Groupama - Document de référence 2016

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE ET CONTRÔLE INTERNE RAPPORT SUR LE CONTRÔLE INTERNE

Contrôle des activités externalisées Le contrôle des activités sous-traitées s’intègre dans le dispositif global de contrôle interne du Groupe présenté dans la Politique Contrôle Interne Groupe et dont les orientations détaillées figurent dans la Politiquede Sous-traitanceGroupe. La politique de Sous-Traitance Groupe et de Groupama SA, validée par le conseil d’administrationde Groupama SA en 2015, précise les règles et modalitésd’applicationen matière de mise en place, de maîtrise, de suivi et de contrôle des prestations sous-traitées en tenant compte de l’enjeu propre à chaque prestation, que la sous-traitancesoit effectuée en intra-Groupeou hors groupe. La sous-traitance intra-Groupe répond aux mêmes conditions mais tient compte de l’étendue du contrôle exercé sur ces prestataires internes via le système de gouvernancedu Groupe et les dispositifs de maîtrise des risques enplace. La politique présente pour les prestataires importants ou critiques les obligationsà respecterpar le prestataireen matière de contrôle interne etde reporting surce dispositif. Elle présente également le dispositif de contrôle permanent de niveau 1 et 2 à mettre en œuvre par les entreprisesdélégantesdu Groupe pour s’assurer du respect des dispositions de la politique de sous-traitance et dela sécurisation des activitéssous-traitées. La politique prévoit également la mise en œuvre d’un dispositif de contrôle de niveau 3 assuré par les services d’audit interne des entreprises délégantes ou la Direction de l’Audit Général Groupe pour les activités sous-traitéesintra-Groupe.

les autres actions et tests à caractère non informatiquevisant ■ principalement les contrôles de cohérence par sondage opérés sur les opérations caractérisées par un volume important, mais dont le montant unitaire est très faible (ex : balance desoldes assurés, états de taxes) ; le contrôle hiérarchique : il a pour finalité d’assurer la circulation ❯ de l’informationet de permettre les recoupementsde cohérence nécessaires à la fiabilité des comptes sociaux. Celui-ci s’exerce notamment au travers de plusieurs procédures en gestion courante et eninventaire : au sein de la gestion courante : ■ des dépenses : séparation des fonctions d’engagement et de règlement - les dépenses à caractère technique, général, financier sont par principe ordonnancées par des personnes externes à la DirectionPilotage et RésultatsGroupe habilitéesselon un plafond modulé par type de dépense ; le règlement de celles-ci n’est initié par la Direction Pilotage et Résultats Groupe qu’après signature différente de celle de l’ordonnateur, certains collaborateursfont l’objet d’un suivi administratifet d’une mise à jour régulière, lesquels sont réalisés, depuis le 1 er  juillet 2014, par la Direction Juridique Groupe, en collaboration étroite avec la Direction Pilotage et Résultats Groupe, les délégations de signatures bancaires accordées à au sein de la gestion de l’inventaire et de la production des ■ états financiers : points de revue réguliers entre la Direction Pilotage et - Résultats Groupe et les autres directions destinés à appréhenderl’ensembledes flux de l’exerciceet à anticiper leur intégration encomptabilité, mesure de la cohérence entre les comptes sociaux et les - comptes prévisionnelsen collaborationentre les différentes équipes dela DirectionPilotageet Résultats Groupe, élaboration d’un recueil des pièces justificatives des - comptes de l’exercice contrôlé par le supérieur hiérarchique direct du réviseur puis le responsable de service, revue du résultat fiscal individuel et groupe, en liaison avec - la Direction Fiscale Groupe, permettant de confronter les différentes visions opérationnelleset fonctionnelleset d’assurerainsi la validité des comptesauxiliaireset sociaux deGroupama SA, réunions internes au sein de la Direction FinancièreGroupe - validation descomptespar la Direction Générale. - Holdings, autres filiales), ainsi que la comptabilité des placements Dans le cadre de son statut de société mère du Groupe, Groupama SA, à travers son Centre de Services Partagés, assure la tenue de la comptabilité d’un certain nombre de filiales du Groupe (SCI d’exploitation, GIE Groupama Supports et Services, des centresde profitFrance. comptabilité auxiliaire, la partie financière des états financiers (mobilier et immobilier) des centres de profit. Pour ces entités La Direction Pilotage et Résultats Groupe établit, au travers d’une suivi des délégationsbancaires : -

3

3.4.5

LA FIABILITÉ DES

INFORMATIONS FINANCIÈRES

destination des actionnaires, des organismes de tutelle et de l’administrationfiscale incombe à la Direction Pilotage et Résultats Groupe au sein de la DirectionFinancièreGroupe. La réalisation des états financiers et des documents annexes à

Comptes sociaux 3.4.5.1

permanent de recensement exhaustif, de valorisation et de comptabilisationdes flux en conformité avec la réglementationen vigueur. L’élaboration des comptes sociaux s’effectue dans un objectif Les types de procéduresde contrôle interne mises en œuvre pour y parvenir sont les suivants : responsablede secteur est en particulier garant de l’adéquation de la charge de travail aux compétencesdes équipes, et veille à la compatibilité et à la séparation des fonctions entre les collaborateurs ; procédures de sécurisation de l’autocontrôle : chaque ❯ le contrôle intégré et les tests de contrôle : ils correspondentà ❯ l’ensemble des opérations garantissant la fiabilité et l’existence d’une piste d’audit lors de l’imputation des données dans le système d’information comptable, fiscal et réglementaire et notamment : cohérence desopérationscomptables, les fonctionnalitésdes applicatifs permettant la réalisationdes ■ tests de fiabilité et de contrôle de l’exactitude et de la

99

GROUPAMA SA

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2016 -