/2014 relatif aux abus de marché et la loi du 31 juin 2016 sur le système de répression des abus de marché. Ces codes de déontologie boursière définissent les règles d'interventions des mandataires sociaux, des collaborateurs informés et des initiés occasionels et précisent : rappel des lois et règlements en vigueur en matière de • déontologie boursière ainsi que les sanctions administratives et/ou pénales attachées ; définition des notions clés (information privilégiée, • collaborateurs initiés, etc.) ; rappel des obligations de confidentialité à la charge des • mandataires sociaux, collaborateurs informés et initiés occasionnels ; précisions sur les règles d’abstention de transaction • boursière en fournissant en annexe un calendrier des périodes au cours desquelles les transactions sur titres sont autorisées : calendrier des périodes rouges et vertes ; précisions, par souci de transparence et de prudence, sur • les obligations déclaratives auprès de l’Autorité des Marchés Financiers en fournissant en annexe un modèle type de déclaration ; rappel des dispositions particulières relatives aux • stock-options et aux actions gratuites. Chaque mandataire social, collaborateur initié signe une lettre d’engagement attestant avoir pris connaissance des règles de déontologie boursière et s’engage à en respecter les termes. La Direction Juridique est chargée de veiller au respect de la charte au sein du Groupe.

Les Comités

Comité des rémunérations

Indicateurs

2017

2016

Nombre de réunions

3

4

% moyen de participation

100 %

87,5 %

Nombre de membres

3 *

4 *

% d’administrateurs indépendants

100 %

75 %

Quatre jusqu’au 28 juillet 2017, puis trois. *

Le Conseil est assisté d’un Comité des rémunérations, composé de trois administrateurs indépendants. Il s’est réuni trois fois en 2017 avec un taux de participation de 100 %. La durée moyenne des réunions est d'une heure trente. Le Comité des rémunérations est composé de Catherine Pourre (Présidente), de Vincent Mercier et de Hélène Boulet-Supau, tous trois administrateurs indépendants et, jusqu'au 28 juillet 2017, de Jean-Paul Villot.

Les Comités des rémunérations sont précédés de réunions préparatoires entre le Président du Comité, le Directeur des Ressources Humaines Groupe et le cas échéant, le Président-Directeur Général. Le Président-Directeur Général peut participer aux travaux du Comité des rémunérations. Toutefois, lorsque les questions portent sur sa rémunération, ou sur tout autre sujet le concernant, ce dernier n’y prend pas part.

23

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2017 / NEOPOST