Groupama - Document de référence 2016

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GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE ET CONTRÔLE INTERNE RAPPORT SUR LE CONTRÔLE INTERNE

Autre procédure de Contrôle et Sécurité Des procédures de contrôles périodiques et de maîtrise des risques sont également appliquées sur un certain nombre

département Analyse et Contrôle de Gestion des entités Non Vie France et Groupama SA au sein de la Direction Pilotage et Résultats Groupe, en particulier au travers des tableaux de bord, des reportingsfrais généraux etdes reportings financiers. Concernant plus spécifiquement le suivi et le contrôle des frais engagés par les directionsde GroupamaSA, il convient également de noter : qu’une prévision triennale du budget des directionsest élaborée ❯ chaque année ; qu’un workflow automatisé et défini suivant des règles précises ❯ de contrôle interne s’applique au processus commande/achat : ce dispositif permet, entre autres, de s’assurer de la séparation des tâches entre demandeur, valideur et payeur, d’automatiser le contrôle budgétaire, et de comptabiliser de manière automatisée leschargesdès l’engagement. S’agissant de la gestion des notes de frais, les vérifications effectuées par les Directions Comptabilité Groupe et analyse et contrôle de gestion des entités Non Vie France et Groupama SA complètent les contrôles automatiques effectués par l’outil SAP, dont l’utilisationest décentraliséedans les directionsde Groupama SA. charte dedéontologieachats. Après validation par le Comité de Direction Générale et l’avis favorable donné par son Comité d’Établissement,GroupamaSA a annexé à son règlement intérieur, depuis le 29 mars 2006, une Comme évoqué infra , un système de gestion du processus commande/achat s’applique depuis 2006 à la quasi-totalité des achats de Groupama SA, hors frais de mission qui sont directement saisisdans le systèmede gestion comptable,SAP. Ce systèmepermet notamment : de suivre l’ensembledes fournisseurs ; ❯ d’effectuer une comptabilisation des frais dès l’engagement, ❯ ceci de façon directement intégréedans SAP ; de sécuriser la séparation des tâches entre les chargés de ❯ commandes,les valideursde commandes et la comptabilité ; de faciliter le contrôle budgétaire et le processus de répartition ❯ des frais ; d’accroîtrela qualité des prévisionsfinancières ; d’aider à la réduction des délais d’arrêtés de comptes et ❯ de sécuriser les paiements fournisseurs par rapport aux ❯ livraisons effectives et conformes ; de centraliser toutes les factures auprès du département suivi ❯ des coûtsau sein de la Direction ComptableGroupe. Le suivi périodique des risques fournisseurs se traduit par la mise en œuvre d’actions spécifiques : Fournisseur ; mise en place de revues spécifiques Gestion Relation ❯ plans de progrès dédiés auxfournisseurs majeurs ; ❯ mise en ligne des contrats fournisseurs. ❯ Contrôle interne du processus achats au sein de Groupama SA

d’activités, notamment sur : le processus « achats » ; ❯ le parc informatique ; ❯ la réalisation desprojets ; ❯ la continuité desopérations ; ❯

la gestion desincidentset le « Help Desk » ; ❯ la disponibilité desservicesde production ; ❯ la sécurité desopérationsde production. ❯

Contrôles et management des principaux risques transverses CONTRÔLEDE L’ORDONNANCEMENTDESDÉPENSES règlements proprement dits sont réalisés par la comptabilité de Le contrôle de l’ordonnancementdes dépensesest pris en charge par le système informatique adossé au logiciel SAP. Les demandes d’achats, les commandes et les factures à régler font l’objet d’un workflow de validation, interne au GIE tandis que les Groupama SA. l’harmonisation du processus d’ordonnancement de dépenses entre la filièreinformatique et la filière logistique. Des travaux menés ont permis de renforcer la sécurisation et COUVERTUREDESRISQUESD’EXPLOITATION En 2016, deuxchantiersprioritairesont été menés àleur terme : la mise en place d’une couverture Cyber-Risques pour ❯ l’ensemble du groupe Groupama France et Italie. L’émergence de ces risques nouveaux a mis en évidence la nécessité de compléter les dispositifs d’assurancedu Groupe et de renforcer les montants des garanties aumoyen d’une couverture Cyber. l’optimisation technique et économique des couvertures en ❯ renouvellement au 1 er  janvier 2017 pour les garanties RC Professionnelle, RC Générale dont exploitation, Fraude, RCMS des caisses régionales, RCMS Groupama SA a été réalisée au cours du second semestre. Contrôle desfrais généraux, des fournisseurs (d) et desactivités externalisées Contrôle de gestion des frais généraux de Groupama SA et des filiales Les dépensesdes filiales s’inscriventdans le cadre du suivi de ces dernièrestel que décrit en3.4.1.3. Les frais générauxdes directionsde GroupamaSA y compris ceux issus de la refacturationpar le Groupementde moyens Groupama Supports et Services (G2S) au titre des dépenses logistiques et informatiques sont quant à eux pilotés dans le cadre de budgets annuels arbitrés parla Direction Générale. Les dépenses – ainsi que les budgets – des directions de Groupama SA sont consolidés avec ceux des principales filiales Vie, Non Vie, financières tant en France qu’à l’international et font l’objet d’un suivi périodique animé et coordonné par le

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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2016 - GROUPAMA SA