AXWAY_DOCUMENT_REFERENCE_2017

LE GROUPE AXWAY ETbSESbACTIVITÉS

RESPONSABILITÉ D’ENTREPRISE

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE

COMPTES CONSOLIDÉS

COMPTES ANNUELS 2017

CAPITAL ET ACTION AXWAY SOFTWARE

INFORMATIONS ADMINISTRATIVES ETbJURIDIQUES

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE MIXTE DU 6 JUIN 2018

Rapport du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise etble contrôle interne

e. Surveillance permanente du dispositif deǾcontrôle interne Dispositif interne de surveillance La surveillance du dispositif de contrôle interne est une responsabilité partagée par l’ensemble des collaborateurs et fait l’objet d’une démarche d’amélioration continue. La Direction Générale, au sommet du dispositif de contrôle interne et de gestion des risques, joue également dans ce domaine un rôle clé et veille au maintien de son efficacité. Audit interne Dans le cadre de la charte d’Audit interne adoptée par la Société, cette fonction, dont l’effectif s’élève à trois personnes, a pour missionǾ: ● l’évaluation indépendante et objective du fonctionnement du dispositif de contrôle interne à travers l’audit périodique des entités ou des domaines d’activité de la SociétéǾ; ● l’élaboration de toutes préconisations pour améliorer le fonctionnement de la SociétéǾ; ● le suivi de la mise enœuvre des actions correctives convenues à la suite de chaque auditǾ; Les missions d’audit et les recommandations associées ont pour objectif de réduire les risques identifiés et d’améliorer le contrôle interne et les procédures, afin de faciliter l’atteinte des objectifs stratégiques de la Société. L’Audit interne est placé sous l’autorité du Directeur Général et a un accès direct au Président du Conseil d’administration. Le plan d’Audit interne est construit en fonction des priorités retenues pour l’année sur la base de la cartographie des risques. Il est présenté au Directeur Général et au Comité d’audit pour approbation. Conseil d’administration (Comité d’audit) Au nom du Conseil d’administration, le Comité d’audit prend connaissance des caractéristiques essentielles des dispositifs de contrôle interne et de gestion des risques retenus et mis en œuvre par la Direction Générale pour gérer les risquesǾ: l’organisation, les rôles et les fonctions des principaux acteurs, la démarche, la structure de reporting des risques et de suivi du fonctionnement des dispositifs de contrôle. Il acquiert notamment une compréhension globale des procédures relatives à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière. Le Comité d’audit suit étroitement l’activité de l’Audit interne en procédantǾ: ● à la revue de l’univers d’audit et de la cartographie des risquesǾ; ● à l’approbation du plan annuel d’Audit interne préalablement validé par la Direction GénéraleǾ; ● au suivi des résultats des missions et de la mise en œuvre des recommandationsǾ; ● à l’audition annuelle de son responsable en présence des Commissaires aux comptes et hors la présence du management. ● l’actualisation de la cartographie des risques.

Contrôle de gestion (Direction Financière) Le Contrôle de gestion relève de la Direction Financière et compte six personnes. Le Contrôle de gestion a pour principales missions deǾ: ● contrôler les revenus de licences, maintenance, services et cloud avant chaque clôture mensuelle, ainsi que les coûts de l’ensemble des agences du périmètre AxwayǾ; ● produire le Reporting Mensuel Consolidé Groupe avec une analyse des résultats issus du système de gestion interne et exercer un contrôle de cohérence sur les prévisions mensuellesǾ; ● effectuer des revues d’agencesǾ : revues d’entités de distribution et de centres de coûtsǾ; ● contrôler l’application des règles et procédures liées à la production de l’information comptable et financièreǾ; ● assister les responsables opérationnels et former les participants au système de gestion. Process, Risk & Security (Direction Financière) La structure qualité PRS (Process, Risk and Security) de la Direction Financière compte 8Ǿpersonnes et est indépendante du management des activités opérationnelles. À ce titre, elle met en œuvre une assurance qualité «ǾexterneǾ» aux projets dont les objectifs sont de sécuriser la production et de vérifier la conformité par rapport aux engagements clients, au respect des procédures internes et des exigences réglementaires et à l’efficacité du dispositif d’assurance qualité. Elle mène un travail permanent d’évaluation de l’efficacité du management de la qualité qui s’appuie sur les performances opérationnelles, la satisfaction des clients et l’adéquation avec les objectifs stratégiques. Des revues sont menées sur les projets, lors des phases clés de leur cycle de vie. Ces revues permettent un regard externe sur la situation et l’organisation des affaires. Des plans d’évolution du Système Qualité sont entrepris régulièrement sur la base des constats de ces contrôles. L’équipe PRS est également en charge de la gestion du Système Qualité, la formalisation, l’évolution et l’application de l’Information Security Management System («ǾISMSǾ») en liaison avec l’ensemble des Directions Opérationnelles et Fonctionnelles concernées. Elle gère enfin nos certifications Qualité et répond aux demandes d’audits formulées par nos clients. Direction Juridique La Direction Juridique (9Ǿpersonnes), s’assure du respect par la Société des lois et règlements en vigueur dans les pays où la Société exerce ses activités. Elle joue un rôle clé dans la maîtrise des divers engagements contractuels pris par la Société. Les procédures prévoient ainsi la consultation de la Direction Juridique préalablement à la conclusion de contrats avec des tiers, dès lors que lesdits contrats prévoient des termes et conditions dérogatoires aux conditions standards en vigueur au sein du groupe Axway.

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