BIC - Document d'enregistrement universel 2020

GESTION DES RISQUES

Procédures de gestion des risques et de Contrôle Interne mises en place par la Société et assurances

Travaux réalisés par la Direction C&AI en 2020 a) Un plan pluriannuel d’audit suivant un principe de rotation est mis en place afin de s’assurer que tous les sites et tous les processus majeurs soient revus en moyenne tous les trois ans. Le plan 2020 a conduit la Direction C&AI à mener quatre audits d’entités de fabrication et de distribution combinant visites initiales et visites de suivi. Ces audits ont été menés conformément à la méthodologie et aux procédures d’audit mises en place par la Direction C&AI. Elles intègrent notamment : la réalisation de tests (de cheminement et de détail) et ● d’entretiens avec les intervenants sur les cycles audités selon une approche basée sur les risques ; la rédaction d’un rapport postérieur à l’audit dans lequel sont ● listés sous forme de recommandations les points d’amélioration que le site/la Direction devra considérer, par le biais d’un plan d’action précis et positionné dans le temps. Le rapport de la Direction C&AI est un bon vecteur de communication et joue un rôle important dans la démarche d’amélioration continue des contrôles au travers du Groupe. Au cours de ces revues, aucune problématique majeure n’a été identifiée. Les recommandations émises dans les rapports d’audit ont mis en évidence des améliorations à apporter à certains contrôles pour en garantir une meilleure efficacité. Les Directions locales ont partagé leurs réponses à ces points d’amélioration tout en proposant des plans d’action ainsi que leurs dates de mise en œuvre et les responsables de leur exécution. Ces mises en application ont ensuite pu être vérifiées, lors de visites de suivi menées par la Direction C&AI. De plus, un suivi trimestriel de l’avancement des plans d’action permet de s’assurer de la mise en œuvre des recommandations relatives aux points d’audit significatifs. Des tableaux de bord sont communiqués trimestriellement aux représentants des catégories et continents. Enfin, les meilleures pratiques en termes de Contrôle Interne rencontrées lors de ces revues font l’objet d’une communication et d’un partage au sein du Groupe. Le cas échéant, le Directeur de la Filiale fournit des informations détaillées sur les faiblesses non significatives pour lesquelles des actions correctives seront mises en place l’année suivante. Ces actions doivent permettre de garantir un niveau raisonnable de confiance dans l’accomplissement des objectifs opérationnels, la fiabilité des informations financières reportées et la conformité avec les lois et règlements en vigueur. La Direction C&AI collecte les données renseignées par les filiales et procède à des analyses, notamment dans le but de renforcer l’approche par les risques dans la détermination de son plan d’audit annuel et la réalisation de ses travaux d’audit. Les résultats ainsi obtenus seront partagés avec les Commissaires aux Comptes du Groupe et le Comité d’Audit. Une synthèse des travaux accomplis dans l’année par la Direction C&AI est présentée au Comité Exécutif, au Comité d’Audit et au Conseil d’Administration. Cette présentation comprend un résumé des principaux points d’audit et recommandations. De plus, elle propose également une synthèse de l’analyse des risques et de l’avancement de la mise en œuvre des plans d’action. Perspectives et plans d’action pour 2021 b) La Direction C&AI continuera à porter son attention sur les processus et l’amélioration de leur efficacité, sur les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles clés, ainsi que sur l’amélioration du processus général de revue.

Le plan d’audit annuel, préparé par la Direction C&AI et validé par le Comité d’Audit et le Comité Exécutif, intègre la rotation pluriannuelle des revues de sites et de processus. Enfin, la Direction C&AI poursuivra son rôle de coordination pour l’amélioration continue des procédures Groupe, et continuera à être impliquée dans la démarche de gestion des risques. 2.4.3.5 La fonction Risk Management est chargée de collecter, d’analyser et de classer les risques externes et internes qui pourraient avoir un impact sur le Groupe. Elle coordonne la gestion et le suivi de ces risques en accord avec le Comité Exécutif. 2.4.3.6 Chaque salarié est impliqué dans le Contrôle Interne en cohérence avec son niveau de connaissance respectif et dispose d’un accès à l’information pour établir, piloter et surveiller le dispositif de Contrôle Interne. Pour les salariés ayant accès à l’Intranet Groupe, les politiques Groupe de Contrôle Interne, y compris le Manuel de politiques et procédures internes , sont consultables en ligne. Pour renforcer l’implication du personnel dans l’organisation du Contrôle Interne de la Société, les Valeurs du Groupe BIC sont affichées sur tous les sites du Groupe afin de les faire partager à tous les salariés. Des enquêtes d’engagement à l’échelle de la Société sont régulièrement réalisées et couvrent de multiples aspects de l’engagement et évaluent également notre adhésion aux Valeurs de notre entreprise. En 2018, plus de 11 000 collaborateurs ont été invités à participer, dans 59 pays. Le taux de réponse est passé à 93 %, contre 84 % en 2016. L’engagement global des collaborateurs a été évalué favorablement à 84 %, ce qui représente un engagement fort de 4,5 % au-dessus de la norme du marché. Les principaux moteurs de l’engagement global ont été l’évaluation favorable de la volonté de rester au sein de BIC et la recommandation de BIC en tant que bon univers de travail. Une question sur la diversité et l’inclusion a été ajoutée à l’enquête pour déterminer si les membres de notre équipe croient que BIC offre un univers de travail diversifié et inclusif. La réponse à cette question a été favorable à 82 %. Les questions sur les Valeurs ont reçu des réponses très favorables dans l’ensemble et ont été particulièrement fortes en ce qui concerne les Valeurs de responsabilité et l’application de l’éthique. Cela a réaffirmé les efforts déployés en 2017 pour réengager les membres de notre équipe sur l’importance des principes qui sous-tendent le Code d’éthique du Groupe BIC. La Charte d’éthique du Groupe BIC est mise à la disposition de tous les salariés sur l’Intranet du Groupe. La charte et son guide d’utilisation ont fait l’objet d’une révision en 2014. Le Conseil d’Administration en a pris acte et a réaffirmé, en tant que de besoin, l’importance des principes d’action et de comportement visés par la charte. Le Comité Exécutif a validé cette charte ainsi que toute procédure et politique qui en découle pour ensuite les diffuser au sein du Groupe BIC. Une politique Groupe de lutte contre la corruption a également été mise à disposition de tous les salariés sur le site Intranet du Groupe en 2016, précisant que le Groupe BIC interdit toute forme de pot-de-vin et de corruption préservant ainsi sa réputation d’intégrité. En 2017, des formations en ligne sur les thèmes de la lutte contre la corruption et le Code déontologique ont été suivies par la plupart des collaborateurs dans tous les marchés où BIC est présent. La fonction Risk Management Le personnel de la Société

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