Econocom - Rapport annuel 2020

02 présentation du groupe corporate governance

Fonctionnement du Conseil 5.1.1.3. d’Administration Réunions (article 17 des Statuts 5.1.1.3.1. et article 7.1 du ROI CA) Le Conseil tient aumoinsquatreréunionspar an. Le Conseil se réunit sur la convocationet sous la présidence de son Président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, du Vice-Président,chaque fois que l’intérêt de la Société l’exige ou chaque fois que deux Administrateurs au moins le demandent. Le Président, en concertation avec le ou les Administrateur(s) Délégué(s) ou le Comité Exécutif, établit l’ordre du jour de chaque réunion du Conseil. Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans les convocations. Sauf lorsque l’intérêt de la Société impose un délai plus court ou si les Administrateurs conviennent d’un délai de convocation raccourci, les membres du Conseil sont convoqués au moins cinq jours ouvrés avant la date du Conseil. Les informations importantes pour la compréhension par les Administrateurs des sujets devant être débattus lors de la réunion sont adressées à chacun des Administrateurs dans les meilleurs délais avant la date du Conseil. Un Administrateur qui se trouve dans l’impossibilité d’être présent peut être représenté par un autre Administrateur moyennant procuration écrite. Le Conseil peut inviter à ses réunions toute personne dont il estime la présence utile. Quorum et délibérations (article 18 5.1.1.3.2. des Statuts et article 7.3 du ROI CA) Le Conseil d’Administration ne peut délibérer et statuer valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. Les résolutions du Conseil sont prises à la majorité des voix émises, les abstentions n’étant pas comptées. En cas de partage des voix, la voix de celui qui préside la réunion est prépondérante.

Dans les cas exceptionnels dûment justifiés par l’urgence et l’intérêt social, les décisions du Conseil peuvent être prises par consentement unanime des Admini- strateurs, exprimé par écrit. Il ne peut cependant pas être recouru à cette procédure pour l’arrêt des comptes annuels et l’utilisationdu capital autorisé. Procurations (article 18 des Statuts 5.1.1.3.3. et article 7.1 du ROI CA) Tout Administrateur peut donner, par écrit, par e-mail, par télécopieur ou par tout autre moyen de conférer mandat spécial sans équivoque, délégation à un de ses collègues pour le représenter à une réunion déterminée du Conseil d’Administrationet y voter en ses lieu et place. Le délégant est, dans ce cas réputé présent. Un Administrateur peut représenter plus d’un de ses collègues. Un Administrateur peut aussi, mais seulement lorsque la moitié des membres du Conseil est présente en personne, exprimer des avis et formuler ses votes par écrit, par e-mail ou par télécopieur. Les délibérationsdu Conseil d’Administration sont constatéesdans des procès-verbaux.Les statuts prévoient qu’ils soient signés par la majorité au moins des membres présents ; toutefois, le Conseil d’Administration du 4 septembre2019 a décidé à l’unanimitéque les procès-verbaux seraient approuvés lors du Conseil d’Administration suivant et seraient dès lors signés par le Président, le secrétaire du Conseil ainsi que, le cas échéant, les Administrateursqui en feraient la demande. Ces procès-verbaux sont inscrits dans un registre spécial et les délégations y sont annexées. Les copies ou extraits à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Président, par un Administrateur Délégué ou par deux Administrateurs ou parun DirecteurGénéral. Procès-verbaux (article 19 5.1.1.3.4. des Statuts et article 7.5 du ROI CA)

50

rapport annuel 2020