BIC - Document de référence 2018

RISQUES

Procédures de gestion des risques et de Contrôle Interne mises en place par la Société et assurances

Le Contrôle Interne en place a été conçu pour les entités afin de s’adapter à l’organisation existante, aux objectifs fixés par le Conseil d’Administration et le Comité de Direction (cf. § 2.4.3. Acteurs de la gestion des risques et du Contrôle Interne, structure(s) spécifique(s) en charge/rôles respectifs et interactions),et à la conformité aux loiset règlements. Les principes et le dispositif du Contrôle Interne ont été déployés pour tous les domaineset dans toutes les filiales en tenant compte des spécificités locales et des réglementations en vigueur. Ces principessont égalementconnus et suivis au niveau des différents services centrauxdu GroupeBIC. Les principes de gestion des risques sont appliqués à toute entité entrant dans le Groupe BIC et, autant que possible, aux sous-traitants et fournisseurs du Groupe BIC. En effet, par exemple, SOCIÉTÉ BIC demande à ses fournisseurs de suivre les règles de sécurité des salariés qui sont appliquées au sein du Groupe BIC. Limites desdispositifsde gestion 2.4.1.3. des risques et de Contrôle Interne L’organisation la plus efficiente ne saurait faire disparaître les limites inhérentes à la gestion des risques et au Contrôle Interne. En effet, les dispositifs de gestion des risques et de Contrôle Interne ne peuvent fournir une garantie absolue quant à l’atteinte des objectifs dela Société. Les principales limites relevées sont l’évolution et les incertitudes du monde extérieur, la part de jugement dans les décisions prises et la conséquence d’une défaillance humaine potentielle ou d’une simple erreur. De plus, lors de chaque mise en place d’une activité de contrôle, une évaluationdu ratio coût/bénéficeest menée, conduisantà une couverture raisonnable descontrôlesnécessaires.

mentionnésles principauxoutils partagéspar toutes les entités du Groupe BIC : Charte d’éthique (cf. § 2.4.3.6. Le personnel de la Société) ; ● Politique de lutte contre la corruption (cf. § 2.4.3.6. Le ● personnel de la Société) ; Vision et valeurs du Groupe BIC (cf. § 2.4.3.6. Le personnel de ● la Société) ; Manuel Groupe des principes comptables et Manuel de ● politiques et procédures internes. Ces manuels distribués à toutes les entités et consultables sur l’Intranet Groupe mettent à disposition les instructions respectivement pour les activités de tenue des comptes et le reporting financier suivant les normes IFRS, et les procédures de Contrôle Interne pour chaque secteur de la Société (ex. : Achats, Trésorerie, Fiscalité, Ventes, etc.) ; Protocole de remontée des fraudes : ● Ce protocole a été mis en place afin de s’assurer que toute suspicion de fraude ou fraude avérée est remontée dans un délai court, de façon cohérente et uniforme et de coordonner les investigations ultérieures. Un formulaire type pour la remontée des fraudes a été partagé avec l’ensemble des filiales du Groupe BIC; Ligne d’assistance BIC Speak-up (cf. § 2.4.3.6. Le personnel de ● la Société) ; Politique de gestion des ressources humaines : ● Détaillée dans la partie 3.4. Notre responsabilité sociale envers nos salariés, la gestion des ressources humaines participe pleinement à l’efficience du Contrôle Interne. Plus particulièrement, elle garantit que les recrutements répondent aux attentes du Groupe BIC en matière de connaissances et de compétences. De plus, elle relaie les objectifs de la Direction vers chaque collaborateur selon ses rôles et responsabilités. À titre d’exemple, l’outil Performance, Evaluation and Development (PED) aide à répondre efficacement aux objectifs suivants : redescendre individuellement aux collaborateurs les • objectifs de la Société tout au long de l’année, former et développer les collaborateurs (cf. § 3.4. Notre • responsabilité sociale envers nos salariés) ; Systèmes d’information : ● Différents systèmes d’information sont utilisés selon les processus métiers auxquels ils sont appliqués. Ils sont essentiellement organisés par continent. Cependant, les procédures de consolidation en place donnent accès à un résultat consolidé qui permet à la Direction du Groupe BIC de suivre les performances et de gérer les opérations. La plupart des entités du Groupe BIC utilisent des systèmes intégrés (ERP) pour les assister dans la gestion des activités et remontent les données financières par le biais d’un logiciel de consolidation et de gestion (cf. § 2.4.2.4. Procédures de Contrôle Interne). Les continents et pays ont la charge de mettre en œuvre les procédures de gestion visant à sécuriser l’accès, la sauvegarde et la restauration des données critiques de ces systèmes.

2.4.2.

COMPOSANTESDE LA GESTION DES RISQUES ET DU CONTRÔLE INTERNE DE LA SOCIÉTÉ ETDE SES FILIALES

L’efficience des dispositifs de gestion des risques et de Contrôle Interne d’une Société dépend de ses composantesmises en place pour servirles objectifs décritsprécédemment.

Environnement de contrôle 2.4.2.1. Organisation a)

Le Groupe BIC a mis en place un dispositif structuré de Contrôle Interne fournissant les instructions et les responsabilités appropriées pour atteindre les objectifs fixés par le Conseil d’Administration etle Comité de Direction. Cette organisationprend appui sur la définitiondes responsabilités et des objectifs fixés par la Direction et partagés avec chacun des collaborateurs.

Diffusion d’informations 2.4.2.2. pertinenteset fiables

Principaux outils b)

Pour soutenir cette structure et mesurer son adéquation et son efficience, différents outils ont été mis en place. Ci-dessous sont

La Société a mis en place des procédures et un dispositif efficace de diffusion de l’information qui permettent d’apporter la

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