Assystem - Document de référence 2016

RAPPORTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Modes opératoires Procédures opérationnelles métiers

Procédures administratives Ventes

Toute ouverture de compte client, en France, fait l’objet d’une enquête afin de s’assurer de la solvabilité du client (accompagnée d’une mise sous suivi permettant d’être alerté dès évolution majeure de ladite solvabilité). L’intégralité des comptes clients est intégrée dans une procédure de recouvrement basée sur des scénarii de relance adaptés. À ce titre, la Société utilise en France un logiciel de gestion des comptes clients et du recouvrement. Cette application intervient à différents niveaux dès l’émission de la facturation : pré-relances avant échéance, relances, identification des retards de paiements, identification des litiges et suivi de leur résolution, recensement des promesses de paiement (et vérification du paiement des factures aux dates annoncées). Des procédures similaires, adaptées au cas par cas aux spécificités des activités et des pays concernés, sont mises en œuvre dans les entités non françaises du Groupe. Les moyens ainsi mobilisés au titre de la prévention du risque clients et de l’efficacité du recouvrement des créances clients permettent au Groupe, autant qu’il est possible, de limiter les pertes constatées sur ces dernières et d’assurer une bonne génération de cash flow opérationnel. Par ailleurs, des règles internes strictes s’appliquant à l’ensemble des entités consolidées précisent, selon la nature des projets (principalement régie, work packages et forfaits) et des activités les modalités de reconnaissance du chiffre d’affaires. Le Groupe s’est doté de Conditions Générales de Services renforcées, qui sont systématiquement intégrées dans les réponses à appel d’offres. Immobilier L’expression des besoins concernant la recherche de nouveaux locaux est formalisée par chaque responsable opérationnel, validée par le directeur de Business Unit compétent, et transmise aux services généraux du Groupe et/ou du pays pour traitement et examen du business case correspondant. L’étude du projet et la validation du dimensionnement et du coût des locaux retenus sont du ressort de la direction générale. La direction achats et moyens généraux intervient ensuite aux différents niveaux de la négociation pour assurer le suivi des baux en France et, dans la mesure nécessaire, hors France. Des revues budgétaires relatives aux locaux se tiennent régulièrement, en France et hors France, permettant d’entretenir un échange d’informations régulier entre les services généraux et le contrôle de gestion pour actualiser les données sur le parc existant et analyser les projets en cours et à venir. Délégations de pouvoir Les principes de délégations de pouvoir mis en place répondent à un triple objectif : ● sensibilisation des directeurs opérationnels à leurs responsabilités en matière d’hygiène et sécurité ; ● création d’un pouvoir de représentation du groupe Assystem au profit des directeurs opérationnels ; ● fixation d’un cadre précis dans lequel s’exercent les pouvoirs des directeurs opérationnels (en ce compris la faculté de subdélégation). Les délégations portent principalement sur des engagements directement liés à la partie opérationnelle (embauches de consultants ou de managers commerciaux, signature de contrats clients, gestion des litiges, etc.). La signature bancaire n’est que partiellement déléguée, en France et hors France, et pour des montants limités.

En France, au Royaume-Uni et en Allemagne, qui sont les trois principaux pays où le Groupe opère, le système de management de la qualité (SMQ), référentiel qualité clé pour les opérations, est disponible sur l’espace Intranet du Groupe. Le SMQ est également applicable dans les autres pays significatifs pour l’activité du Groupe. Il comprend une cartographie des processus métier et un ensemble de procédures et instructions y afférentes. Sur ces bases, les responsables qualité conduisent des audits périodiques destinés à évaluer le respect des Les processus d’avant-vente et contrats clients sont définis dans le SMQ. Avant toute proposition commerciale, un processus interne de décision de réponse ou non à l’appel d’offres du client est élaboré. En cas de décision favorable, une proposition technique et commerciale destinée aux clients fait l’objet de validations portant sur les aspects techniques, économiques et juridiques. Réalisation du service et revue des projets en cours Les affaires sont pilotées par les chefs de projet. Des revues mensuelles portant sur l’examen de l’avancement technique du projet, les coûts et les revenus associés, la courbe de trésorerie et la marge à terminaison sont organisées, au niveau des opérations, sur les principaux projets gérés au forfait. Par ailleurs, au sein du Groupe une task force essentiellement composée de managers opérationnels, réalise des audits de projets périodiques qui couvrent l’ensemble des Business Units du Groupe. Ce dispositif a été renforcé par la création de la Project Management Community qui regroupe maintenant environ 500 chefs de projet leaders du Groupe dans un but d’échange, de partage d’expérience et d’amélioration continue. Créé simultanément pour renforcer la culture projet au sein du Groupe, le Project Management Institute dispense un cursus de formation structuré et spécifique permettant de former et d’évaluer les compétences des chefs de projets chaque année. En 2015, une nouvelle formation Earned Value Management a été ajoutée au catalogue. La procédure d’analyse des risques élaborée en 2013 est maintenant complètement déployée pour l’ensemble des offres et contrats existants. Environ 50 chefs de projet sont formés chaque année à cette procédure. Des revues de projets sont également organisées tous les trois mois au siège du Groupe en présence du directeur général délégué finances et du Vice-Président exécutif en charge de la valorisation des ressources humaines. Ces revues portent sur les projets dépassant un certain montant (variable selon les périmètres et pays) et sur des projets à caractère spécifique ou présentant des risques particuliers. Elles permettent d’apprécier l’état d’avancement technique et financier des projets et d’actualiser la compréhension des risques associés aux fins, en tant que de besoin, de définir les plans d’action appropriés et déterminer les voies et moyens de leur mise en œuvre (auprès des clients comme en interne). Ressources humaines, recrutement et gestion de la masse salariale Les besoins en ressources humaines sont déterminés et exprimés par les directeurs opérationnels ; les procédures de recrutement correspondantes sont définies et pilotées par les directions ressources humaines de chaque pays. Les enveloppes d’augmentations des rémunérations sont maîtrisées par entités opérationnelles et par pays et revues et validées par l’équipe de direction. normes mises en place. Avant-vente et contrat clients

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