Assystem - Document de référence 2016

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RAPPORTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les couvertures de change et de taux et ses contreparties de couvertures sont centralisées chez Assystem SA. Le nombre d’organismes bancaires est réduit. En ce qui concerne la gestion des flux, le Groupe a choisi Swift Net pour sécuriser sa communication bancaire. Couplée à son logiciel de gestion de trésorerie en mode Saas, cette solution permet d’optimiser la gestion centralisée quotidienne de la trésorerie du Groupe, et de minimiser les risques financiers en proposant une solution de gestion entièrement intégrée pour la trésorerie et les paiements. Le Groupe suit mensuellement la trésorerie réelle et prévisionnelle de chaque filiale, en France et hors France. Les revues correspondantes portent notamment sur les prévisions relatives aux principaux flux opérationnels, financiers et d’investissement. Le Groupe a déployé sur l’essentiel des entités consolidées du Groupe un outil web de consolidation, de reporting et d’analyse des flux de trésorerie qui permet de répondre spécifiquement à des besoins très opérationnels : ● construire et structurer le pilotage d’une prévision de trésorerie « glissante » et actualisée ; ● harmoniser et simplifier les processus de reporting et de collecte des données ; ● analyser pour une période déterminée les écarts constatés entre le réel et le prévisionnel ; ● appréhender simplement d’autres problématiques résultant de l’activité du Groupe (cash pooling, flux intercompagnies, multiplicité de devises, identification des flux cash et non cash). Engagements financiers Les engagements financiers – y compris les engagements hors bilan – font l’objet d’une approbation préalable. Par ailleurs, les unités opérationnelles font le recensement de l’ensemble de leurs engagements reçus et donnés dans le cadre du processus de clôture des comptes. Investissements Une procédure d’autorisation d’investissement est appliquée à l’ensemble des filiales du Groupe et porte sur toutes les catégories d’investissements. Compte tenu de l’activité du Groupe, les investissements sont limités et concernent essentiellement les équipements informatiques et logiciels. Assurances Le recensement des risques assurables ainsi que la politique de couverture de ces risques sont pilotés par la direction juridique du Groupe. La direction des ressources humaines d’Assystem est en charge de la supervision des programmes d’assurances spécifiques à mettre en œuvre dans le cadre des missions d’expatriation ou d’impatriation de collaborateurs. Les entités détenues par MPH Global Services SAS et opérant au Moyen-Orient et en Afrique ont leur propre programme d’assurance pour ce qui ressort desdites missions. Litiges Le suivi et le reporting des litiges d’Assystem SA et de ses filiales sont assurés en permanence par la direction juridique du Groupe en liaison avec les juristes des directions opérationnelles et/ou pays. Un reporting trimestriel est mis en place en France, l’impact financier potentiel de ces litiges est étudié par les directeurs financiers de chaque direction opérationnelle et, en tant que de besoin, par la direction financière Groupe.

Budget et contrôle de gestion Les différentes unités opérationnelles du Groupe élaborent et présentent à la direction générale leur stratégie et budget annuel. Le budget annuel du Groupe est ensuite validé par le comité d’audit et le conseil d’administration. Le contenu du reporting mensuel permet à la direction financière du Groupe d’analyser les écarts de réalisation par rapport aux prévisions, de détecter ainsi d’éventuelles dérives significatives par croisement et analyse de divers indicateurs clés de performance (notamment, niveau de marge brute sur affaires, de marge brute opérationnelle, de taux de non-facturation opérationnelle, et délais de règlement clients), et de proposer le cas échéant des mesures correctives. Achats Les procédures d’achat sont soumises à des contrôles indépendants : ● achat du matériel ou de la prestation par le département concerné (services généraux, informatique, etc.) ; ● validation de la prestation et/ou de la livraison par le service concerné ; ● validation du bon à payer et de la facture par la comptabilité au vu des différents documents. Le règlement des factures est organisé par la comptabilité qui s’assure que les contrôles en amont ont été effectués et qui, par sondage, procède également à une vérification des informations ayant permis de valider les factures. Le Groupe s’est doté de Conditions Générales d’Achat renforcées. Consolidation Les comptes consolidés du Groupe sont établis selon les normes comptables internationales IFRS (International Financial Reporting Standards) à partir des données comptables élaborées sous la responsabilité des dirigeants des unités opérationnelles. Les points particulièrement significatifs pour l’entreprise font l’objet de travaux centralisés. Ainsi, le test régulier de la valeur des actifs détenus par la Société, et les traitements comptables relatifs aux cessions ou acquisitions d’actifs ou de titres sont revus au niveau de la direction financière du Groupe. Comptabilité La direction financière Groupe assure la coordination des travaux de clôture comptable et diffuse lorsque cela est nécessaire des notes et instructions à l’ensemble des entités consolidées. En outre, elle rencontre régulièrement les commissaires aux comptes afin de leur présenter les opérations particulières et significatives de l’exercice et les options retenues dans le cadre des normes comptables en vigueur. Financements et trésorerie Le Groupe a mis en place une gestion centralisée de la trésorerie et des placements, au moyen d’un dispositif de cash pool pour les entités établies dans la zone euro et par la mise en œuvre d’autres modalités de centralisation de trésorerie pour les autres entités. La politique de gestion de la trésorerie est définie annuellement par le conseil d’administration et vise à garantir la liquidité et la sécurité des placements. ● émission du besoin par le donneur d’ordre interne ;

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ASSYSTEM

DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2016