BIC - Document de référence 2018

RISQUES

Procédures de gestion des risques et de Contrôle Interne mises en place par la Société et assurances

Les cartographiesdes risques sont misesà jour régulièrement.

significatives sont revues par le Président du Conseil d’Administration et par le Directeur Général ; le Comité d’Audit valide à son tour l’information et fournit si ● nécessaire un rapport au Conseil d’Administration ; les auditeurs externes sont impliqués dans la validation du ● processus de production de l’information financière. Le processus d’arrêtédes comptescomprend notamment : la détermination et la diffusion de règles comptables par la ● Direction Financière du Groupe BIC au travers du Manuel des principes comptables du Groupe BIC  ; la préparation et la transmission par le service consolidation ● aux filiales d’un calendrier et d’instructions pour chaque arrêté mensuel ; l’existence d’une liste des tâches à réaliser par une filiale ● dans le cadre d’une clôture comptable ; la signature d’une lettre d’affirmation interne par la filiale ● dans le cadre de la clôture annuelle. L’objectif de cette lettre d’affirmation est d’évaluer la conformité des états financiers en listant les contrôles, actions et affirmations critiques au bon établissement du reporting financier du Groupe BIC. Autres procédures de Contrôle Interne b) Comme indiqué précédemment, le Contrôle Interne au sein du Groupe BIC est décentralisé. Il appartient donc à chaque organisation(filiale, service, catégorie, continent, etc.)d’établir des procédures pertinentes dans les domaines concernés afin de soutenirles objectifs etla définitiondu Contrôle Interne. Toutefois,en tant que référencemondiale,le Manuel des politiques et procéduresinternesdonne des instructionsgénéralesqui, après adaptation, peuvent être adoptées de manière adéquate au niveau de Contrôle Internecorrespondant. Les principales procédures Groupe sont décritesci-après : Ces procéduresmettent en permanencel’accent sur le processus d’autorisation de l’acquisition. En effet, cette étape préalable est l’élément clé pour la suite du processus qui va de la confirmation de réceptiondes biens achetés ou de la réalisationde la prestation de services,au paiement desfournisseurs. Aussi, le Groupe BIC a mis en place une matrice d’autorisationqui, selon le montant engagé, renseigne le niveau requis de responsabilités. Toute autorisation doit être formalisée par le document adéquat ou via les systèmes informatiques. Cette matrice est régulièrementmise à jour en fonction des évolutions de l’organisation duGroupe BIC. Ce processus d’approbation est la base de la procédure de validation dite three-way match appliquée dans tout le Groupe BIC. Selon cette procédure, après l’approbationdu bon de commande, un rapprochementdoit être effectué : avec la preuve de livraison des biens/de réalisation de la ● prestation de services ; avec la facture du fournisseur, à sa réception, pour générer le ● paiement. La procédurede validationdite three-waymatch répondau principe de séparationdes tâches et permet un suivi clair du processusde validation destransactions toutau longde l’opération d’achat. En ce qui concerne les dépenses d’investissements,la personne initiatrice de l’achat doit suivre une étape supplémentaire. Avant tout investissement, une documentation spécifique est Procédures d’achat et d’investissements en immobilisations

Procédures de ContrôleInterne 2.4.2.4. Procédures de Contrôle Interne relatives a) à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée par la Société L’informationcomptableet financièreutilisée en interne à des fins de gestion ou pour le reporting externe est préparéeen conformité avec les normes IFRS (International Financial Reporting Standards) telles qu’adoptéespar l’Unioneuropéenne. L’information suit un processus de remontée des données des comptessociaux locaux aux états financiersconsolidés/degestion. Ce reporting est mené sur un logiciel de consolidation à chaque clôturemensuelle. Les équipes financières des filiales reportent sous le contrôle de leur Directeur Financier et de leur Directeur Opérationnel les informations aux Directeurs Financiers des zones dont elles dépendent et les transmettent ensuite au Groupe BIC. Ces informationsreportéessous forme de liasses sont auditéespar les auditeurs locaux externes pour les entités significatives. Les Commissairesaux Comptes établissentdes mémorandumset une synthèse desremarques significativesà l’attentiondu Groupe BIC. Des contrôleursde gestion travaillenten étroite collaborationavec les responsablesopérationnelset reportent à l’équipe de Direction locale et fonctionnellement au Directeur Financier du continent/catégoriedont ilsdépendent. Le Groupe BIC a développéun Manuel de politiqueset procédures internes dans le domaine financier qui a fait l’objet d’une présentation et d’une diffusion auprès des Directeurs Financiers des filiales. Ce travail de révision continue prend, si nécessaire, appui sur les responsablesfonctionnelsqui valident les politiques et procéduresrevues. Quand une nouvelle procédure est créée ou qu’une mise à jour ou amélioration d’une procédure existante est faite, l’information est communiquée via un « Bulletin de Contrôle Interne » consultable sur l’Intranet par les collaborateurs et également transmise par le Comité de Direction à toutes les filiales. Les procédures de reporting au sein du Groupe BIC sont les suivantes : l’outil de reporting financier permet de réaliser des ● consolidations statutaires et des consolidations de gestion au sein d’un même référentiel ; le Groupe BIC utilise également un système de reporting ● détaillé des ventes qui est réconcilié tous les mois avec les reportings financiers, tout écart significatif étant expliqué ; l’outil de reporting financier du Groupe BIC est déployé dans ● toutes les filiales, ce qui permet une analyse à chaque niveau de reporting (filiales, continents, Groupe ou encore par activité) à partir des mêmes données de base et selon le même format de rapport ; le reporting financier interne au Groupe BIC fait l’objet d’une ● analyse mensuelle avec les prévisions budgétaires au niveau des filiales et le Comité de Direction revoit aussi mensuellement les données consolidées et les analyses afférentes ; une analyse comparative est réalisée entre le budget, les ● prévisions et les plans stratégiques ; cette analyse est ensuite revue par le Comité de Direction ; l’information financière consolidée est ensuite validée par le ● Directeur Financier du Groupe BIC. Les problématiques

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